3 Tietohallinto ja asiakirjahallinto

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Arkistolain 7.3 §:n mukaan arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon tieto- ja asiakirjahallinnossa.


Sähköisten toimintatapojen kehittäminen edellyttää organisaation johdon, tietohallinnon ja asiakirjahallinnon yhteistyötä. (Ks. myös luku 1.1.)


Sähköisten toimintatapojen suunnitteluvaiheessa tulee ottaa huomioon arkistolaitoksen julkishallintoa velvoittavien SÄHKE -määräysten toteuttaminen sähköisen asiakirjatiedon käsittelyssä, hallinnassa ja säilyttämisessä. SÄHKE2 -määräys edellyttää asiakirjatietojen elinkaaren ohjaamista tietojärjestelmissä ja mahdollistaa asiakirjatiedon luotettavan sähköisen säilyttämisen. SÄHKE2 -määräys sisältää eAMS:n ja tietojärjestelmän tiedonohjauksen periaatteet, tietojärjestelmien metatietomallin ja aineistojen siirtokokonaisuuden muodostamisen periaatteet.


Siirtyminen sähköiseen tiedonhallintaan edellyttää samanaikaisesti palvelu- ja asiakirjaprosessien kehittämistä ja varautumista riskien hallintaan mm. käyttöoikeuksien tai laitteiden rikkoontumisen kannalta.


Asiakirjahallinto vaikuttaa tai voi vaikuttaa mm. seuraaviin tietohallinnon tuottamiin palveluihin: järjestelmien suunnitteluun ja rakentamiseen sekä ylläpitoon, tietoverkossa tarjottavien palvelujen rakentamiseen, verkkopalveluiden tuottamiseen ja kehittämiseen (intranet, extranet, internet), sähköisen asioinnin kehittämiseen, käyttäjähallintaan ja käytöstä poistettujen järjestelmien edellyttämiin toimenpiteisiin.


Tietohallinnon ja asiakirjahallinnon vastuiden ja vastuualueiden määrittely selkiyttää yhteistyötä. Yhteistyötä tarvitaan tietojärjestelmien välisten yhteyksien selvittämisessä, jotta tiedetään, mitä asioita ja mitä tietoja kussakin tietojärjestelmässä käsitellään.


Tehtäväluokitus, asiakirjatietojen metatietojen määrittely, tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvä käyttöoikeuksien hallinta, sähköisen säilyttämisen suunnittelu, tietojärjestelmä- ja henkilörekisteriselosteiden laatiminen sekä asiakirjatietojen hävittämiskäytäntöjen suunnittelu edellyttävät tietohallinnon ja asiakirjahallintoa johtavan henkilön yhteistyötä.


Tietojärjestelmien käytöstä poistamisesta laaditaan asiakirjahallintoa johtavan henkilön ja tietohallinnon yhteistyössä lopettamissuunnitelma, joka sisältää mm. tiedot järjestelmän käyttöajasta, tietojen saatavuuden ja käytettävyyden ylläpidon järjestämisestä, tarpeettomien tietojen poistosuunnitelmasta ja varmuuskopioinnin järjestämisestä sekä menettelyt uuteen järjestelmään siirrettävistä tiedoista.


Yhtenäisiä metatietoarvoja, kuten esimerkiksi kuntien yhteistä tehtäväluokitusta, on välttämätöntä käyttää jo operatiivisissa tietojärjestelmissä.


Tehtäväluokkaan kiinnitetyn asian avulla

- tieto ohjautuu oikeaan yhteyteensä samoilla periaatteilla ja se löytyy eri lähteistä samoilla periaatteilla

- tieto on luotettavaa: tiedetään missä tieto on syntynyt ja mihin tehtävään se liittyy – asiasanoitus ei ole tässä tapauksessa riittävä

- syntyy yhteydet muihin tarvittaviin tietoihin

- eri asiakasryhmille kohdistettava tiedottaminen ja viestintä hoituu samoin periaattein

- sähköisten aineistojen tietopalvelu helpottuu keskitettyjen säilytyspalveluiden myötä, kun keskitetyssä säilytyspalvelussa tallennettavien eri organisaatioiden asiakirjatietojen metatietojen sisällöt (erityisesti tehtäväluokitus) ovat samat


Tehtäväluokitus ja siihen kiinnitetty asia toimii metatietona organisaation sisällä ja organisaatiorajat ylittävässä tiedon käsittelyssä, haussa ja siirrossa. Organisaatiorajat ylittävässä tiedonkäsittelyssä tehtäväluokituksella on merkitystä silloin, kun luokitus on yhteinen.


Asiakirjatiedot metatietoineen tallennetaan operatiivisista järjestelmistä sähköisiin säilytysjärjestelmiin. (Ks. myös luku 6.1.)


Lisätietoja

Verkkopalvelujen laatukriteeristö

Asiointitili


Arkistolaki 831/1994, Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/1999, Hallintolaki 434/2003, Henkilötietolaki 523/1999, Kielilaki 423/2003, Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003, Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004