4.1 Asiakirjahallinnon järjestäminen

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Arkistolain 9 §:n mukaan arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle. Lain perustelujen mukaisesti arkistotoimen järjestäminen kuntayhtymässä kuuluu yhtymähallitukselle.


Arkistolain 9 §:n mukaan kunnanhallitus määrää viranhaltijan tai toimihenkilön, joka johtaa arkistotointa ja arkistonmuodostusta ja huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Arkistolain 10 §:n mukaan arkistolaitoksella on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada tietoja arkistonmuodostajien arkistotoimesta ja tarkastaa 1 §:n 1 momentissa mainittujen arkistonmuodostajien arkistotointa.


Kunnanhallituksella on vastuu koko kunnan asiakirjahallinnon organisoinnista, suunnittelusta ja resursseista.


Kunnanhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallintoa johtavan henkilön toiminta- ja valvontavaltuudet ulottuvat kunnan kaikkiin organisaatioihin ja kaikkiin asiakirjahallinnon tehtäviin ja että hänellä on riittävä koulutus ja tarvittava arkistoalan koulutus. Erityisesti yhdistelmävirassa toimivalle varataan aikaa asiakirjahallinnon tehtävien hoitamiseen. Asiakirjahallinto on hallinnolliset organisaatiorajat ylittävä kokonaistehtävä, jonka piiriin kuuluvat kaikki kunnan viranomaiset ja toimielimet. Samoin se kattaa kunnan kaikissa tehtävissä kertyvät ja tarvittavat kaikki asiakirjatiedot. Asiakirjahallinnon tehtävät määritellään tarkemmin toimintaohjeella tai vastaavalla.


Kunnan on hoidettava itse arkistolain mukaiset arkistotoimen viranomaistehtävät, joita ovat arkistotoimen suunnittelu ja toteuttaminen käytännössä. Kunnat voivat perustaa yhteisen asiakirjahallintoa johtavan viran tai toimen ja joitakin asiakirjahallinnon tehtäviä voidaan antaa toisen kunnan hoidettavaksi. Myös asiakirjatietojen pysyvä säilytys voidaan hoitaa kuntien yhteisesti perustamassa arkistossa. Muita ulkoistettavia tehtäviä voivat olla mm. arkiston järjestäminen ja luettelointi, asiakirjatietojen hävittäminen, konsultointi asiakirjahallinnon kehittämistehtävissä, sähköinen säilytys, konservointi, skannaus, digitointi ja mikrokuvaus. Vastuuta koko kunnan arkistotoimen hoidosta ei arkistolain mukaan voi kuitenkaan luovuttaa toisen organisaation tehtäväksi.


Vastuu sähköisen asiakirjatiedon hallinnasta kuuluu tiedot omistavalle organisaatiolle. Koko kunnan prosessien, yhteisten/keskitettyjen rekistereiden sekä tieto- ja luokittelujärjestelmien käyttöönotto muuttaa arkistonmuodostusperiaatteita, toiminnan ohjeistusta ja vastuita.


Kuntapalveluiden erilaisia hallinto- ja yhteistyömalleja (xls) toteutettaessa vastuussa oleva kunta vastaa myös asiakirjahallinnon järjestämisestä (ks. myös luku 5.6. Organisaatiomuutostilanteiden hallinta).



Arkistolaki 831/1994, 8-9 §