4.2 Kunnalliset arkistonmuodostajat

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Vastuu asiakirjahallinnon hoitamisesta kuuluu arkistonmuodostajalle. Kuntien velvollisuus on huolehtia asiakirjatietoonsa liittyvistä tehtävistä koko niiden elinkaaren ajan. Arkistolaissa ei määritellä kunnallista arkistonmuodostajaa. Hallituksen esitys arkistolaiksi (HE 187/1993) pitää kunnallisina arkistonmuodostajina kunnallisia viranomaisia ja toimielimiä, joita ovat monijäseniset viranomaiset ja kunnan organisaatioon kuuluvat laitokset sekä kunnan liikelaitokset.


Organisaatiomuutosten ja etenkin sähköisen asiakirjahallinnon kehityksen myötä arkistonmuodostajan määrittelyyn ovat kunnissa vaikuttaneet toiminnalliset kokonaisuudet, rekisterinpitäjä ja tietojärjestelmien vastuumäärittely.


Arkistolaitoksen näkemyksen mukaan kunnanhallitus määrittelee kunnan arkistonmuodostajat. Arkistonmuodostajia määritettäessä tulee ottaa huomioon organisaatiossa tapahtuvat muutokset, toimintaprosessien ja vastuiden määrittelyt sekä yhteisten tietojärjestelmien omistajuus. Vastuita määriteltäessä tulee ottaa huomioon lainsäädännön vaatimukset, mm. rajattu toimivalta, määritelty asema hierarkiassa, vastuullinen johto ja vahvistettu sisäinen rakenne.



Arkistolaki 831/1994 1.1§ kohta 2 ja 4, 8.1§, Kuntalaki 365/1995 17 §