4 Asiakirjahallinnon organisointi

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun



Asiakirjahallinnon järjestäminen

Arkistolain 9 §:n mukaan arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle. Lain perustelujen mukaisesti arkistotoimen järjestäminen kuntayhtymässä kuuluu yhtymähallitukselle. Arkistolain 9 §:n mukaan kunnanhallitus määrää viranhaltijan tai toimihenkilön, joka johtaa arkistotointa ja arkistonmuodostusta ja huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Arkistolain 10 §:n mukaan arkistolaitoksella on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada tietoja arkistonmuodostajien arkistotoimesta ja tarkastaa 1 §:n 1 momentissa mainittujen arkistonmuodostajien arkistotointa.

Kunnanhallituksella on vastuu koko kunnan asiakirjahallinnon organisoinnista, suunnittelusta ja resursseista.


Kunnanhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallintoa johtavan henkilön toiminta- ja valvontavaltuudet ulottuvat kunnan kaikkiin organisaatioihin ja kaikkiin asiakirjahallinnon tehtäviin ja että hänellä on riittävä koulutus ja tarvittava arkistoalan koulutus. Erityisesti yhdistelmävirassa toimivalle varataan aikaa asiakirjahallinnon tehtävien hoitamiseen. Asiakirjahallinto on hallinnolliset organisaatiorajat ylittävä kokonaistehtävä, jonka piiriin kuuluvat kaikki kunnan viranomaiset ja toimielimet. Samoin se kattaa kunnan kaikissa tehtävissä kertyvät ja tarvittavat kaikki asiakirjatiedot. Asiakirjahallinnon tehtävät määritellään tarkemmin toimintaohjeella tai vastaavalla.


Kunnan on hoidettava itse arkistolain mukaiset arkistotoimen viranomaistehtävät, joita ovat arkistotoimen suunnittelu ja toteuttaminen käytännössä. Kunnat voivat perustaa yhteisen asiakirjahallintoa johtavan viran tai toimen ja joitakin asiakirjahallinnon tehtäviä voidaan antaa toisen kunnan hoidettavaksi. Myös asiakirjatietojen pysyvä säilytys voidaan hoitaa kuntien yhteisesti perustamassa arkistossa. Muita ulkoistettavia tehtäviä voivat olla mm. arkiston järjestäminen ja luettelointi, asiakirjatietojen hävittäminen, konsultointi asiakirjahallinnon kehittämistehtävissä, sähköinen säilytys, konservointi, skannaus, digitointi ja mikrokuvaus. Vastuuta koko kunnan arkistotoimen hoidosta ei arkistolain mukaan voi kuitenkaan luovuttaa toisen organisaation tehtäväksi.


Vastuu sähköisen asiakirjatiedon hallinnasta kuuluu tiedot omistavalle organisaatiolle. Koko kunnan prosessien, yhteisten/keskitettyjen rekistereiden sekä tieto- ja luokittelujärjestelmien käyttöönotto muuttaa arkistonmuodostusperiaatteita, toiminnan ohjeistusta ja vastuita.


Kuntapalveluiden erilaisia hallinto- ja yhteistyömalleja (xls) toteutettaessa vastuussa oleva kunta vastaa myös asiakirjahallinnon järjestämisestä (ks. myös luku 5.6. Organisaatiomuutostilanteiden hallinta).



Arkistolaki 831/1994, 8-9 §


Kunnalliset arkistonmuodostajat

Vastuu asiakirjahallinnon hoitamisesta kuuluu arkistonmuodostajalle. Kuntien velvollisuus on huolehtia asiakirjatietoonsa liittyvistä tehtävistä koko niiden elinkaaren ajan. Arkistolaissa ei määritellä kunnallista arkistonmuodostajaa. Hallituksen esitys arkistolaiksi (HE 187/1993) pitää kunnallisina arkistonmuodostajina kunnallisia viranomaisia ja toimielimiä, joita ovat monijäseniset viranomaiset ja kunnan organisaatioon kuuluvat laitokset sekä kunnan liikelaitokset.


Organisaatiomuutosten ja etenkin sähköisen asiakirjahallinnon kehityksen myötä arkistonmuodostajan määrittelyyn ovat kunnissa vaikuttaneet toiminnalliset kokonaisuudet, rekisterinpitäjä ja tietojärjestelmien vastuumäärittely.


Arkistolaitoksen näkemyksen mukaan kunnanhallitus määrittelee kunnan arkistonmuodostajat. Arkistonmuodostajia määritettäessä tulee ottaa huomioon organisaatiossa tapahtuvat muutokset, toimintaprosessien ja vastuiden määrittelyt sekä yhteisten tietojärjestelmien omistajuus. Vastuita määriteltäessä tulee ottaa huomioon lainsäädännön vaatimukset, mm. rajattu toimivalta, määritelty asema hierarkiassa, vastuullinen johto ja vahvistettu sisäinen rakenne.



Arkistolaki 831/1994 1.1§ kohta 2 ja 4, 8.1§, Kuntalaki 365/1995 17 §


Asiakirjahallinnon tehtävät ja vastuut

Kunnilla on velvollisuus huolehtia tehtäviensä tuloksena syntyneistä asiakirjatiedoista koko niiden elinkaaren ajan. Velvollisuus huolehtia asiakirjatiedoista koskee kaikkia viran-/toimenhaltijoita ja työntekijöitä.

KAO KUVA.gif


Arkistolain 7 §:n mukaiset arkistotoimen keskeiset tehtävät ovat asiakirjojen käytettävyyden ja säilymisen varmistaminen, asiakirjoihin liittyvä tietopalvelu, asiakirjojen säilytysarvon määrittely ja tarpeettoman aineiston hävittäminen. Arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista, yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista, oikeusturvan ja tietosuojan toteutumista sekä tutkimusta tiedon lähteinä.


Asiakirjahallinnon tehtäviä ovat sen johtaminen, ohjaus- ja suunnittelutehtävät, asiakirjatietojen käsittelyvaiheen tehtävät, arkistonhoitotehtävät ja tietopalvelu. Tehtävien hoito vaatii yhteistyötä eri organisaatioiden sekä tiedon hallinnan toimijoiden kanssa.


Arkistolain 9 §:n mukaisesti arkistotointa johtavan henkilön tulee johtaa koko kunnan arkistonmuodostusta sekä huolehtia kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Arkistolaitoksella on arkistolain 10 §:n mukaan oikeus salassapitosäännösten estämättä saada tietoja arkistonmuodostajien arkistotoimesta ja tarkastaa kunnan arkistotointa.


Kunnan asiakirjahallintoa johtavalla henkilöllä on keskeinen rooli koko kuntaa koskevien asiakirjahallinnon yhtenäisten periaatteiden ja ohjeistusten luomisessa sekä valvonnassa. Asiakirjahallintoa johtava henkilö valmistelee alansa asiat kunnanhallitukselle. Hän ohjaa, neuvoo, kouluttaa, tiedottaa ja koordinoi arkistonmuodostajien asiakirjahallintoa sekä osallistuu kunnan arkistonmuodostussuunnitelman/ien laadintaan ja ajan tasalla pitämiseen sekä yhtenäisten säilytysaikojen määrittelyyn. Hänellä on valtuudet tarvittaessa puuttua arkistonmuodostajien asiakirjahallinnon tehtävien ja toteutuksen laiminlyönteihin. Hän on keskeinen henkilö arkistolaitoksen tehdessä asiakirjahallintoon liittyviä tarkastuksia tai pyytäessä tietoja asiakirjahallinnosta. Lisäksi hän osallistuu kunnan tiedonhallinnan suunnitteluun ja kehittämiseen ja tähän liittyvän toiminnan ja toimintaprosessien rationalisointiin.


Tarvittavan tieto-taidon ylläpitäminen vaatii asiakirjahallintoa johtavalta henkilöltä asiakirjahallinnon ohjausvälineiden hallintaa ja osallistumista alan koulutukseen. Jokaisen asiakirjahallinnon tehtävissä toimivan olisi syytä verkostoitua.


Kunnan arkistonmuodostajien johtavat viranhaltijat ovat vastuussa oman organisaationsa asiakirjahallinnosta, mikä merkitsee riittävistä toimintaedellytyksistä, resursoinnista ja valvonnasta huolehtimista. Johtavien viranhaltijoiden nimeämät arkistovastuuhenkilöt vastaavat arkistolakiin ja hyvän tiedonhallintatavan säädöksiin perustuvista tehtävistä yhteistyössä asiakirjahallintoa johtavan henkilön kanssa. (Kunnan eri arkistonmuodostajien asiakirjahallinnon tehtävät ja vastuut).


Jokainen viran- tai toimenhaltija on velvollinen käsittelemään ja säilyttämään tehtäviinsä liittyviä asiakirjatietoja annettujen määräysten, ohjeiden ja sovittujen menettelytapojen mukaisesti.


Asiakirjahallinnon käytännön suunnittelua ja kehittämistä ja muita kuntakohtaisia erityistarpeita varten voidaan kunnissa perustaa pysyvä asiantuntijaryhmä. Sen tulisi edustaa suunnittelu- ja kehittämistehtävissä tarvittavaa tiedon hallinnan kokonaisnäkemystä, toimintaprosessien tuntemusta ja tarvittavaa päätösvaltaa. Lisäksi ryhmän tulisi tuntea organisaation käytössä olevat tietojärjestelmät ja asioiden ja asiakirjatietojen päivittäiset käsittelytavat.



Arkistolaki 831/1994 7, 8, 11-13, 15 §