5.1.2. Asiakirjahallinnon toimintaohje

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Arkistolain 8.1 §:n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään.


Yleisten määräysten, suositusten ja ohjeiden avulla asiakirjahallintoa johtava henkilö laatii yhteistyössä kunnan arkistonmuodostajien kanssa kunnalle omat toimintaohjeet, jotka vastaavat omia tarpeita ja käytäntöjä ja joiden ajan tasalla pito on olennainen osa asiakirjahallinnon tehtävissä toimivien vastuuta. Lisäksi ohjeita laadittaessa otetaan huomioon kunnan tai organisaatioyksikön sisäiset ohjeet. Ohjeet auttavat asiakirjahallinnon suunnittelussa, ohjauksessa ja käytännön tehtävien toteuttamisessa.


Osa määräyksistä ja ohjeista on yhteisiä koko kunnalle ja osa koskee organisaatioyksiköitä tai toimintoja. Koko kunnalle yhteiset asiat kannattaa ohjeistaa keskitetysti tarvittavilta osin asiakirjahallinnon toimintaohjeena, joka voi olla nimeltään myös tiedonhallintaohje/-isto tai asiakirjahallinnon laatukäsikirja. Ohjeisto kattaa kaikki asiakirjahallinnon osa-alueet. Se on tarvitsijoiden saatavilla ja ymmärrettävä. Sen käyttöön perehdytetään ja sitoutetaan koko henkilökunta ja sen noudattamista valvotaan. Ohjeistoa voi hyödyntää myös uuden henkilöstön perehdyttämisessä.


Ohjeiston laatiminen, hyväksyminen, ylläpito ja kehittäminen vastuutetaan. Ohjeiston ylläpidosta vastaava tarvitsee riittävän koulutuksen ja asiantuntemuksen.



Arkistolaki 831/1994