5.1 Asiakirjatiedon hallinnan välineet

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

5.1.1 Määräykset ja yleisohjeet

Arkistolaki ja sen perusteella arkistolaitoksen antamat määräykset asettavat vaatimukset kuntien arkistonmuodostajien asiakirjahallinnolle. Arkistolaitoksen antamia suosituksia, ohjeita ja oppaita voidaan soveltaa kuntien arkistonmuodostajien asiakirjahallinnossa. Lisäksi asiakirjahallintoon vaikuttavat mm. julkisuus- ja henkilötietolainsäädäntö, laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa ja useat erityislait.


Lakien ja asetusten lisäksi asiakirjahallinnossa noudatetaan eri tahojen antamia määräyksiä. Suositukset, ohjeet ja oppaat puolestaan johdattavat asiakirjahallinnon parhaisiin käytänteisiin.


Asiakirjahallintoa johtava henkilö huolehtii säädösten ja määräysten huomioonottamisesta kunnan arkistonmuodostajien asiakirjahallinnon suunnittelussa, kehittämisessä ja hoitamisessa.



Arkistolaki 831/1994


5.1.2. Asiakirjahallinnon toimintaohje

Arkistolain 8.1 §:n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään.


Yleisten määräysten, suositusten ja ohjeiden avulla asiakirjahallintoa johtava henkilö laatii yhteistyössä kunnan arkistonmuodostajien kanssa kunnalle omat toimintaohjeet, jotka vastaavat omia tarpeita ja käytäntöjä ja joiden ajan tasalla pito on olennainen osa asiakirjahallinnon tehtävissä toimivien vastuuta. Lisäksi ohjeita laadittaessa otetaan huomioon kunnan tai organisaatioyksikön sisäiset ohjeet. Ohjeet auttavat asiakirjahallinnon suunnittelussa, ohjauksessa ja käytännön tehtävien toteuttamisessa.


Osa määräyksistä ja ohjeista on yhteisiä koko kunnalle ja osa koskee organisaatioyksiköitä tai toimintoja. Koko kunnalle yhteiset asiat kannattaa ohjeistaa keskitetysti tarvittavilta osin asiakirjahallinnon toimintaohjeena, joka voi olla nimeltään myös tiedonhallintaohje/-isto tai asiakirjahallinnon laatukäsikirja. Ohjeisto kattaa kaikki asiakirjahallinnon osa-alueet. Se on tarvitsijoiden saatavilla ja ymmärrettävä. Sen käyttöön perehdytetään ja sitoutetaan koko henkilökunta ja sen noudattamista valvotaan. Ohjeistoa voi hyödyntää myös uuden henkilöstön perehdyttämisessä.


Ohjeiston laatiminen, hyväksyminen, ylläpito ja kehittäminen vastuutetaan. Ohjeiston ylläpidosta vastaava tarvitsee riittävän koulutuksen ja asiantuntemuksen.



Arkistolaki 831/1994


5.1.3. Arkistonmuodostussuunnitelma

Arkistolain 8 §:n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja –tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty


Arkistonmuodostajan on arkistolain mukaisesti suunniteltava asiakirjatietojen käsittely kokonaisuudessaan. Käsittelytiedot kootaan arkistonmuodostussuunnitelmaan. Jos kunta on määritelty yhdeksi arkistonmuodostajaksi, sillä on yksi AMS. Mikäli kunnalla on useita arkistonmuodostajia, hallintotehtävien osalta on suositeltavaa yhtenäistää AMS:ia.


Arkistolain edellyttämä asiakirjojen ja vain niiden säilytysaikojen ja -tapojen merkitseminen AMS:aan on ollut paperisen asiakirjatiedon vähimmäisvaatimus. Käytännössä AMS:aan on järkevää sisällyttää myös asiakirjatietojen muita metatietoja, koska nämä ovat välttämättömiä asiakirjatiedon hallitsemiseksi.


AMS:n tehtävä on ohjata asiakirjatiedon käsittelyä ja arkistointia. AMS kertoo kunnan tehtävät ja toimintaprosessit sekä mitä asiakirjatietoa syntyy, miten sitä käsitellään ja miten sitä säilytetään.


Asiakirjatietojen käsittelyä ja säilyttämistä ohjataan sähköisissä tietojärjestelmissä sähköisen AMS:n, eAMS:n tietosisällön avulla. Asiakirjatietojen käsittelyn ohjaus edellyttää, että operatiiviset tietojärjestelmät ja eAMS -järjestelmä on integroitu ja että operatiiviset järjestelmät pystyvät toimimaan eAMS -järjestelmästä haettujen metatietoihin liitettyjen käsittelysääntöjen mukaisesti. Lisäksi operatiivisessa järjestelmässä tulee olla eAMS -metatiedoille omat elementtinsä. Organisaation sähköisten asiakirjatietojen hallinta kuvataan kokonaisuudessaan eAMS:ssa. eAMS:n tietosisältö on tapa kuvata sähköistä asiakirjatietoa helposti ja yhtenäisesti. eAMS sisältää tehtäväluokitukseen perustuvat tehtävän käsittelyvaiheet ja SÄHKE -määräyksen mukaiset pakolliset metatiedot, kuten julkisuustiedon ja säilytysajan. Metatiedot on määritelty arkistolaitoksen SÄHKE –normeissa ja JHS-suosituksissa.


Myös perinteiset paperiasiakirjat sisältyvät kunnan arkistonmuodostajan AMS:aan silloin, kun osa asiakirjatiedoista on sähköisiä ja osa paperisia.


Asiakirjahallintoa johtava henkilö ohjaa AMS:ien laatimista ja valvoo niiden ylläpitoa kunnan arkistonmuodostajissa. AMS on arkistolain mukaisesti pidettävä ajan tasalla organisaation, tehtävien, asiakirjatuotannon sekä asiakirjatietojen säilyttämistä ja käsittelyä koskevien ohjeiden muuttuessa.


Ohjeita AMS:n laatimiseksi annetaan arkistolaitoksen AMS-oppaassa ja sen eAMS-osiossa sekä eAMS:n käyttöönottosuunnitelmaohjeessa. Ks. myös luku 5.2.1.



Arkistolaki 831/1994


5.1.4. Asiakirjarekisterit ja dokumenttienhallintajärjestelmät

Kunnan arkistonmuodostajilla voi olla käytössään erillinen hallintodiaari, asianhallinta-/asiankäsittelyjärjestelmä, dokumenttienhallintajärjestelmä, erityisrekistereitä tai tehtäväkohtaisia tietojärjestelmiä. Tehtäväkohtaiset tietojärjestelmät ovat substanssijärjestelmiä, joiden avulla hoidetaan esim. rakennusvalvonnan, sosiaalitoimen, oppilashallinnon ja terveydenhuollon tietojen hallintaa. Ks. myös luku 5.2.2.