5.2 Suunnittelu ja käytännöt

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

5.2.1. Asiakirjatiedon elinkaaren alun hallinta ja arkistointi

Toimintaympäristön, kunnan toiminnan ja palvelujen tuotantotapojen muutokset sekä sähköisen asioinnin yleistyminen uudistavat asiakirjatiedon hallintaa yhtenäistämällä prosesseja, toimintatapoja, tietojen käsittelyä ja tietojärjestelmien toiminnallisuuksia. Kunnan ja kuntien yhteisten asian- ja dokumentinhallintajärjestelmien sekä muiden yhteiskäyttöisten tietojärjestelmien yleistyminen muuttavat asiakirjatiedon elinkaaren hallinnan perusteita organisaatiolähtöisestä käsittelystä prosessilähtöiseen käsittelyyn.


Asiakirjatiedon elinkaarihallinta edellyttää suunnitelmallisuutta tiedon talteen ottamiseksi, sen käsittelemiseksi, hävittämiseksi, käyttämiseksi ja säilyttämiseksi. Arkistonmuodostuksella tarkoitetaan suunnitelmallista toimintojen kokonaisuutta, jonka tuloksena arkisto, asiakirjatiedon kokonaisuus, syntyy. Paperiasiakirjojen arkistonmuodostuksessa asiakirjatiedot sijoitetaan ennalta laaditun suunnitelman, AMS:n, mukaiseen järjestykseen sen jälkeen, kun asia, jota asiakirjatiedot koskevat, on käsitelty ja valmis. Asiakirjatiedot arkistoidaan aina kulloinkin hyväksyttyjen AMS:aan merkittyjen menettelyjen mukaisesti.


AMS:aa laadittaessa ratkaistaan manuaalisen aineiston osalta sarjojen ja arkistoyksiköiden muodostuminen ja tehtävittäin toteutettava arkistonmuodostus. Oikein arkistoidut asiakirjat ovat todistusvoimaisia sekä helposti löydettävissä ja käytettävissä.


Arkistonmuodostusta suunniteltaessa kiinnitetään erityistä huomiota henkilötietojen käsittelyyn, ennakkoseulonnan toteuttamiseen ja päällekkäisarkistoinnin välttämiseen. Päällekkäisarkistointi on helpompi havaita ja välttää silloin, kun arkistointi tapahtuu tehtävittäin tai toiminnoittain. Tulisi välttää sitä, että asiakirjatietoja säilytetään useaan kertaan, esimerkiksi pöytäkirjojen liitteiden arkistoinnissa.


Tehtävänmukaiseen arkistonmuodostukseen siirryttäessä arkistonmuodostus perustuu tehtäväluokitukseen. Tehtäväluokituksen laatimisessa voidaan hyödyntää kuntien yhteistä tehtäväluokitusta (doc) ja muita olemassa olevia luokituksia omaan organisaatioon soveltaen.


Tehtäväluokitukseen perustuvassa sähköisessä AMS:ssa, eAMS:ssa, kuvataan kunkin tehtävän käsittelyvaiheet tarkenteineen ja sen yhteyteen liittyvät asiakirjatyypit mahdollisine tarkenteineen sekä näiden SÄHKE -määräysten mukaiset metatiedot. Erikseen, esim. eAMS -lomakkeille suunniteltu eAMS -tietosisältö siirretään eAMS -järjestelmään, joka toimii operatiivisten järjestelmien taustalla. eAMS -järjestelmä ohjaa tietojärjestelmillä tuotettujen asiakirjatietojen sähköistä hallintaa, käsittelyä ja säilytystä niiden koko elinkaaren ajan turvaten sähköisen tietopääoman käytettävyyden sekä säilymisen.


Sähköinen toimintaympäristö vaikuttaa sekä toiminta- että asiakirjaprosesseihin. Kukin kunta hankkii oman eAMS -järjestelmänsä, joka pohjautuu sen omaan eAMS- tietosisältöön. Kunta päättää, mihin tietojärjestelmiin eAMS -järjestelmä intergroidaan. eAMS -järjestelmä saadaan aikaan yhteistyössä organisaation asiantuntijoiden ja tietojärjestelmätoimittajien kanssa määrittämällä tietosisältö esim. eAMS –lomakkeilla.

5.2.2. Rekisteröinti

Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnasta § 22 antaa arkistolaitokselle valtuudet määrätä sähköisen asioinnin rekisteröinnistä ja arkistoinnista. Tämän lain mukaan sähköisesti vireille tulleet asiat ja asiakirjat on rekisteröitävä.

Kunnalla ei arkistolain mukaan ole yleistä rekisteröintivelvoitetta, mutta sitä edellytetään tai voidaan edellyttää muissa säädöksissä. Julkisuuslaki ja laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa edellyttävät huolehtimaan asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Käsiteltävät asiakirjatiedot on julkisuuslain mukaan luetteloitava tai huolehdittava muulla tavalla, että julkiset asiakirjatiedot löytyvät vaivattomasti.

Kunnan arkistonmuodostajien oman toiminnan tarpeet ja vaatimukset vaikuttavat rekisteröintiin ja sen suunnitteluun sekä siihen, mitä rekistereitä tai tietojärjestelmiä käytetään mihinkin tehtäviin. Rekisterissä asioiden ja niihin liittyvien asiakirjatietojen hallinta perustuu tehtäväluokitukseen. Samaa luokitusta käytetään myös AMS:n tehtäväluokituksena.

Rekisteröinnin avulla ohjataan, seurataan ja valvotaan asioita ja niihin liittyviä asiakirjatietoja kaikissa käsittelyn vaiheissa sekä tuetaan tietojen hakua ja löytymistä. Rekisterit toimivat asioiden ja asiakirjatietojen hakemistona myös keskusarkistossa asiakirjatiedon elinkaaren loppuvaiheissa.

Rekisteröinti voidaan toteuttaa keskitettynä tai hajautettuna. Keskitetty rekisteröinti toteutetaan koko kunnan yhteiseen tietojärjestelmään. Rekisteröinti voidaan hoitaa hajautetusti useassa eri työpisteessä samaan järjestelmään. Voi olla myös hajautettua rekisteröintiä, jossa jokainen tai jokin kunnan organisaatio käyttää omaa rekisteröintijärjestelmää.

Rekistereihin ja asianhallinta-/-käsittelyjärjestelmiin sisältyvistä asiakirjatiedoista on säilytettävä pysyvästi arkistolaitoksen rekisteröintinormin mukaiset asiakirjatiedot. Ne tulostetaan rekisteröintikausittain paperille tai mikrofilmille. Arkistoitavien tulosteiden ja raporttien tulostusajankohdat ja tulostusvastuut määritellään AMS:ssa.

Sähköisessä toimintaympäristössä rekisteröinnin merkitys korostuu, vaikka sähköisissä tietojärjestelmissä rekisteröinti ei ole enää oma toimintonsa. Järjestelmät sisältävät metatiedot ja kertovat asian käsittelyn tilan. Rekisteröinti varmistaa asiakirjatietojen laatimisen ja tallentamisen järjestelmään sekä liittämisen tehtävään ja sähköiseen säilyttämiseen AMS:n tehtäväryhmittelyn kautta ja metatietojen ohjauksen avulla. Mikäli kunnan arkistonmuodostajalla on arkistolaitoksen lupa ja se haluaa säilyttää asianhallinta-/-käsittelyjärjestelmäänsä sisältyvät pysyvästi säilytettävät asiakirjat yksinomaan sähköisessä muodossa, tulee noudattaa arkistolaitoksen määräystä sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä.


Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999 18.1§, Laki sähköisestä asioinnista 13/2003, 13 §


5.2.3. Asiakirjatiedon arvon määritys ja seulonta

Arkistolain 8 §:n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi.

Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että organisaatio arvioi asiakirjatietojensa ja tietojärjestelmiin tallennettujen tietojensa merkityksen lainsäädännön, oman toimintansa ja tulevan tutkimuksen tietotarpeiden näkökulmasta. Asiakirjatietojen säilytysaikoja määriteltäessä on otettava huomioon yleinen lainsäädäntö, organisaatiota koskeva erityislainsäädäntö, kuntalaisen, organisaation ja työntekijän oikeusturva, kunnan toiminta ja hallintokäytäntö.

Arkistolaitoksen pysyvästi säilytettäviä kunnallisia asiakirjatietoja koskevat seulontapäätökset ovat yleispäätöksiä ja kattavat koko kunnallishallinnon. Joissain tapauksissa asiakirjatiedoista otetaan arkistolaitoksen päätöksellä otanta koko aineiston pysyvän säilytyksen sijasta.

Arkistonmuodostaja päättää itse määräajan säilytettävien asiakirjatietojen säilytysajat. Mikäli arkistonmuodostajalla tulee tarpeita tehdä esityksiä säilytysajoiksi tehtävistä, joissa niitä ei ole määritelty, arkistovastaavat toimittavat ne kunnan asiakirjahallintoa johtavalle henkilölle. Asiakirjahallintoa johtava henkilö kokoaa esitykset ja lähettää ne Suomen Kuntaliittoon, joka kokoaa ehdotukset kunnallisten asiakirjatietojen säilytysajoiksi ja välittää ne edelleen Kansallisarkistolle pysyvästi säilytettävien asiakirjojen määräämistä varten. Kuntien asiakirjahallintoa johtavat henkilöt voivat olla myös suoraan yhteydessä arkistolaitokseen. Suomen Kuntaliitto julkaisee omat suosituksensa määräajan säilytettäville asiakirjatiedoille.

Säilytysaikoja määritellessä kunta voi käyttää hyväksi arkistolaitoksen opasta säilytysaikojen määrittelyn periaatteiksi ja ohjetta julkishallinnon asiakirjallisten tietojen seulonnasta sekä Suomen Kuntaliiton säilytysaikasuosituksia. Arkistonmuodostaja yhdessä asiakirjahallintoa johtavan henkilön kanssa määrittelee säilytysajat mahdollisimman konkreettisiksi ja ensisijaisesti vuosina. Tietojärjestelmien hävittämistoiminnallisuus edellyttää säilytysaikojen määrittelyä vuosina. Asiakirjatiedon sähköisessä säilyttämisessä on syytä yhdenmukaistaa ja yksinkertaistaa säilytysaikoja.

Henkilötietolaissa määritelty henkilörekisterien hävittäminen ei koske kuntasektoria, koska arkistolaki erityislakina syrjäyttää henkilötietolain, joka on yleislaki. Tämän vuoksi kunnallisten asiakirjojen seulonta perustuu ainoastaan arkistolakiin. Jos rekistereitä koskevissa laeissa on määräyksiä niiden tietojen hävittämisestä, nämä lait syrjäyttävät puolestaan arkistolain.

Asiakirjatietojen säilytysajat ja säilytyksen vastuut kootaan AMS:aan. Tarpeettomiksi käyneitä asiakirjatietoja ei saa hävittää ennen kuin niiden säilytysarvo on määritelty ja vahvistettu.

Asiakirjatiedolla voi olla elinkaarensa aikana useita eri säilytysmuotoja. Säilytysmuodosta riippumatta asiakirjatiedoilla voi olla eripituisia säilytysaikoja. Myös samaan tietojärjestelmään tallennetuilla tiedoilla on erilaisia säilytysaikoja. Määräajan säilytettävät tiedot on voitava hävittää säilytysaikojen umpeuduttua. Asiakirjatieto säilytetään pitkän aikaa ja pysyvästi vain yhdessä säilytysmuodossa. Asiakirjatietojen säilymisen varmistamiseksi voidaan aineistoa digitoida tai mikrokuvata käyttöä varten.

Kuntien pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen pysyvään sähköiseen säilyttämiseen tarvitaan aina arkistolaitoksen lupa. Kysymys kuntasektorin pysyvästi säilytettävien sähköisten asiakirjojen pysyvän säilyttämisen organisoinnista on opasta laadittaessa ratkaisematta. Tätä koskevat ratkaisuvaihtoehdot liittyvät kiinteästi arkistolainsäädännön uudistamiseen, joka on tarkoitus käynnistää syksyllä 2011. Määräajan säilytettävien sähköisten asiakirjojen säilyttämisratkaisun kunnat voivat valita vapaasti edellyttäen, että asiakirjatiedot säilyvät ja ovat käytettävissä niille AMS:ssa määrätyn säilytysajan.


Arkistolaki 831/1994


5.2.4. Asiakirjatiedon hävittäminen

Arkistolain 13 §:n mukaan tarpeeton aineisto tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu.

AMS:ssa vahvistetut säilytysajat ohjaavat asiakirjatietojen hävittämistä. Säilytysajat ovat aina vähimmäissäilytysaikoja, joita ei saa alittaa. Asiakirjatietoja ei myöskään saa hävittää ennen kuin asia, johon ne liittyvät, on käsitelty loppuun. Hävittämiselle pitää löytyä aina perusteet.

Määräajan kuluttua hävitettävien asiakirjatietojen säilytysaikojen laskemiseksi noudatetaan tiettyjä periaatteita. Hävittämistä helpottaa määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen pitäminen erillään pysyvästi säilytettävistä tiedoista jo käsittelystä lähtien (ns. ennakkoseulonta).

Asiakirjatietoja hävitettäessä varmistetaan aina hävittämisprosessi (vastuut, hävittämispaikat ja –tavat), estetään tietojen asiaton käyttö ja varmistetaan tietosuojavelvoitteiden toteuttaminen. Hävitettävät asiakirjatiedot poistetaan käytöstä joko tuhoamalla ne fyysisesti tai saattamalla ne muuten sellaiseen muotoon, ettei niiden sisältämää tietoa voida käyttää. Erityistä huolellisuutta noudatetaan salassa pidettävien tietojen hävittämisessä. Hävitettävien asiakirjatietojen käsittelyketjun tulee olla kontrolloitu.

Kukin työntekijä vastaa omien työkappaleidensa tai työpisteessään säilytettävien asiakirjatietojen hävittämisestä, arkistovastuuhenkilöt vastuullaan olevan aineiston ja asiakirjahallintoa johtava keskusarkistosta hävitettävän aineiston hävittämisestä. Kunnan arkistonmuodostaja voi hävittää asiakirjatiedot itse tai antaa sen palveluyrityksen tehtäväksi. Hävityspalvelun ostamisesta tehdään kirjallinen sopimus, johon kirjataan yksilöidysti hävitettävää aineistoa koskevat tietoturvavaatimukset ja muut sopimusehdot sekä hävittämisketju kokonaisuudessaan (kuljetus, säilytys ja lopullinen hävittäminen).

Hävittämisestä laaditaan hävitysesitys tai hävitysluettelo asiakirjahallinnon toimintaohjeen mukaisesti.

Tietojärjestelmiltä edellytetään hävittämistoiminnallisuutta, joka mahdollistaa määräajan säilytettävien asiakirjatietojen keskitetyn hävittämisen järjestelmässä ajastetusti ja automatisoidusti. Järjestelmän tuottamaan hävitysesitykseen voivat sisältyä vain ne asiakirjatiedot, joiden säilytysaika on päättynyt, joiden tietosisältö on lukittu niin, että sitä ei voi muuttaa ja jotka liittyvät päätettyyn käsittelyprosessiin.

Arkistolaitoksen ohjetta Valtionhallinnon asiakirjojen seulonnasta ja hävittämisestä, jossa esitetään hävitysesityksen tai hävittämisluettelon sisältö sekä valtiovarainministeriön yleisohjetta tarpeettomiksi tulleiden tietoaineistojen hävittämisestä, voidaan soveltuvin osin hyödyntää kunnissa.


Arkistolaki 831/1994