5.5 Asiakirjatietoon kohdistuva tietopalvelu

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Arkistolain 7 §:n mukaan arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen sekä huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta. Arkistolain 12 §:n mukaan asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa asiattomalta käytöltä.


Kunnan arkistonmuodostajat ovat julkisuuslainsäädännön mukaan velvollisia järjestämään asiakirja- ja tietohallintonsa sekä tietojärjestelmänsä niin, että niistä voidaan antaa julkiset tiedot salassa pidettävien tietojen paljastumatta. Lisäksi kuntien arkistonmuodostajien tulee tiedottaa omasta toiminnastaan ja asioiden vireille tulosta.


Jokaisella on oikeus saada tieto kunnan arkistonmuodostajien julkisista asiakirjatiedoista. Pyytäjän ei tarvitse perustella pyyntöään eikä selvittää henkilöllisyyttään, mutta pyynnön kohteena olevan asiakirjatiedon sisältö on yksilöitävä riittävästi. Pyydetyn tiedon antaa se henkilö, jolle tämä tehtävä on määrätty tai jolle se aseman ja tehtävien mukaan kuuluu. Kunnan kirjaamo, kyseisten substanssitehtävien hoitajat ja johto ovat keskeisiä tietopalvelun toteuttajia ja asiattoman käytön estäjiä. Lähiarkistoon siirretyn asiakirjatiedon tietopalvelusta vastaa arkistovastuuhenkilö. Erityisesti salassa pidettävien asiakirjatietojen tietopalveluun on kiinnitettävä huomiota.


Asiakkaalle tieto voidaan antaa suullisesti, antamalla asiakirjatiedot nähtäväksi, jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi tai siitä voidaan antaa kopio, tuloste, tekninen tallenne tai se voidaan antaa muussa sähköisessä muodossa. Yleensä tieto annetaan asiakkaan pyytämällä tavalla, mikäli siitä ei aiheudu kohtuutonta haittaa päivittäiselle toiminnalle.


Asiakirjatietojen luovutuksessa on otettava huomioon julkisuutta rajoittavat säädökset sekä henkilötietolain vaatimukset. Salassa pidettävästä asiakirjatiedosta saa antaa tiedon vain, jos julkisuuslaissa niin erikseen säädetään. Salassa pidettävän tiedon pyytäjän henkilöllisyys ja pyynnön perustelut on selvitettävä. Tieto annetaan vain asianosaiselle tai valtuutuksen perusteella tiedonsaantiin oikeutetulle. Henkilötietolaki säätelee mm. arkaluonteisten henkilötietojen luovuttamista.


Keskusarkiston tietopalvelua käsitellään luvussa 6.3.



Arkistolaki 831/1994, Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007, Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, Henkilötietolaki 523/1999.