5 Asiakirjatiedon elinkaaren hallinta

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Asiakirjatiedon elinkaarihallinta edellyttää suunnitelmallisuutta. Suunnittelussa otetaan huomioon toimintaympäristö, kunnan hallinto ja palvelujen tuotantotavat, joita asiakirjatiedon sähköinen käsittely on uudistanut. Kokonaisvaltaisten sähköisten palvelujen kehittämisellä nopeutetaan tiedon kulkua ja jakelua sekä tehostetaan asiakirjatietojen hakua. Keskeisiä asiakirjatiedon elinkaaren hallinnan suunnittelun välineitä ovat mm. määräykset, yleiset ja sisäiset ohjeet sekä arkistonmuodostussuunnitelmat metatietoineen.


Asiakirjatiedon hallinnan välineet

Määräykset ja yleisohjeet

Arkistolaki ja sen perusteella arkistolaitoksen antamat määräykset asettavat vaatimukset kuntien arkistonmuodostajien asiakirjahallinnolle. Arkistolaitoksen antamia suosituksia, ohjeita ja oppaita voidaan soveltaa kuntien arkistonmuodostajien asiakirjahallinnossa. Lisäksi asiakirjahallintoon vaikuttavat mm. julkisuus- ja henkilötietolainsäädäntö, laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa ja useat erityislait.


Lakien ja asetusten lisäksi asiakirjahallinnossa noudatetaan eri tahojen antamia määräyksiä. Suositukset, ohjeet ja oppaat puolestaan johdattavat asiakirjahallinnon parhaisiin käytänteisiin.


Asiakirjahallintoa johtava henkilö huolehtii säädösten ja määräysten huomioonottamisesta kunnan arkistonmuodostajien asiakirjahallinnon suunnittelussa, kehittämisessä ja hoitamisessa.



Arkistolaki 831/1994


Asiakirjahallinnon toimintaohje

Arkistolain 8.1 §:n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään.


Yleisten määräysten, suositusten ja ohjeiden avulla asiakirjahallintoa johtava henkilö laatii yhteistyössä kunnan arkistonmuodostajien kanssa kunnalle omat toimintaohjeet, jotka vastaavat omia tarpeita ja käytäntöjä ja joiden ajan tasalla pito on olennainen osa asiakirjahallinnon tehtävissä toimivien vastuuta. Lisäksi ohjeita laadittaessa otetaan huomioon kunnan tai organisaatioyksikön sisäiset ohjeet. Ohjeet auttavat asiakirjahallinnon suunnittelussa, ohjauksessa ja käytännön tehtävien toteuttamisessa.


Osa määräyksistä ja ohjeista on yhteisiä koko kunnalle ja osa koskee organisaatioyksiköitä tai toimintoja. Koko kunnalle yhteiset asiat kannattaa ohjeistaa keskitetysti tarvittavilta osin asiakirjahallinnon toimintaohjeena, joka voi olla nimeltään myös tiedonhallintaohje/-isto tai asiakirjahallinnon laatukäsikirja. Ohjeisto kattaa kaikki asiakirjahallinnon osa-alueet. Se on tarvitsijoiden saatavilla ja ymmärrettävä. Sen käyttöön perehdytetään ja sitoutetaan koko henkilökunta ja sen noudattamista valvotaan. Ohjeistoa voi hyödyntää myös uuden henkilöstön perehdyttämisessä.


Ohjeiston laatiminen, hyväksyminen, ylläpito ja kehittäminen vastuutetaan. Ohjeiston ylläpidosta vastaava tarvitsee riittävän koulutuksen ja asiantuntemuksen.



Arkistolaki 831/1994


Arkistonmuodostussuunnitelma

Arkistolain 8 §:n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja –tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty


Arkistonmuodostajan on arkistolain mukaisesti suunniteltava asiakirjatietojen käsittely kokonaisuudessaan. Käsittelytiedot kootaan arkistonmuodostussuunnitelmaan. Jos kunta on määritelty yhdeksi arkistonmuodostajaksi, sillä on yksi AMS. Mikäli kunnalla on useita arkistonmuodostajia, hallintotehtävien osalta on suositeltavaa yhtenäistää AMS:ia.


Arkistolain edellyttämä asiakirjojen ja vain niiden säilytysaikojen ja -tapojen merkitseminen AMS:aan on ollut paperisen asiakirjatiedon vähimmäisvaatimus. Käytännössä AMS:aan on järkevää sisällyttää myös asiakirjatietojen muita metatietoja, koska nämä ovat välttämättömiä asiakirjatiedon hallitsemiseksi.


AMS:n tehtävä on ohjata asiakirjatiedon käsittelyä ja arkistointia. AMS kertoo kunnan tehtävät ja toimintaprosessit sekä mitä asiakirjatietoa syntyy, miten sitä käsitellään ja miten sitä säilytetään.


Asiakirjatietojen käsittelyä ja säilyttämistä ohjataan sähköisissä tietojärjestelmissä sähköisen AMS:n, eAMS:n tietosisällön avulla. Asiakirjatietojen käsittelyn ohjaus edellyttää, että operatiiviset tietojärjestelmät ja eAMS -järjestelmä on integroitu ja että operatiiviset järjestelmät pystyvät toimimaan eAMS -järjestelmästä haettujen metatietoihin liitettyjen käsittelysääntöjen mukaisesti. Lisäksi operatiivisessa järjestelmässä tulee olla eAMS -metatiedoille omat elementtinsä. Organisaation sähköisten asiakirjatietojen hallinta kuvataan kokonaisuudessaan eAMS:ssa. eAMS:n tietosisältö on tapa kuvata sähköistä asiakirjatietoa helposti ja yhtenäisesti. eAMS sisältää tehtäväluokitukseen perustuvat tehtävän käsittelyvaiheet ja SÄHKE -määräyksen mukaiset pakolliset metatiedot, kuten julkisuustiedon ja säilytysajan. Metatiedot on määritelty arkistolaitoksen SÄHKE –normeissa ja JHS-suosituksissa.


Myös perinteiset paperiasiakirjat sisältyvät kunnan arkistonmuodostajan AMS:aan silloin, kun osa asiakirjatiedoista on sähköisiä ja osa paperisia.


Asiakirjahallintoa johtava henkilö ohjaa AMS:ien laatimista ja valvoo niiden ylläpitoa kunnan arkistonmuodostajissa. AMS on arkistolain mukaisesti pidettävä ajan tasalla organisaation, tehtävien, asiakirjatuotannon sekä asiakirjatietojen säilyttämistä ja käsittelyä koskevien ohjeiden muuttuessa.


Ohjeita AMS:n laatimiseksi annetaan arkistolaitoksen AMS-oppaassa ja sen eAMS-osiossa sekä eAMS:n käyttöönottosuunnitelmaohjeessa. Ks. myös luku 5.2.1.



Arkistolaki 831/1994


Asiakirjarekisterit ja dokumenttienhallintajärjestelmät

Kunnan arkistonmuodostajilla voi olla käytössään erillinen hallintodiaari, asianhallinta-/asiankäsittelyjärjestelmä, dokumenttienhallintajärjestelmä, erityisrekistereitä tai tehtäväkohtaisia tietojärjestelmiä. Tehtäväkohtaiset tietojärjestelmät ovat substanssijärjestelmiä, joiden avulla hoidetaan esim. rakennusvalvonnan, sosiaalitoimen, oppilashallinnon ja terveydenhuollon tietojen hallintaa. Ks. myös luku 5.2.2.


Suunnittelu ja käytännöt

Asiakirjatiedon elinkaaren alun hallinta ja arkistointi

Toimintaympäristön, kunnan toiminnan ja palvelujen tuotantotapojen muutokset sekä sähköisen asioinnin yleistyminen uudistavat asiakirjatiedon hallintaa yhtenäistämällä prosesseja, toimintatapoja, tietojen käsittelyä ja tietojärjestelmien toiminnallisuuksia. Kunnan ja kuntien yhteisten asian- ja dokumentinhallintajärjestelmien sekä muiden yhteiskäyttöisten tietojärjestelmien yleistyminen muuttavat asiakirjatiedon elinkaaren hallinnan perusteita organisaatiolähtöisestä käsittelystä prosessilähtöiseen käsittelyyn.


Asiakirjatiedon elinkaarihallinta edellyttää suunnitelmallisuutta tiedon talteen ottamiseksi, sen käsittelemiseksi, hävittämiseksi, käyttämiseksi ja säilyttämiseksi. Arkistonmuodostuksella tarkoitetaan suunnitelmallista toimintojen kokonaisuutta, jonka tuloksena arkisto, asiakirjatiedon kokonaisuus, syntyy. Paperiasiakirjojen arkistonmuodostuksessa asiakirjatiedot sijoitetaan ennalta laaditun suunnitelman, AMS:n, mukaiseen järjestykseen sen jälkeen, kun asia, jota asiakirjatiedot koskevat, on käsitelty ja valmis. Asiakirjatiedot arkistoidaan aina kulloinkin hyväksyttyjen AMS:aan merkittyjen menettelyjen mukaisesti.


AMS:aa laadittaessa ratkaistaan manuaalisen aineiston osalta sarjojen ja arkistoyksiköiden muodostuminen ja tehtävittäin toteutettava arkistonmuodostus. Oikein arkistoidut asiakirjat ovat todistusvoimaisia sekä helposti löydettävissä ja käytettävissä.


Arkistonmuodostusta suunniteltaessa kiinnitetään erityistä huomiota henkilötietojen käsittelyyn, ennakkoseulonnan toteuttamiseen ja päällekkäisarkistoinnin välttämiseen. Päällekkäisarkistointi on helpompi havaita ja välttää silloin, kun arkistointi tapahtuu tehtävittäin tai toiminnoittain. Tulisi välttää sitä, että asiakirjatietoja säilytetään useaan kertaan, esimerkiksi pöytäkirjojen liitteiden arkistoinnissa.


Tehtävänmukaiseen arkistonmuodostukseen siirryttäessä arkistonmuodostus perustuu tehtäväluokitukseen. Tehtäväluokituksen laatimisessa voidaan hyödyntää kuntien yhteistä tehtäväluokitusta ja muita olemassa olevia luokituksia omaan organisaatioon soveltaen.


Tehtäväluokitukseen perustuvassa sähköisessä AMS:ssa, eAMS:ssa, kuvataan kunkin tehtävän käsittelyvaiheet tarkenteineen ja sen yhteyteen liittyvät asiakirjatyypit mahdollisine tarkenteineen sekä näiden SÄHKE -määräysten mukaiset metatiedot. Erikseen, esim. eAMS -lomakkeille suunniteltu eAMS -tietosisältö siirretään eAMS -järjestelmään, joka toimii operatiivisten järjestelmien taustalla. eAMS -järjestelmä ohjaa tietojärjestelmillä tuotettujen asiakirjatietojen sähköistä hallintaa, käsittelyä ja säilytystä niiden koko elinkaaren ajan turvaten sähköisen tietopääoman käytettävyyden sekä säilymisen.


Sähköinen toimintaympäristö vaikuttaa sekä toiminta- että asiakirjaprosesseihin. Kukin kunta hankkii oman eAMS -järjestelmänsä, joka pohjautuu sen omaan eAMS- tietosisältöön. Kunta päättää, mihin tietojärjestelmiin eAMS -järjestelmä intergroidaan. eAMS -järjestelmä saadaan aikaan yhteistyössä organisaation asiantuntijoiden ja tietojärjestelmätoimittajien kanssa määrittämällä tietosisältö esim. eAMS –lomakkeilla.


Rekisteröinti

Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnasta § 22 antaa arkistolaitokselle valtuudet määrätä sähköisen asioinnin rekisteröinnistä ja arkistoinnista. Tämän lain mukaan sähköisesti vireille tulleet asiat ja asiakirjat on rekisteröitävä.

Kunnalla ei arkistolain mukaan ole yleistä rekisteröintivelvoitetta, mutta sitä edellytetään tai voidaan edellyttää muissa säädöksissä. Julkisuuslaki ja laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa edellyttävät huolehtimaan asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Käsiteltävät asiakirjatiedot on julkisuuslain mukaan luetteloitava tai huolehdittava muulla tavalla, että julkiset asiakirjatiedot löytyvät vaivattomasti.


Kunnan arkistonmuodostajien oman toiminnan tarpeet ja vaatimukset vaikuttavat rekisteröintiin ja sen suunnitteluun sekä siihen, mitä rekistereitä tai tietojärjestelmiä käytetään mihinkin tehtäviin. Rekisterissä asioiden ja niihin liittyvien asiakirjatietojen hallinta perustuu tehtäväluokitukseen. Samaa luokitusta käytetään myös AMS:n tehtäväluokituksena.


Rekisteröinnin avulla ohjataan, seurataan ja valvotaan asioita ja niihin liittyviä asiakirjatietoja kaikissa käsittelyn vaiheissa sekä tuetaan tietojen hakua ja löytymistä. Rekisterit toimivat asioiden ja asiakirjatietojen hakemistona myös keskusarkistossa asiakirjatiedon elinkaaren loppuvaiheissa.


Rekisteröinti voidaan toteuttaa keskitettynä tai hajautettuna. Keskitetty rekisteröinti toteutetaan koko kunnan yhteiseen tietojärjestelmään. Rekisteröinti voidaan hoitaa hajautetusti useassa eri työpisteessä samaan järjestelmään. Voi olla myös hajautettua rekisteröintiä, jossa jokainen tai jokin kunnan organisaatio käyttää omaa rekisteröintijärjestelmää.


Rekistereihin ja asianhallinta-/-käsittelyjärjestelmiin sisältyvistä asiakirjatiedoista on säilytettävä pysyvästi arkistolaitoksen rekisteröintinormin mukaiset asiakirjatiedot. Ne tulostetaan rekisteröintikausittain paperille tai mikrofilmille. Arkistoitavien tulosteiden ja raporttien tulostusajankohdat ja tulostusvastuut määritellään AMS:ssa.


Sähköisessä toimintaympäristössä rekisteröinnin merkitys korostuu, vaikka sähköisissä tietojärjestelmissä rekisteröinti ei ole enää oma toimintonsa. Järjestelmät sisältävät metatiedot ja kertovat asian käsittelyn tilan. Rekisteröinti varmistaa asiakirjatietojen laatimisen ja tallentamisen järjestelmään sekä liittämisen tehtävään ja sähköiseen säilyttämiseen AMS:n tehtäväryhmittelyn kautta ja metatietojen ohjauksen avulla. Mikäli kunnan arkistonmuodostajalla on arkistolaitoksen lupa ja se haluaa säilyttää asianhallinta-/-käsittelyjärjestelmäänsä sisältyvät pysyvästi säilytettävät asiakirjat yksinomaan sähköisessä muodossa, tulee noudattaa arkistolaitoksen määräystä sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä.


Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999 18.1§, Laki sähköisestä asioinnista 13/2003, 13 §


Asiakirjatiedon arvon määritys ja seulonta

Arkistolain 8 §:n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi.

Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että organisaatio arvioi asiakirjatietojensa ja tietojärjestelmiin tallennettujen tietojensa merkityksen lainsäädännön, oman toimintansa ja tulevan tutkimuksen tietotarpeiden näkökulmasta. Asiakirjatietojen säilytysaikoja määriteltäessä on otettava huomioon yleinen lainsäädäntö, organisaatiota koskeva erityislainsäädäntö, kuntalaisen, organisaation ja työntekijän oikeusturva, kunnan toiminta ja hallintokäytäntö.


Arkistolaitoksen pysyvästi säilytettäviä kunnallisia asiakirjatietoja koskevat seulontapäätökset ovat yleispäätöksiä ja kattavat koko kunnallishallinnon. Joissain tapauksissa asiakirjatiedoista otetaan arkistolaitoksen päätöksellä otanta koko aineiston pysyvän säilytyksen sijasta.


Arkistonmuodostaja päättää itse määräajan säilytettävien asiakirjatietojen säilytysajat. Mikäli arkistonmuodostajalla tulee tarpeita tehdä esityksiä säilytysajoiksi tehtävistä, joissa niitä ei ole määritelty, arkistovastaavat toimittavat ne kunnan asiakirjahallintoa johtavalle henkilölle. Asiakirjahallintoa johtava henkilö kokoaa esitykset ja lähettää ne Suomen Kuntaliittoon, joka kokoaa ehdotukset kunnallisten asiakirjatietojen säilytysajoiksi ja välittää ne edelleen Kansallisarkistolle pysyvästi säilytettävien asiakirjojen määräämistä varten. Kuntien asiakirjahallintoa johtavat henkilöt voivat olla myös suoraan yhteydessä arkistolaitokseen. Suomen Kuntaliitto julkaisee omat suosituksensa määräajan säilytettäville asiakirjatiedoille.


Säilytysaikoja määritellessä kunta voi käyttää hyväksi arkistolaitoksen opasta säilytysaikojen määrittelyn periaatteiksi ja ohjetta julkishallinnon asiakirjallisten tietojen seulonnasta sekä Suomen Kuntaliiton säilytysaikasuosituksia. Arkistonmuodostaja yhdessä asiakirjahallintoa johtavan henkilön kanssa määrittelee säilytysajat mahdollisimman konkreettisiksi ja ensisijaisesti vuosina. Tietojärjestelmien hävittämistoiminnallisuus edellyttää säilytysaikojen määrittelyä vuosina. Asiakirjatiedon sähköisessä säilyttämisessä on syytä yhdenmukaistaa ja yksinkertaistaa säilytysaikoja.


Henkilötietolaissa määritelty henkilörekisterien hävittäminen ei koske kuntasektoria, koska arkistolaki erityislakina syrjäyttää henkilötietolain, joka on yleislaki. Tämän vuoksi kunnallisten asiakirjojen seulonta perustuu ainoastaan arkistolakiin. Jos rekistereitä koskevissa laeissa on määräyksiä niiden tietojen hävittämisestä, nämä lait syrjäyttävät puolestaan arkistolain.


Asiakirjatietojen säilytysajat ja säilytyksen vastuut kootaan AMS:aan. Tarpeettomiksi käyneitä asiakirjatietoja ei saa hävittää ennen kuin niiden säilytysarvo on määritelty ja vahvistettu.


Asiakirjatiedolla voi olla elinkaarensa aikana useita eri säilytysmuotoja. Säilytysmuodosta riippumatta asiakirjatiedoilla voi olla eripituisia säilytysaikoja. Myös samaan tietojärjestelmään tallennetuilla tiedoilla on erilaisia säilytysaikoja. Määräajan säilytettävät tiedot on voitava hävittää säilytysaikojen umpeuduttua. Asiakirjatieto säilytetään pitkän aikaa ja pysyvästi vain yhdessä säilytysmuodossa. Asiakirjatietojen säilymisen varmistamiseksi voidaan aineistoa digitoida tai mikrokuvata käyttöä varten.


Kuntien pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen pysyvään sähköiseen säilyttämiseen tarvitaan aina arkistolaitoksen lupa. Kysymys kuntasektorin pysyvästi säilytettävien sähköisten asiakirjojen pysyvän säilyttämisen organisoinnista on opasta laadittaessa ratkaisematta. Tätä koskevat ratkaisuvaihtoehdot liittyvät kiinteästi arkistolainsäädännön uudistamiseen, joka on tarkoitus käynnistää syksyllä 2011. Määräajan säilytettävien sähköisten asiakirjojen säilyttämisratkaisun kunnat voivat valita vapaasti edellyttäen, että asiakirjatiedot säilyvät ja ovat käytettävissä niille AMS:ssa määrätyn säilytysajan.


Arkistolaki 831/1994


Asiakirjatiedon hävittäminen

Arkistolain 13 §:n mukaan tarpeeton aineisto tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu.

AMS:ssa vahvistetut säilytysajat ohjaavat asiakirjatietojen hävittämistä. Säilytysajat ovat aina vähimmäissäilytysaikoja, joita ei saa alittaa. Asiakirjatietoja ei myöskään saa hävittää ennen kuin asia, johon ne liittyvät, on käsitelty loppuun. Hävittämiselle pitää löytyä aina perusteet.


Määräajan kuluttua hävitettävien asiakirjatietojen säilytysaikojen laskemiseksi noudatetaan tiettyjä periaatteita. Hävittämistä helpottaa määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen pitäminen erillään pysyvästi säilytettävistä tiedoista jo käsittelystä lähtien (ns. ennakkoseulonta).


Asiakirjatietoja hävitettäessä varmistetaan aina hävittämisprosessi (vastuut, hävittämispaikat ja –tavat), estetään tietojen asiaton käyttö ja varmistetaan tietosuojavelvoitteiden toteuttaminen. Hävitettävät asiakirjatiedot poistetaan käytöstä joko tuhoamalla ne fyysisesti tai saattamalla ne muuten sellaiseen muotoon, ettei niiden sisältämää tietoa voida käyttää. Erityistä huolellisuutta noudatetaan salassa pidettävien tietojen hävittämisessä. Hävitettävien asiakirjatietojen käsittelyketjun tulee olla kontrolloitu.


Kukin työntekijä vastaa omien työkappaleidensa tai työpisteessään säilytettävien asiakirjatietojen hävittämisestä, arkistovastuuhenkilöt vastuullaan olevan aineiston ja asiakirjahallintoa johtava keskusarkistosta hävitettävän aineiston hävittämisestä. Kunnan arkistonmuodostaja voi hävittää asiakirjatiedot itse tai antaa sen palveluyrityksen tehtäväksi. Hävityspalvelun ostamisesta tehdään kirjallinen sopimus, johon kirjataan yksilöidysti hävitettävää aineistoa koskevat tietoturvavaatimukset ja muut sopimusehdot sekä hävittämisketju kokonaisuudessaan (kuljetus, säilytys ja lopullinen hävittäminen).


Hävittämisestä laaditaan hävitysesitys tai hävitysluettelo asiakirjahallinnon toimintaohjeen mukaisesti.


Tietojärjestelmiltä edellytetään hävittämistoiminnallisuutta, joka mahdollistaa määräajan säilytettävien asiakirjatietojen keskitetyn hävittämisen järjestelmässä ajastetusti ja automatisoidusti. Järjestelmän tuottamaan hävitysesitykseen voivat sisältyä vain ne asiakirjatiedot, joiden säilytysaika on päättynyt, joiden tietosisältö on lukittu niin, että sitä ei voi muuttaa ja jotka liittyvät päätettyyn käsittelyprosessiin.


Arkistolaitoksen ohjetta Valtionhallinnon asiakirjojen seulonnasta ja hävittämisestä, jossa esitetään hävitysesityksen tai hävittämisluettelon sisältö sekä valtiovarainministeriön yleisohjetta tarpeettomiksi tulleiden tietoaineistojen hävittämisestä, voidaan soveltuvin osin hyödyntää kunnissa.


Arkistolaki 831/1994


Asiakirjatiedon säilyvyyden turvaaminen

Arkistolain 11 §:n mukaan pysyvästi säilytettävät asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen arkistolaitoksen määräyksen mukaisesti.


Asiakirjatiedon, myös sähköisen, suunnittelussa ja laatimisessa on otettava arkistolain mukaan huomioon sen koko elinkaari ja käyttäjät. Kunnan arkistonmuodostajien tulee noudattaa arkistolaitoksen määräystä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävistä materiaaleista ja menetelmistä. Luettelo arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä sisältää tiedot asiakirjojen valmistukseen käytettävistä arkistopapereista, väreistä, kynistä, kopiokoneista ja tulostimista. Luetteloa on päivitetty 15.10.2010 jälkeen vain papereiden osalta. Muilta osin hankintoja tehtäessä on varmistettava arkistokelpoisuusvaatimusten täyttymisestä. (Ks. myös luku 6.2.1.)


Sähköisten asiakirjatietojen käsittelyssä otetaan huomioon arkistolaitoksen määräykset ja ohjeet. Sähköisessä toimintaympäristössä metatiedot ja luotettava aukoton käsittely takaavat asiakirjatiedon todistusvoimaisuuden ja luotettavuuden. Sähköistä säilyttämistä varten on säilytysjärjestelmässä omat metatiedot ja toiminnallisuudet. Lisäksi on välttämätöntä huolehtia asiakirjatietojen konvertoinnista, varmuuskopioinnista ja vastaavista toimenpiteistä. Pysyvästi säilytettävän asiakirjatiedon säilyttämiseksi pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa kunnan tulee noudattaa arkistolaitoksen SÄHKE-määräyksiä.


Jos asiakirjatiedon säilyttäminen on ulkoistettu esim. tietojärjestelmätoimittajille, säilymisen vastuu on kuitenkin aina kunnan arkistonmuodostajalla itsellään. Pysyvästi säilytettävää asiakirjatietoa ei voi jättää tietojärjestelmätoimittajalle määräämättömäksi ajaksi, vaan kunnan arkistonmuodostajan tulee ottaa arkistokelpoiset tulosteet.



Arkistolaki 831/1994


Tietosuoja ja tietoturva

Arkistolain 12 §:n mukaan asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä.


Kunnan arkistonmuodostajan on toiminnassaan edistettävä asiakirjatietojen käsittelyssä tietoturvallisuutta ja tietosuojaa tukevan toimintakulttuurin luomista ja ylläpitämistä. Tämä edellyttää tietosuoja- ja tietoturvapolitiikan määrittelyä, johdon tukea, vastuiden määrittelyä, käyttöoikeuksien ja –rajoitusten määrittelyä, riittäviä resursseja, henkilöstön koulutusta, käytännön toteutuksen suunnittelua, ohjeiden laatimista ja jatkuvaa ylläpitoa sekä valvontaa ja seurantaa.


Tietosuojan ja tietoturvan toteuttamiseksi tarvitaan yhteistyötä kunnan asiakirjahallinnon ja tietosuojavastaavan sekä tietoturvavastaavan kesken.


Tietosuojan ja -turvan toteutumiseksi on välttämätöntä huolehtia erityisesti sosiaali- ja terveystoimen asiakastietojen käsittelyssä sekä muutenkin henkilötietojen käsittelyssä.


Tietopalvelun osalta kunta tarvitsee ja laatii ohjeet tietojen tarkastusoikeudesta, tietojen korjaamisesta ja tietojen antamisesta. Lisäksi tarvitaan ohjeet siitä, miten toimitaan, jos tietoja ei anneta.



Arkistolaki 831/1994; Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007, Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999,Henkilötietolaki 523/1999


Asiakirjatietoon kohdistuva tietopalvelu

Arkistolain 7 §:n mukaan arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen sekä huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta. Arkistolain 12 §:n mukaan asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa asiattomalta käytöltä.


Kunnan arkistonmuodostajat ovat julkisuuslainsäädännön mukaan velvollisia järjestämään asiakirja- ja tietohallintonsa sekä tietojärjestelmänsä niin, että niistä voidaan antaa julkiset tiedot salassa pidettävien tietojen paljastumatta. Lisäksi kuntien arkistonmuodostajien tulee tiedottaa omasta toiminnastaan ja asioiden vireille tulosta.


Jokaisella on oikeus saada tieto kunnan arkistonmuodostajien julkisista asiakirjatiedoista. Pyytäjän ei tarvitse perustella pyyntöään eikä selvittää henkilöllisyyttään, mutta pyynnön kohteena olevan asiakirjatiedon sisältö on yksilöitävä riittävästi. Pyydetyn tiedon antaa se henkilö, jolle tämä tehtävä on määrätty tai jolle se aseman ja tehtävien mukaan kuuluu. Kunnan kirjaamo, kyseisten substanssitehtävien hoitajat ja johto ovat keskeisiä tietopalvelun toteuttajia ja asiattoman käytön estäjiä. Lähiarkistoon siirretyn asiakirjatiedon tietopalvelusta vastaa arkistovastuuhenkilö. Erityisesti salassa pidettävien asiakirjatietojen tietopalveluun on kiinnitettävä huomiota.


Asiakkaalle tieto voidaan antaa suullisesti, antamalla asiakirjatiedot nähtäväksi, jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi tai siitä voidaan antaa kopio, tuloste, tekninen tallenne tai se voidaan antaa muussa sähköisessä muodossa. Yleensä tieto annetaan asiakkaan pyytämällä tavalla, mikäli siitä ei aiheudu kohtuutonta haittaa päivittäiselle toiminnalle.


Asiakirjatietojen luovutuksessa on otettava huomioon julkisuutta rajoittavat säädökset sekä henkilötietolain vaatimukset. Salassa pidettävästä asiakirjatiedosta saa antaa tiedon vain, jos julkisuuslaissa niin erikseen säädetään. Salassa pidettävän tiedon pyytäjän henkilöllisyys ja pyynnön perustelut on selvitettävä. Tieto annetaan vain asianosaiselle tai valtuutuksen perusteella tiedonsaantiin oikeutetulle. Henkilötietolaki säätelee mm. arkaluonteisten henkilötietojen luovuttamista.


Keskusarkiston tietopalvelua käsitellään luvussa 6.3.



Arkistolaki 831/1994, Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007, Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, Henkilötietolaki 523/1999.


Organisaatiomuutostilanteiden hallinta

Keskeisimpiä kuntien muutostilanteita ovat toiminnan muutokset oman organisaation sisällä, toiminnan siirtäminen muille palveluntuottajille, toimeksiantosopimukset ja muut ostopalvelut, kuntien yhteiset toimielimet, seutuyhteistyö, maakuntakokeilu ja konkurssi.


Kunnan on turvattava hyvän tiedonhallintatavan toteutuminen muutostilanteissa. Myös arkistolain edellyttämän suunnitelmallisen arkistonmuodostuksen vuoksi asiakirjahallintoa koskevat muutokset on välttämätöntä suunnitella riittävän ajoissa ja huolella. Johdon rooli ja vastuu sekä tuki ovat edellytys hallitulle muutokselle.


Muutokseen ennakolta varauduttaessa asiakirjahallintoa johtava henkilö suunnittelee yhteistyössä johdon, arkistonmuodostajan arkistovastuuhenkilön ja tietohallinnon kanssa mm. uuden organisaation asiakirjahallinnon organisoinnin ja ohjeistuksen, vanhan organisaation arkistonmuodostuksen päättämisen ja arkistojen järjestämisen. Yhteistyössä johdon kanssa suunnitellaan organisointi, ohjeistus ja resurssit sekä arkistotilojen kartoittaminen ja ratkaisut. Yhteistyössä tietohallinnon kanssa suunnitellaan ja toteutetaan sähköisten tietojärjestelmien poistaminen käytöstä tai alasajo, uusien tietojärjestelmien käyttöönotto ja tietojen siirto tietojärjestelmästä toiseen. Arkistovastuuhenkilön kanssa yhteisesti suunnitellaan ja toteutetaan tarpeettomien asiakirjatietojen hävittäminen, asiakirjatietojen siirrot ao. keskusarkistoihin ja asiakirjatietojen lainaaminen/luovuttaminen uudelle organisaatiolle.


Päättyvän organisaation asiakirjatietojen käsittelyyn vaikuttaa muutostilanteen laatu. Keskeisimpiä selvitettäviä asioita ovat arkistonmuodostuksen jatkuminen sekä arkistojen päättäminen. Liitteenä olevaan kuntapalvelujen erilaisia yhteistyö- ja hallintomalleja -taulukkoon on koottu muutostilanteiden vaikutuksia asiakirjahallintoon ja asiakirjatiedon käsittelyyn.


Kunnan nimen muutos ei vaikuta arkistonmuodostukseen eikä arkistojen päättämiseen. Kunnan viraston tai laitoksen sulautuminen tai yhdistyminen toiseen tai hajautuminen usealle jatkajalle sekä yksittäisen toiminnan siirtyminen kunnan toiselle virastolle aiheuttavat arkistonmuodostuksen päättymisen ja muutosten kirjaamisen AMS:iin. Mikäli kunta on määritelty yhdeksi arkistonmuodostajaksi, voidaan muutostilanteet kunnan sisällä hallita riittävän hyvin kuvailutietojen avulla takautuvasti päättämättä arkistonmuodostusta ja arkistoja.


Kuntaliitoksissa edeltäjäkunnat lakkaavat ja syntyy uusi kunta, joka vastaa edeltäjien arkistoista. Kuntayhtymiä lakkautettaessa toiminta siirtyy uudelle toimijalle, jolloin arkistot päätetään. Kuntayhtymiä perustettaessa kuntayhtymän jatkaessa peruskunnan toimintaa keskeneräiset asiat asiakirjoineen siirtyvät kuntayhtymälle. Toiminnan siirtäminen valtiolle, toiselle kunnalle, kuntayhtymälle, liikelaitokselle tai osakeyhtiölle edellyttävät arkistonmuodostuksen päättämistä, arkistojen järjestämistä ja kunnan toiminnan aikana syntyneiden asiakirjatietojen siirtämistä kunnan keskusarkistoon. Asiakkuuden ja toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjatiedot siirretään toimintaa jatkavalle organisaatiolle. Arkistolain piiriin kuuluvan arkistonmuodostajan alkuperäisiä asiakirjatietoja ei voida kuitenkaan siirtää osakeyhtiölle, vaan niitä voidaan vain lainata.


Kuntien yhteistyösopimuksin hoidettavien tehtävien ja hallinnon (nk. isäntäkuntamalli) aloittaessa toimintansa sovitaan asiakirjahallintoon liittyvistä menettelyistä sopimuksin. Ennen yhteistyön alkamista kuntien arkistonmuodostajien tehtävissä syntyneet asiakirjatiedot, joita ei yhteistyön jatkuessa tarvita, jäävät sen kunnan arkistonmuodostajan vastuulle ja sen kunnan arkistoon, jonka toiminnan aikana ne ovat syntyneet.


Palvelujen ostotilanteissa laadittavaan toimeksianto- ja ostopalvelusopimukseen kirjataan myös asiakirjahallintoa koskevat asiat ja tehdään tarvittavat merkinnät AMS:iin.


Konkurssitapauksissa on välttämätöntä selvittää, minne lakkautettavan, konkurssiin menneen kunnallisen organisaation (voi koskea kuntayhtymiä) arkisto sijoitetaan. Tässäkin tapauksessa toimintaa jatkaville kunnan arkistonmuodostajille siirtyvät tarvittavat tiedot.


Sähköisten tietojärjestelmien käytöstä poistamiselle laaditaan lopettamissuunnitelma. (Ks. luku 3)


Arkistolaitos on laatinut valtionhallinnolle oppaan asiakirjahallinnosta organisaatiomuutoksissa, jota myös kunnat voivat käyttää soveltuvin osin.



Arkistolaki 831/1994