6.2 Arkistotekniikka, arkistotilat ja asiakirjojen suojaaminen

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

6.2.1 Säilytysvälineet ja -materiaalit

Arkistolain 11 §:n mukaan pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen siten kuin arkistolaitos erikseen määrää.

Kunnan arkistonmuodostajissa on huolehdittava asiakirjatiedon elinkaaren alkuvaiheissa arkistokelpoisten materiaalien ja menetelmien käyttämisestä pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja laadittaessa. Asiakirjatiedon säilyvyyden turvaamiseen liittyvässä luvussa 5.3 käsitellään asiakirjatiedon suunnittelussa ja laatimisessa huomioon otettavia arkistokelpoisuusvaatimuksia.

Asiakirjat sijoitetaan ennen keskusarkistoon siirtämistä asianmukaisiin arkistokoteloihin, -laatikoihin tai muihin säilytysvälineisiin. Koteloiden, suojapapereiden ja muiden arkistovälineiden osalta noudatetaan standardia SFS 4117. Arkistolaitoksen kotisivulla ylläpidettävää suojamateriaaliluetteloa kannattaa hyödyntää.

Kunnan arkistonmuodostajan pysyvästi säilytettävät asiakirjatiedot tulee toistaiseksi tulostaa arkistolaitoksen päätösten mukaisesti joko arkistokelpoiselle paperille tai mikrofilmille siten kuin asiakirjahallinnon ohjeistuksessa on määrätty. Pysyvästi säilytettävien tietojen säilyttäminen pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa edellyttää arkistolaitoksen lupaa.

Määräajan säilytettävien sähköisten asiakirjatietojen säilytysmuodosta päättää pääsääntöisesti kunnan arkistonmuodostaja yhteistyössä asiakirjahallintoa johtavan henkilön kanssa ja tietohallinnon avustuksella, ellei lainsäädännössä ole toisin määrätty (esim. sosiaali- ja terveyshuollossa). Kunnan arkistonmuodostaja vastaa siitä, että tieto säilyy, on käytettävissä, löydettävissä ja todistusvoimaista koko asiakirjatiedon elinkaaren ajan. Tämä tulee ottaa huomioon myös palveluja ostettaessa ulkopuolelta. Kunnan arkistonmuodostaja ei voi vedota sähköisessä muodossa säilytetyn mutta konvertoimatta jääneen asiakirjatiedon osalta esimerkiksi käytettävyys- ja löydettävyysongelmiin.


Arkistolaki 831/1994


6.2.2 Säilytysmuotoina mikrokuvaus ja digitointi

Mikrokuvaus


Mikrokuvauksen tarkoituksena on pysyvästi säilytettävän asiakirjatiedon säilymisen turvaaminen ja käytettävyyden parantaminen. Mikrofilmi on hyödyllinen laajojen, usein käytettyjen, paljon tilaa vievien ja luettelomaisten asiakirjatietojen säilytysmuoto. Mikrokuvauksen haasteen muodostavat kustannukset ja vaadittava laitteisto sekä asiantuntemus. Mikrokuvauksen voi ostaa myös palveluna.


Kunnan arkistonmuodostajat voivat hävittää ne alkuperäiset pysyvästi säilytettävät aineistot, jotka ne ovat mikrofilmanneet ja jotka arkistolaitoksen säilytysaikapäätösten mukaisesti voidaan säilyttää joko paperiasiakirjoina tai mikrofilminä. Hävittämisen edellytyksenä on, että mikrokuvauksessa on noudatettu arkistolaitoksen määräystä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaamisesta mikrofilmillä ja mikrokuvaus on toteutettu laatukriteereiden mukaisesti sekä laadunvarmennus todennettu. Muussa tapauksessa pysyvään säilyttämiseen ainoastaan mikrofilmimuodossa tarvitaan arkistolaitoksen lupa.



Digitointi


Asiakirjatiedon digitoinnilla tarkoitetaan joko paperisen tai mikrofilmillä olevan aineiston muuttamista sähköiseen muotoon niiden käytettävyyden ja saatavuuden parantamiseksi. Digitointi ei korvaa alkuperäisaineistojen pysyvää säilytystä. Digitointihankkeita suunniteltaessa on hyvä olla yhteydessä alan asiantuntijoihin ja ottaa soveltuvin osin huomioon arkistolaitoksen suositus asiakirjallisen kulttuuriperinnön digitoinnin laatukriteereiksi. Digitoinnin ja pitkäaikaissäilyttämisen verkkopalvelusta löytyy myös lisätietoa.


6.2.3 Asiakirjojen käsittely ja huoltaminen

Jokainen asiakirjoja käsittelevä on velvollinen käsittelemään niitä siten, että ne eivät vahingoitu. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen asiallista käsittelyä ei ole esim. turha rei´ittäminen, taittaminen, kirjoittamisalustana pitäminen tai säilyttäminen ei-arkistokelpoisissa välineissä tai tallettaminen kiintolevyille. Arkistovastuuhenkilö seuraa arkistonmuodostajan pysyvästi säilytettävän aineiston käsittelyä ja kuntoa ja tarvittaessa puuttuu epäasianmukaiseen käsittelyyn.


Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen korjaus jätetään asiantuntijoiden tehtäväksi. Teippiä ja happamia liimoja ei saa käyttää asiakirjojen korjaamiseen. Arkistovastuuhenkilöt voivat itse tehdä vain muutamia toimenpiteitä vahingoittuneelle asiakirjalle. Korjaustarpeissa voi kääntyä mm. arkistolaitoksen asiantuntijoiden puoleen.


Arkistolaitoksen [asiakirjojen suojaamisohjeita] (linkki 55a) voidaan noudattaa soveltuvin osin.


6.2.4 Arkistotilat

Arkistolain 12 §:n mukaan asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on säilytettävä sellaisissa arkistotiloissa kuin arkistolaitos erikseen määrää.

Arkistotila on tarkoitettu ainoastaan pysyvästi ja pitkään säilytettäville asiakirjoille. Väestönsuojaa ei pidä käyttää arkistotilana, koska se tulee olla otettavissa varsinaiseen käyttöönsä pikaisella aikataululla.

Arkistotiloja rakennettaessa tai korjattaessa on otettava huomioon arkistolain perusteella annettava arkistolaitoksen määräys arkistotiloista. Määräys koskee lähi- ja päätearkistotiloja, joissa säilytetään pysyvästi säilytettävää arkistoaineistoa. Määräystä suositellaan sovellettavaksi myös määräajan säilytettävän aineiston säilytystiloihin. Arkistotiloja suunniteltaessa otetaan huomioon aineistoon ja käyttöön liittyvät asiat.

Kunnan keskusarkisto on perinteisesti sijainnut omissa tiloissa. Keskusarkistotoiminnot voidaan järjestää myös usean kunnan yhteistyönä tai ostamalla toiminnot ulkopuoliselta palveluntarjoajalta.


Arkistolaki 831/1994


6.2.5 Asiakirjatietojen suojaaminen poikkeuksellisissa oloissa

Arkistolain 4 §:n mukaan arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys, edistää tutkimusta sekä ohjata, kehittää ja tutkia arkistotointa. Arkistolain 12 §:n mukaan asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on säilytettävä sellaisissa arkistotiloissa kuin arkistolaitos erikseen määrää.

Kunnan asiakirjahallintoa johtavan henkilön tulee yhteistyössä valmiushenkilöiden ja tarvittaessa muiden arkistonmuodostajien vastuuhenkilöiden kanssa määritellä asiakirjatietojen, myös sähköisten, suojaamistarve ja menettelyt niin normaalioloissa kuin kriisitilanteita ja poikkeusoloja varten. Asiakirjatietojen suojelu perustuu poikkeusoloissakin niin pitkälle kuin mahdollista normaaliolojen järjestelyihin. Sähköisessä toimintaympäristössä raja tietojenkäsittelyn normaaliolojen ja poikkeusolojen varmistamistarpeiden välillä on häviämässä. Laajojen järjestelmäkokonaisuuksien ylläpito, verkot sekä verkkopalvelut edellyttävät normaalioloissakin varautumista häiriöihin ja laajavaikutteisiin keskeytyksiin.

Arkistonmuodostajan toiminnan kannalta tärkeimpien asiakirjatietojen mahdollinen varmuus- ja suojakopioinnin tarve arvioidaan. Huomattavaa tutkimuksellista, oikeudellista ja taloudellista arvoa omaavista tiedoista voidaan valmistaa varmuus- ja suojakopioita. Varmuuskopiot voidaan säilyttää käyttökohteessa, mutta suojakopioita säilytetään jo normaalioloissa ulkopuolisessa, suojatussa säilytyspaikassa.

Asiakirjatiedot ryhmitellään kolmeen suojeluluokkaan ja ne sekä niiden muutokset merkitään arkistonmuodostussuunnitelmiin. Kunnan valmiusohjeen määrittelemä taho laatii arkistolaitoksen ohjeen mukaisesti myös oman asiakirjojen suojelusuunnitelmansa, jonka ajantasaisuus tarkistetaan määräajoin. Suunnitelma laaditaan joko erillisenä tai sisällytetään organisaation valmius-, pelastus- tai muuhun vastaavaan suunnitelmaan.

Kunnan asiakirjahallintoa johtava henkilö laatii myös asiakirjatietojen valmius- ja evakuointisuunnitelman yhdessä valmiuspäällikön kanssa, mikäli organisaation toiminnan jatkuvuuden turvaaminen ja suojaaminen ei sen sijoituspaikkakunnalla kaikissa poikkeusoloissa ole mahdollista.

Tärkeät tietojärjestelmät on syytä suojella kokonaisuutena järjestelmän toiminnallisuudet mukaan lukien. Tietojärjestelmien tärkeysluokittelun perusteet on tuotu esille valtiovarainministeriön VAHTI-suosituksissa, jota kunnat voivat hyödyntää soveltuvin osin.