6.3 Tietopalvelu keskusarkistossa

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Arkistolain 7 §:n mukaan arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen sekä huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta. Arkistolain 12 §:n mukaan asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa asiattomalta käytöltä.


Keskusarkisto vastaa hallussaan olevia asiakirjatietoja koskevasta tietopalvelusta. Keskusarkiston tieto- ja tutkijapalvelutehtävät on syytä ohjeistaa. Tietopalvelussa noudatetaan julkisuudesta ja tietosuojasta annettua lainsäädäntöä.


Jokaisella on oikeus käyttää keskusarkiston julkisia asiakirjatietoja ja niiden hakemistoja. Pyytäjän ei tarvitse perustella pyyntöään eikä selvittää henkilöllisyyttään, mutta pyynnön kohteena olevan asiakirjatiedon sisältö on yksilöitävä riittävästi. Asiakirjoista saa kopion tai jäljennöksen.


Asiakirjatietojen käyttöä tulee valvoa: suuremmissa arkistoissa on asiakkaita varten tutkijasali ja muissakin tulee järjestää valvottu tila tutkimista varten. Asiakas tilaa asiakirjatiedot arkistoluetteloiden ja -hakemistojen avulla. Asiakasta ei päästetä arkistotiloihin. Myöskään kunnan omilla sellaisilla työntekijöillä, joiden tehtäviin ei kuulu salassa pidettävien asiakirjatietojen käsittely, ei saa olla esteetöntä pääsyä arkistoon.


Keskusarkiston ulkopuolelle asiakirjatietoja lainataan vain oman kunnan virkakäyttöön, toisille viranomaisille, arkistolaitoksen yksiköille tai muuhun laitokseen, jossa niiden käyttö on valvottua ja säilyttäminen turvattua ja asiaton käyttö estetty. Yksityisille asiakirjoja ei lainata, ei esimerkiksi kotilainaksi kunnan työntekijälle.


Pääosa keskusarkistoon siirretyistä asiakirjatiedoista on julkisia. Salassa pidettävät asiakirjatiedot, joiden salassa pito perustuu aina julkisuuslakiin tai erityislakiin, tulevat julkisiksi yleensä, ellei niistä ole toisin säädetty, 25 vuoden kuluttua asiakirjan päiväyksestä. Kuitenkin yksityisiä henkilöitä koskevat, salassa pidettävät asiakirjatiedot tulevat julkisiksi vasta 50 vuoden kuluttua henkilön kuolemasta tai, jollei tästä ole tietoa, 100 vuoden kuluttua asiakirjan päivämäärästä. Tutkija voi saada salassa pidettävän asiakirjatiedon käyttöönsä käyttöluvalla ja sitoumuksella.


Tietosuojakysymykset otetaan huomioon julkaistaessa asiakirjatietoja ja niitä koskevia luettelo- ja kuvailutietoja tietoverkoissa.


Arkistolaki 831/1994, Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999, Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/1999, Henkilötietolaki 523/1999, Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004, Sähköisen viestinnän tietosuojalaki 516/2004 ja kunnan toimintaa koskevat erityislait