6.4 Asiakirjatiedon käytön edistäminen

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Kunnallista asiakirjatietoa säilytetään tarvitsijoiden käyttöön. Tiedon tehokkaan käytettävyyden ja sen edistämisen kannalta sekä päällekkäisen työn välttämiseksi systemaattinen, suunnitelmallinen ja pitkäjänteinen toiminta on oleellista asiakirjatiedon elinkaaren eri vaiheissa.


Asiakirjahallintoa johtava henkilö voi kiinnittää kunnan päättäjien tai suuren yleisön huomion arkistotietoon esimerkiksi järjestämällä ajankohtaiseen teemaan (esim. merkkivuoteen) liittyvä asiakirjanäyttely, esittelemällä arkistoa koululais- ja opiskelijaryhmille, hyödyntämällä internetiä ja edistämällä laajemmin asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilymistä ylläpitämällä kotiseutuarkistotoimintaa.


Kiinnostavaan teemaan liittyvä pienimuotoinenkin asiakirjanäyttely, joka voidaan sijoittaa näkyvälle paikalle esimerkiksi kunnantalon aulaan tai kirjastoon, edistää huomion kiinnittymistä kunnan asiakirjatietoihin. Verkkonäyttelyllä voidaan tavoitella suurempia tutustujamääriä. Mahdollisuuksien mukaan asiakirjahallintoa johtavan henkilön tai arkistonmuodostajien arkistovastuuhenkilön kannattaa myös pyrkiä yhteistyöhön esimerkiksi kirjaston tai museon kanssa näyttelyiden rakentamisessa.


Arkistohakemistojen vieminen internetiin voidaan toteuttaa osana kunnan kotisivuja. Tietosuojakysymyksiin sekä tiedon löydettävyyteen ja ymmärrettävyyteen on syytä kiinnittää erityistä huomiota. Kunnan arkistoaineiston vieminen yleisiin tietoverkkoihin edellyttää tietosisällön kuvailua.


Kunta voi ylläpitää Kotiseutuarkistoa paikallisen yksityisluontoisen asiakirja-aineiston säilyttämiseksi ja viranomaisaineistosta heijastuvan menneisyyden kuvan monipuolistamiseksi.


Arkistolaki 831/1994; Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999, Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/1999, Henkilötietolaki 523/1999