Arkistointi: arkistokaava ohjaa, tapahtuu arkistokaavan mukaisesti

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Arkistoinnilla tarkoitetaan toiminnassa syntyneiden asiakirjojen liittämistä arkistokokonaisuuteen eli siihen sarjaan, johon ne arkistonmuodostussuunnitelman mukaan kuuluvat. Arkistoinnin suunnittelussa keskeistä on sarjanmuodostuksen suunnittelu.

Ennen vuoden 1981 arkistolakia sarjanmuodostusta ja kaikkien asiakirjojen arkistointia ohjasi arkistokaava.

Järjestelykaava sisältää jo itsessään sarjanmuodostusta koskevat ohjeet. Arkistonhoidon opas 1978: 57
Asiakirjojen arkistointia ohjaavat…järjestelykaava: kaikki asiakirjat, koko arkisto. Arkistonhoidon opas 1978: 59

Vuoden 1981 arkistolain jälkeen sarjanmuodostus perustui arkistonmuodostussuunnitelmaan, jossa tehtävittäin selvitetään, mitkä asiakirjat arkistoidaan yhteen sarjaksi. Valtionarkiston yleisohjeeseen valtion virastojen ja laitosten arkistotoimesta sisältyvässä arkistotoimen toimintahierarkia-kaaviossa (1985: 7) arkistoinnin sanotaan tapahtuvan arkistonmuodostussuunnitelman mukaan ja asiakirjojen luetteloinnin arkistokaavan mukaan. Tämän jälkeen arkistointia ei enää teksteissä liitettykään arkistokaavaan, vaan arkistokaavan keskeiseksi funktioksi nähtiin luetteloinnin ohjaaminen.

Kuitenkin tekstien mukaan arkistonmuodostussuunnitelman laadinnan osana pysyvästi (ja pitkään) säilytettäviä asiakirjasarjoja varten laaditaan myös arkistokaava.

Kun asiakirjojen lopullinen säilytys- eli arkistointitapa…on päätetty ja nähdään, millaisia asiakirjasarjoja…syntyy, laaditaan pysyvästi ja pitkään… säilytettäville aineistoille arkistokaava. Arkistolaitoksen suositus arkistonmuodostussuunnitelman laadinnan, käytön ja ylläpidon periaatteiksi 2004
[A]rkistonmuodostussuunnitelmasta erotetaan pysyvästi säilytettävät tietoaineistot ja laaditaan niiden käsittelyä…ohjaava arkistokaava. AMS opas 2007

Arkistokaavan mukainen sarjatunnus, eli luokan tunnus, merkitään sarjaan arkistoitavien asiakirjojen kohdalle arkistonmuodostussuunnitelmaan.

Arkistokaava on tarkoituksenmukaista suunnitella jo arkistonmuodostussuunnitelman laadinnan loppuvaiheessa [sp-asiakirjoille]. Näille asiakirjasarjoille annetaan arkistotunnus, joka merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan viimeisenä sarakkeena. Valtionarkiston yleisohje valtion virastojen ja laitosten arkistotoimesta 1985: 9.
Arkistonmuodostussuunnitelman merkitään arkistokaavaan sisältyvien asiakirjallisten tietojen kohdalle arkistokaavan mukainen arkistotunnus. AMS opas 2007

Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen osalta ’liittäminen sarjaan, johon ne arkistonmuodostussuunnitelman mukaan kuuluvat’ on siis edelleen niiden arkistointia siihen arkistokaavan mukaiseen luokkaan, johon ne (arkistonmuodostussuunnitelman mukaan) kuuluvat. Arkistonmuodostuksen suunnittelun aikaisempaan käytäntöön tuoma käsitteellinen muutos ei ollutkaan arkistokaavan roolin muuttuminen (pysyvästi säilytettävien asiakirjojen) arkistoinnissa, vaan sarjanmuodostuksen tarkka suunnittelu arkistonmuodostajan tehtävien pohjalta. Kun arkistokaava tekstien mukaan laaditaan osana arkistonmuodostussuunnitelman laatimista ja kaavan mukainen sarjatunnus merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan, on arkistokaavalla edelleen rooli asiakirjojen arkistoinnissa. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistointi arkistonmuodostussuunnitelman osoittamaan sarjaan on näiden asiakirjojen luokittelua arkistokaavan mukaisiin luokkiin.