Arkistokaava: ohjaa (pysyvästi säilytettävien) asiakirjojen luokittelua

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Jokaisessa tekstissä arkistointi-kategoria esiintyy arkistokaavan käsittelyn yhteydessä, mutta arkistokaavaa käsitellään teksteissä eksplisiittisesti hyvin vähän arkistoinnin yhteydessä, ja tämäkin vain vanhimmissa teksteissä.

Arkistoinnin käsittely teksteissä on sarjanmuodostuksen suunnittelun periaatteiden esittelyä, ja sarjanmuodostus on, teksteissä implisiittinen, yhteys arkistokaavan ja arkistoinnin välillä. Sarjanmuodostuksen suunnittelun tuloksena syntyneet asiakirjasarjat luokitellaan määrättyä luokitusjärjestelmää (nykyisin arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväluokitus) käyttäen arkistokaavaksi, joka osoittaa asiakirjasarjojen keskinäisen järjestyksen ja arkiston kokonaisrakenteen. Käytännön arkistoinnissa (pysyvästi säilytettävät) asiakirjat luokitellaan arkistokaavan mukaisiin sarjoihinsa, mikä toteuttaa arkistonmuodostuksen. Kunnallisen arkistotoimen ohjeessa 1996 todetaan, että arkistointi määrää arkiston lopullisen rakenteen (1996: 17) ja arkistokaava esittää arkiston rakenteen (1996: 34)

Ennen vuoden 1981 arkistolakia arkistokaava ohjasi kaikkien asiakirjojen sarjanmuodostusta ja arkistointia. Sen jälkeen sarjanmuodostus on suunniteltu arkistonmuodostussuunnitelmassa ja arkistokaava osoittaa millaisia pysyvästi (ja pitkään) säilytettäviä asiakirjasarjoja arkistoon muodostuu.