Arkiston päättäminen

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Arkisto päätetään, kun arkistonmuodostuksessa tapahtuu suuri muutos tai organisaation yhdistämis- tai lakkauttamistilanteessa (ks. tarkemmin tämän oppaan luku Tiedon elinkaari, tiedonhallinnan välineet sekä näiden käytäntöön soveltaminen). Sen sijaan pelkkä nimen muuttuminen ei merkitse, että arkisto tulisi katkaista. Aikaisempi nimi merkitään kuvailutietoihin, jolloin tiedot löytyvät myös aikaisemman nimimuodon avulla.


Provenienssiperiaatteen mukaisesti päätettävän arkiston asiakirjatiedot muodostavat kokonaisuuden, joka on säilytettävä erillään muista arkistoista ja johon on koottava kaikki tämän arkistonmuodostajan aineisto, myös sähköisessä muodossa oleva aineisto.


Lakkautettavan kunnallisen arkistonmuodostajan arkisto päätetään lakkauttamisvuoden loppuun ja seulotaan, järjestetään, luetteloidaan ja kuvaillaan. Jo keskusarkistoon siirretyn aineiston ohella asiakirjatietoja on edelleen lähiarkistoissa ja työpisteissä sekä sähköisessä muodossa, mikä kaikki kuuluu päätettävään arkistoon. Päätettävien arkistojen tietojärjestelmien osalta on huolehdittava asiakirjatietojen säilytysaikapäätösten mukaisesta säilyttämisestä asianmukaisella säilytysvälineellä ja määräajan säilytettävän tiedon hävittämisestä säilytysajan umpeuduttua.


Jos toiminnan jatkumisen turvaamiseksi jotain asiakirjaryhmiä tai -sarjoja tarvitaan seuraajan toiminnassa, nämä lainataan ja palautetaan välittömästi käyttötarpeen lakattua oman arkistonmuodostajansa arkistoon asianmukaiselle paikalle provenienssiperiaatteen mukaisesti. Vain jos kyse on esimerkiksi rekisteristä, jota ei voida jakaa, voidaan aineisto siirtää uuden arkistonmuodostajan haltuun. Arkistoluetteloon/-hakemistoon tulee tällöin tehdä merkintä siirrosta. Lakkauttamishetkellä keskeneräiset asiat siirtyvät uuden arkistonmuodostajan arkistoon.


Jatkavan kunnallisen arkistonmuodostajan velvollisuus on säilyttää päätetyt arkistot arkistokelpoisissa säilytysvälineissä ja arkistotiloissa tietosuojasta ja -turvallisuudesta huolehtien, hävittää vuosittain ne asiakirjatiedot, joiden säilytysaika on kulunut umpeen, ja hoitaa tietopalvelu.


Kuntayhtymän purkautuessa yksi jäsenkunnista vastaa kuntayhtymän arkistosta.