Arkistonmuodostus: arkistointi toteuttaa käytännössä

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Arkistointi on arkistonmuodostutuksen suunnittelun keskeinen osa yhdessä arvonmäärityksen ja rekisteröinnin kanssa. Arkistointi toteuttaa arkistonmuodostuksen käytännössä.

Arkisto muodostuu siten, että eri asiakirjat tehtävänsä täytettyään siirretään niille kuuluviin sarjoihin eli arkistoidaan arkistoyhteyteensä. Arkistotoimikunnan mietintö 1978: 3.

Arkistoinnin merkitystä arkistonmuodostuksen osana kuvaa, että vielä Arkistointi ja kirjaaminen kunnallishallinnossa -oppaassa 1990 käytetään termiä arkistointisuunnitelma, ei arkistonmuodostussuunnitelma.

Arkistonmuodostuksen ohjaus- tai suunnittelulähestysmistavassa oleellista on arkistoinnin tapahtuminen välittömästi asian käsittelyn päätyttyä, osana organisaation jokapäiväistä toimintaa.

Kaiken arkistonmuodostuksen lähtökohtana on asiakirjojen arkistointi. Arkistoinnilla tarkoitetaan asiakirjojen liittämistä arkistoon sen jälkeen kun tehtävä, jota ne koskevat on tullut suoritetuksi… Arkistonhoidon opas 1978:36.
Arkistonmuodostuksen tulisi tapahtua siten, että asiakirjat välittömästi asian käsittelyn jälkeen arkistoidaan… Arkistotoimi ja asiakirjahallinto 1994: 65.
Arkistonmuodostussuunnitelman keskeisiin tavoitteisiin kuuluu, että suunnitelma ohjaa arkistoinnin tapahtuvaksi muun toiminnan ohessa… Arkistolaitoksen suositus arkistonmuodostussuunnitelman laadinnan, käytön ja ylläpidon periaatteiksi 2004