Arkistonmuodostus: arkistokaava ohjaa, on pohjana

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Muutos termistä järjestelykaava termiin arkistokaava liittyy arkistotoimikunnan mietinnössä 1977 esitettyyn tarpeeseen kehittää arkistonmuodostuksen ohjausta.

Arkistonmuodostuksen kannalta ratkaisevin vaihe virastossa on se, jolloin asiaa koskevat asiakirjat käsittelyn päätyttyä liitetään viraston arkistoon. Tätä vaihetta korostaakseen [toimikunta esittää], että arkistonmuodostajan palveluksessa olevien on käsittelyn päätyttyä arkistoitava asiakirjat siten kuin arkistonmuodostajan arkistosäännössä määrätään. Arkistotoimikunnan mietintö 1977: 72

Perinteistä järjestelykaavaa piti kehittää arkistonmuodostuksen ohjauksen välineeksi:

Jo sillä hetkellä, kun asiakirja vastaanotetaan tai laaditaan pitäisi olla selvää, mihin se käsittelyn jälkeen on sijoitettava. Jos järjestelykaava on kehitetty tälle tasolle, tulee järjestelykaavasta asiakirjojen arkistointikaava… Arkistonhoidon opas 1978: 61.

Valtionarkiston ohjeessa kunnallisten arkistojen asiakirjojen hoitamisesta todetaan, että ’pelkästään perinnäistä arkiston järjestelykaavaa ei enää voida pitää riittävänä arkistonmuodostusta ohjattaessa’ (1979:5) ja käytetään jo termiä arkistokaava.

Ajatus arkistokaavasta arkistonmuodostuksen ohjauksen välineenä on näkyvissä vielä 1980-luvun teksteissäkin. Valtionarkiston ohjeessa valtion virastojen ja laitosten arkistosäännöstä arkistokaavaa käsitellään luvussa Arkistonmuodostussuunnitelma, jossa todetaan, että arkistonmuodostussuunnitelma voidaan esittää myös arkistokaavan mukaisessa järjestyksessä (1983: 7). Valtionarkiston yleisohje valtion virastojen ja laitosten arkistotoimesta 1985 on viimeinen teksti, jossa arkistokaavaa käsitellään osana arkistonmuodostusta käsittelevää lukua, mutta jo erillisenä alalukuna. Näissä ohjeissa on kuitenkin myös jo nähtävissä muutos arkistokaavaan pohjaavasta arkistonmuodostuksen ohjauksesta arkistonmuodostuksen suunnitteluun.