Asiakirjajärjestelmä

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

en records system; EDRMS = Electronic Document and Records Management Systems (vanhempi termi EDMS = electronic document management system)

HUOM. Termillä asiakirjajärjestelmä on eri merkitys kuin termeillä Asiankäsittelyjärjestelmä ja Asianhallintajärjestelmä.



Määritelmä

Asiakirjajärjestelmä on Tietojärjestelmä, joka ottaa talteen ja käsittelee asiakirjoja sekä mahdollistaa pääsyn niihin elinkaaren kaikissa vaiheissa. SFS-ISO 15489 Asiakirjahallinto



Termi ja sen suhteet muihin termeihin

Termi esiintyy standardissa SFS-ISO 15489 Asiakirjahallinto, jonka luku 8 käsittelee asiakirjajärjestelmän suunnittelua ja toteutusta. Standardin mukaan asiakirja ei ole mitä tahansa tietoa, vaan sisällön, rakenteen ja kontekstin muodostama kokonaisuus, jonka autenttisuus, luotettavuus, eheys ja käytettävyys on varmistettu. Asiakirjajärjestelmä toimii näiden asiakirjatiedon hallinnalle asetettujen vaatimusten mukaisesti.

Asiakirjajärjestelmien vaatimusmäärittelyä on tehty mm. EU:n puitteissa Model Requirements for the Management of Electronic Records –määrittelyssä (MoReq) ja kansallisesti arkistolaitoksen SÄHKE-hankkeessa. Kansallisesti Asiankäsittelyjärjestelmä on esimerkki asiakirjajärjestelmästä. Kaikki asiakirjajärjestelmät eivät kuitenkaan ole asiankäsittelyjärjestelmiä.