Asiakirjatiedon arvon määritys ja seulonta

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Arkistolain 8 §:n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi.

Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että organisaatio arvioi asiakirjatietojensa ja tietojärjestelmiin tallennettujen tietojensa merkityksen lainsäädännön, oman toimintansa ja tulevan tutkimuksen tietotarpeiden näkökulmasta. Asiakirjatietojen säilytysaikoja määriteltäessä on otettava huomioon yleinen lainsäädäntö, organisaatiota koskeva erityislainsäädäntö, kuntalaisen, organisaation ja työntekijän oikeusturva, kunnan toiminta ja hallintokäytäntö.

Arkistolaitoksen pysyvästi säilytettäviä kunnallisia asiakirjatietoja koskevat seulontapäätökset ovat yleispäätöksiä ja kattavat koko kunnallishallinnon. Joissain tapauksissa asiakirjatiedoista otetaan arkistolaitoksen päätöksellä otanta koko aineiston pysyvän säilytyksen sijasta.

Arkistonmuodostaja päättää itse määräajan säilytettävien asiakirjatietojen säilytysajat. Mikäli arkistonmuodostajalla tulee tarpeita tehdä esityksiä säilytysajoiksi tehtävistä, joissa niitä ei ole määritelty, arkistovastaavat toimittavat ne kunnan asiakirjahallintoa johtavalle henkilölle. Asiakirjahallintoa johtava henkilö kokoaa esitykset ja lähettää ne Suomen Kuntaliittoon, joka kokoaa ehdotukset kunnallisten asiakirjatietojen säilytysajoiksi ja välittää ne edelleen Kansallisarkistolle pysyvästi säilytettävien asiakirjojen määräämistä varten. Kuntien asiakirjahallintoa johtavat henkilöt voivat olla myös suoraan yhteydessä arkistolaitokseen. Suomen Kuntaliitto julkaisee omat suosituksensa määräajan säilytettäville asiakirjatiedoille.

Säilytysaikoja määritellessä kunta voi käyttää hyväksi arkistolaitoksen opasta säilytysaikojen määrittelyn periaatteiksi ja ohjetta julkishallinnon asiakirjallisten tietojen seulonnasta sekä Suomen Kuntaliiton säilytysaikasuosituksia. Arkistonmuodostaja yhdessä asiakirjahallintoa johtavan henkilön kanssa määrittelee säilytysajat mahdollisimman konkreettisiksi ja ensisijaisesti vuosina. Tietojärjestelmien hävittämistoiminnallisuus edellyttää säilytysaikojen määrittelyä vuosina. Asiakirjatiedon sähköisessä säilyttämisessä on syytä yhdenmukaistaa ja yksinkertaistaa säilytysaikoja.

Henkilötietolaissa määritelty henkilörekisterien hävittäminen ei koske kuntasektoria, koska arkistolaki erityislakina syrjäyttää henkilötietolain, joka on yleislaki. Tämän vuoksi kunnallisten asiakirjojen seulonta perustuu ainoastaan arkistolakiin. Jos rekistereitä koskevissa laeissa on määräyksiä niiden tietojen hävittämisestä, nämä lait syrjäyttävät puolestaan arkistolain.

Asiakirjatietojen säilytysajat ja säilytyksen vastuut kootaan AMS:aan. Tarpeettomiksi käyneitä asiakirjatietoja ei saa hävittää ennen kuin niiden säilytysarvo on määritelty ja vahvistettu.

Asiakirjatiedolla voi olla elinkaarensa aikana useita eri säilytysmuotoja. Säilytysmuodosta riippumatta asiakirjatiedoilla voi olla eripituisia säilytysaikoja. Myös samaan tietojärjestelmään tallennetuilla tiedoilla on erilaisia säilytysaikoja. Määräajan säilytettävät tiedot on voitava hävittää säilytysaikojen umpeuduttua. Asiakirjatieto säilytetään pitkän aikaa ja pysyvästi vain yhdessä säilytysmuodossa. Asiakirjatietojen säilymisen varmistamiseksi voidaan aineistoa digitoida tai mikrokuvata käyttöä varten.

Kuntien pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen pysyvään sähköiseen säilyttämiseen tarvitaan aina arkistolaitoksen lupa. Kysymys kuntasektorin pysyvästi säilytettävien sähköisten asiakirjojen pysyvän säilyttämisen organisoinnista on opasta laadittaessa ratkaisematta. Tätä koskevat ratkaisuvaihtoehdot liittyvät kiinteästi arkistolainsäädännön uudistamiseen, joka on tarkoitus käynnistää syksyllä 2011. Määräajan säilytettävien sähköisten asiakirjojen säilyttämisratkaisun kunnat voivat valita vapaasti edellyttäen, että asiakirjatiedot säilyvät ja ovat käytettävissä niille AMS:ssa määrätyn säilytysajan.


Arkistolaki 831/1994