Asiakirjatiedon hävittäminen

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Arkistolain 13 §:n mukaan tarpeeton aineisto tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu.

AMS:ssa vahvistetut säilytysajat ohjaavat asiakirjatietojen hävittämistä. Säilytysajat ovat aina vähimmäissäilytysaikoja, joita ei saa alittaa. Asiakirjatietoja ei myöskään saa hävittää ennen kuin asia, johon ne liittyvät, on käsitelty loppuun. Hävittämiselle pitää löytyä aina perusteet.

Määräajan kuluttua hävitettävien asiakirjatietojen säilytysaikojen laskemiseksi noudatetaan tiettyjä periaatteita. Hävittämistä helpottaa määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen pitäminen erillään pysyvästi säilytettävistä tiedoista jo käsittelystä lähtien (ns. ennakkoseulonta).

Asiakirjatietoja hävitettäessä varmistetaan aina hävittämisprosessi (vastuut, hävittämispaikat ja –tavat), estetään tietojen asiaton käyttö ja varmistetaan tietosuojavelvoitteiden toteuttaminen. Hävitettävät asiakirjatiedot poistetaan käytöstä joko tuhoamalla ne fyysisesti tai saattamalla ne muuten sellaiseen muotoon, ettei niiden sisältämää tietoa voida käyttää. Erityistä huolellisuutta noudatetaan salassa pidettävien tietojen hävittämisessä. Hävitettävien asiakirjatietojen käsittelyketjun tulee olla kontrolloitu.

Kukin työntekijä vastaa omien työkappaleidensa tai työpisteessään säilytettävien asiakirjatietojen hävittämisestä, arkistovastuuhenkilöt vastuullaan olevan aineiston ja asiakirjahallintoa johtava keskusarkistosta hävitettävän aineiston hävittämisestä. Kunnan arkistonmuodostaja voi hävittää asiakirjatiedot itse tai antaa sen palveluyrityksen tehtäväksi. Hävityspalvelun ostamisesta tehdään kirjallinen sopimus, johon kirjataan yksilöidysti hävitettävää aineistoa koskevat tietoturvavaatimukset ja muut sopimusehdot sekä hävittämisketju kokonaisuudessaan (kuljetus, säilytys ja lopullinen hävittäminen).

Hävittämisestä laaditaan hävitysesitys tai hävitysluettelo asiakirjahallinnon toimintaohjeen mukaisesti.

Tietojärjestelmiltä edellytetään hävittämistoiminnallisuutta, joka mahdollistaa määräajan säilytettävien asiakirjatietojen keskitetyn hävittämisen järjestelmässä ajastetusti ja automatisoidusti. Järjestelmän tuottamaan hävitysesitykseen voivat sisältyä vain ne asiakirjatiedot, joiden säilytysaika on päättynyt, joiden tietosisältö on lukittu niin, että sitä ei voi muuttaa ja jotka liittyvät päätettyyn käsittelyprosessiin.

Arkistolaitoksen ohjetta Valtionhallinnon asiakirjojen seulonnasta ja hävittämisestä, jossa esitetään hävitysesityksen tai hävittämisluettelon sisältö sekä valtiovarainministeriön yleisohjetta tarpeettomiksi tulleiden tietoaineistojen hävittämisestä, voidaan soveltuvin osin hyödyntää kunnissa.


Arkistolaki 831/1994