Asiakirjatiedon säilyvyyden turvaaminen

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Arkistolain 11 §:n mukaan pysyvästi säilytettävät asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen arkistolaitoksen määräyksen mukaisesti.

Asiakirjatiedon, myös sähköisen, suunnittelussa ja laatimisessa on otettava arkistolain mukaan huomioon sen koko elinkaari ja käyttäjät. Kunnan arkistonmuodostajien tulee noudattaa arkistolaitoksen määräystä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävistä materiaaleista ja menetelmistä. Luettelo arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä sisältää tiedot asiakirjojen valmistukseen käytettävistä arkistopapereista, väreistä, kynistä, kopiokoneista ja tulostimista. Luetteloa on päivitetty 15.10.2010 jälkeen vain papereiden osalta. Muilta osin hankintoja tehtäessä on varmistettava arkistokelpoisuusvaatimusten täyttymisestä. (Ks. myös luku 6.2.1.)

Sähköisten asiakirjatietojen käsittelyssä otetaan huomioon arkistolaitoksen määräykset ja ohjeet. Sähköisessä toimintaympäristössä metatiedot ja luotettava aukoton käsittely takaavat asiakirjatiedon todistusvoimaisuuden ja luotettavuuden. Sähköistä säilyttämistä varten on säilytysjärjestelmässä omat metatiedot ja toiminnallisuudet. Lisäksi on välttämätöntä huolehtia asiakirjatietojen konvertoinnista, varmuuskopioinnista ja vastaavista toimenpiteistä. Pysyvästi säilytettävän asiakirjatiedon säilyttämiseksi pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa kunnan tulee noudattaa arkistolaitoksen SÄHKE-määräyksiä.

Jos asiakirjatiedon säilyttäminen on ulkoistettu esim. tietojärjestelmätoimittajille, säilymisen vastuu on kuitenkin aina kunnan arkistonmuodostajalla itsellään. Pysyvästi säilytettävää asiakirjatietoa ei voi jättää tietojärjestelmätoimittajalle määräämättömäksi ajaksi, vaan kunnan arkistonmuodostajan tulee ottaa arkistokelpoiset tulosteet.


Arkistolaki 831/1994