Asian ja asiakirjatiedon elinkaari

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Asian käsittelyn elinkaaren yleisiä vaiheita ovat esimerkiksi

- vireille tulo/pano

- rekisteröinti

- valmistelu/käsittely

- päätöksenteko

- tiedoksianto

- toimeenpano

- seuranta

- valvonta

- muutoksenhaku


Asiakirjahallinnossa asiakirjatiedon elinkaari ymmärretään yhtenäiseksi, useimmiten myös kolmivaiheiseksi kokonaisuudeksi: aktiivi-, passiivi- ja historialliseksi vaiheeksi, jolloin

- Aktiivivaiheessa asiakirjatiedot laaditaan, käsitellään ja arkistoidaan. Niitä käytetään ja säilytetään ja hävitetään työpisteissä.

- Passiivivaiheessa asiakirjatietoja ei enää käytetä päivittäisissä tehtävissä. Ne siirretään viraston tai laitoksen arkistoon tai hävitetään säilytysajan umpeuduttua.

- Historiallisessa vaiheessa arkistolaitoksen määräämä pysyvästi säilytettävä asiakirjatieto, korkeintaan 10-15 % aineistosta, siirretään kunnan keskusarkistoon. Niiden käytön painopiste on kuntalaisten oikeusturvan takaamisessa sekä tutkimuksen ja kulttuurin tarpeissa.


Käytettäessä ilmaisua asiakirjatiedon elinkaaren alkuvaiheet tässä oppaassa viitataan aktiivi- ja passiivivaiheiseen. Asiakirjatiedon elinkaaren loppuvaiheilla viitataan puolestaan historialliseen vaiheeseen sekä määräajan säilytettävien asiakirjojen osalta passiivivaiheen päätteeksi tapahtuvaan hävittämiseen.


Sähköisessä asiakirjahallinnassa elinkaariajattelun tilalle on kehitetty asiakirjojen kontinuumimalli (records continuum model), jossa korostuu asiakirjatietojen hallinta jatkuvana prosessina ja sen tarkastelu organisaation toiminnan näkökulmasta.