Erillisrekisterit

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

LUONNOS

Substanssiaineisto, rekisteri/tietokantamuotoinen tieto

Asiankäsittelyjärjestelmien lisäksi organisaation tuottamaa tietoa käsitellään operatiivisissa tietojärjestelmissä ja erillisrekistereissä. Asiankäsittelyjärjestelmä ja yksi tai useampi erillisrekisteri voidaan tarjota käyttäjälle yhtenä käyttöliittymänä ja kokonaisuutena, jossa ei enää ole edes tarkoituksenmukaista erotella tiedonlähteitä toisistaan.

Erillisrekisterin tietosisältö on tyypillisesti jatkuvasti päivittyvää dataa, jota muokataan, käytetään uudelleen ja josta voidaan muodostaa myös asiakirjoja erilaisiin käyttötarkoituksiin. Tieto muodostuu määritellyistä tietokentistä:

ESIMERKKI 1: hakemus-hakemusluokka-hakemustyyppi-käsittelyaika-käsittelyprosessi-käsittelytyyppi-käsittelyvaihe-luvan tila-erityisluokitus/erilaisia koodistoja jotka kytkevät rekisteritiedon toisiin luokituksiin ja suurempiin kokonaisuuksiin.

ESIMERKKI 2: kiinteistörekisterin tietokentät -> TÄHÄN MUUTAMA METATIETO

Kaikki erillisrekisterin datan käyttötapaukset eivät ole välttämättä etukäteen tiedossa, eivätkä siis myöskään käsittelyprosessin käsittelyvaiheina mallinnettavissa. Ko. datoista on tyypillisesti myös laadittu hyvin tarkkoja metatietokuvauksia, joten kannattaa tarkkaan miettiä, mille tarkkuustasolle TOS:an kuvaukset ulotetaan.

Asiankäsittelyprosessin metatietoihin verrattuina erillisrekisterien metatiedot ovat hyvin spesifejä, tiettyyn hallinnon tai substanssin erityisalueeseen liittyviä tietoja. Useilla julkishallinnon toimijoilla on ainutlaatuisia erillisrekistereitä, joiden tietoja ei ole saatavissa mistään muualta. Asian käsittelyprosessi ei aina ilmene erillisrekisteristä niin selkeästi kuin asiankäsittelyjärjestelmästä.