Hyvän tiedonhallintatavan vaikutukset asiakirjahallintoon

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Arkistolainsäädäntö ei määrittele hyvää tiedonhallintatapaa. Julkisuuslainsäädännön mukaan viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä, suojaamisesta, eheydestä ja muusta tietoon vaikuttavista tekijöistä koko niiden elinkaaren (ks.sanasto) ajan. Näin ollen hyvä tiedonhallintatapa vaikuttaa olennaisesti asiakirjahallinnon suunnitteluun ja toteuttamiseen ja julkisuuslainsäädännön hyvää tiedonhallintatapaa koskevat säädökset on otettava huomioon asiakirjahallinnossa.

Vaatimus hyvästä tiedonhallintatavasta kohdistuu myös kunnan sähköisen asioinnin kehittämiseen ja tietojärjestelmien suunnitteluun, käyttöönottoon ja käyttöön. Tietojärjestelmien kehittämisessä ja suunnittelussa tulisi arkistonmuodostajan yhteistyössä tietojärjestelmätoimittajien kanssa varmistaa tietojärjestelmien yhteentoimivuus.

Tiedon hallinnan tulee toteuttaa julkisuuteen, salassapitoon ja tietoturvaan liittyviä vaatimuksia asiakirjatiedon laatimisessa, käsittelyssä, säilyttämisessä, hävittämisessä ja tietopalvelussa. Johto on vastuussa siitä, että korkeatasoisen asiakirjahallinnon edellyttämät vastuut, resurssit, ohjeistus, parhaat käytänteet ja valvonta toteutuvat. Sisäisellä koulutuksella ja tiedotuksella sekä henkilöstön sitouttamisella toteutetaan hyvää tiedonhallintatapaa ja sen vaatimuksia. Nämä otetaan huomioon erityisesti hallinto- ja palveluyhteistyömuutosten sekä sähköisten toimintatapojen käyttöönoton ja uudistamisen yhteydessä.

Asiakkaalla on oikeus hyvään palveluun ja hallintoon, asioiden ja tietojen käsittelyyn sekä tietopalveluun. Hyvä tiedonhallinta ja asiakirjahallinto toteuttavat hallinnon läpinäkyvyyttä, parantavat oikeusturvaa ja varmistavat asiakkaiden tasapuolisen kohtelun. Asiakkaiden tietotarpeet enenevässä määrin edellyttävät, että tarjolla on sopivia aika- ja paikkariippumattomia palvelukanavia.

Henkilötietojen käsittelyn sähköisessä toimintaympäristössä tulee olla laillista, huolellista, hyvän tietojenkäsittelytavan mukaista ja suunnitelmallista.

Kunnan asiakirjahallinnon ja tietohallinnon yhteistyö takaa tehokkaan ja tuloksekkaan tietopääoman käsittelyn ja säilyttämisen. Sähköisten asiointipalvelujen tarjoaminen asiakkaille edellyttää verkkopalvelujen ja tietojärjestelmien kehittämistä siten, että organisaatiolla on tietotekniset valmiudet ottaa vastaan ja käsitellä sähköisiä asiakirjoja ja turvata niiden käytettävyys.

Jatkuva toiminnan valvonta, seuranta ja arviointi takaavat palvelujen laadun ja kehittämisen tason. Hyvän tiedonhallintatavan kehittämiseen kuuluu koko toiminnan arviointia. Arviointimenettelyjä ja –tapoja on useita. Kukin kunta valitsee arviointiin sopivan menettelyn.


Arkistolaki 831/1994, Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/1999, Hallintolaki 434/2003, Henkilötietolaki 523/1999, Kielilaki 423/2003, Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003, Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004