Johdanto

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

LUONNOS Tässä oppaassa kerrotaan tiedonohjauksesta ja sen toteuttamisesta sähköisessä asiakirjahallinnassa.

Sähköinen asiakirjahallinta

Viranomaisissa tuotettava asiakirjatieto on nykyään lähes kokonaan syntysähköistä. Saapuvakin asiakirjatieto saatetaan usein sähköiseen muotoon skannerin kautta. Tämän sähköisen tietomassan hallintaan tarvitaan tiedonohjausta.

Moderni sähköinen asiakirjahallinta pohjautuu elinkaariajatteluun. Tavoitteena toimivassa sähköisessä asiakirjahallinnassa on mahdollisimman pitkälle ennalta mietitty asiakirjatiedon elinkaari aina tiedon syntypisteestä sen hävittämiseen tai sähköiseen pitkäaikaissäilytykseen saakka. Erillistä arkistointia työvaiheena ei sähköistetyssä asiakirjahallinnassa enää tarvita.


Tiedonohjauksen idea

Tiedonohjauksella tarkoitetaan organisaation käsittelyprosessien ohjaamista että näihin liittyvien asiakirjatietojen suunnitelmallista muodostumista, hallintaa ja säilyttämistä: näin turvataan asiakirjatiedon saatavuus, käytettävyys, eheys, alkuperäisyys, säilyttäminen ja hävittäminen.

Tiedonohjaus on tietojärjestelmään tai sen taustalle rakennettu toiminto, jolla asiakirjatieto saa oletusarvoista metatietoa. Metatieto on tietoa tiedosta; sähköisessä asiakirjahallinnassa eräät olennaisimmat metatiedot liittyvät säilytysaikoihin, salassapidettävyyteen tai siihen, sisältääkö asiakirjatieto henkilötietoja. Tiedonohjauksen ja sen tuottamien metatietojen kautta ohjataan koko asiakirjallista käsittelyprosessia.

Tiedonohjaus on siis automatisoitu toiminto, mutta toisaalta toiminnallisuuden taustalle tarvitaan ihmistyövoimaa. Tässä kuvioon astuu tiedonohjaussuunnitelma eli TOS. TOS on tiedonohjauksen sisältö.

TOS on tarkoitettu hyödyntämään koko organisaation prosessiohjausta: se ei ole pelkästään asiakirjahallinnon väline. TOS ei ole sama asia kuin AMS. Tiedonohjaussuunnitelmaa ei laadita arkistolain edellyttämäksi arkistonmuodostussuunnitelmaksi. TOS:n laatimisen tarkoituksena on sähköisiin järjestelmiin kytketty tiedonohjaus. Arkistolain vaatimaksi arkistonmuodostussuunnitelmaksi riittää myös analogista (paperista) aineistoa varten laadittu AMS.

Perinteinen arkistonmuodostussuunnitelma voi toimia apuna organisaation prosessien hahmottamisessa. Tiedonohjauksen toteuttaminen vaatii organisaation prosessien tuntemuksen.

Tiedonohjaus erilaisissa tietojärjestelmissä

Tiedonohjauksen idean toteutuminen ei ole riippuvaista tietynlaisesta teknisestä toteutuksesta. Voidaan puhua erillisestä tiedonohjausjärjestelmästä (TOJ), tai sitten tiedonohjaus voi olla toiminto, joka on toteutettu operatiivisen tietojärjestelmän (varsinainen asiakirjatiedon käsittelyyn tarkoitettu järjestelmä) "sisälle".