Johto ja asiakirjahallinto

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Arkistolain 6 §:n mukaan arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä. Arkistolain 7 §:n mukaan arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto. Arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista, että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva samoin kuin tietosuoja on otettu asianmukaisesti huomioon ja että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu sekä että asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa.

Korkeatasoisen toiminnan ja hyvän tiedonhallintatavan luomiseen tarvitaan tiedon ja ihmisten johtamista, asiakirjahallinnon osaamista sekä jokaisen asiakirjatiedon käsittelyyn osallistuvan vastuullista sitoutumista. Asiakirjahallinnon hoitaminen alkaa jo asiakirjojen laatimisesta tai saapumisesta tai uuden sähköisen tietojärjestelmän suunnittelusta ja sen käyttöönotosta.

Toimiva asiakirjahallinto vaatii johdon tukea. Asiakirjahallinnon toimenpitein kunnat toteuttavat päivittäiselle toiminnalle ja tietojen käsittelylle lainsäädännöllä asetettuja vaatimuksia, joita ovat avoimuus ja läpinäkyvyys, todennettavuus ja oikeusturva, vastuullisuus, tietoturva ja tietosuoja. Vaatimukset täyttävä asiakirjahallinto tukee päätöksentekoa, edistää normien mukaista toimintaa ja sen valvontaa ja seurantaa, minimoi oikeudellisia, taloudellisia ja toiminnallisia riskejä, säästää kustannuksia ja henkilöresursseja. Kunnanhallitus koko kunnan tasolla ja kunkin arkistonmuodostajaorganisaation ylin johto oman organisaationsa osalta vastaavat viime kädessä asiakirjahallinnon asianmukaisesta organisoinnista, resursoinnista ja hoitamisesta.

Kunnan asiakirjahallinnon asianmukainen hoitaminen edellyttää siis asiakirjatiedon koko elinkaaren kattavaa suunnitelmallisuutta. Asiakirjatiedon elinkaaren alkuvaiheessa tehtyjä virheitä ei voida korjata keskusarkistovaiheessa. Suunnitelmallisuuden vaatimus korostuu entisestään sähköisessä toimintaympäristössä. Asiakirjahallinto ei ole pitkään aikaan ollut enää perinteistä keskusarkiston hoitoa.

Hyvän asiakirjahallintokäytännön luominen edellyttää johtavilta viranhaltijoilta:

- virallisia ja dokumentoituja päätöksiä asiakirjahallinnon järjestämisestä, vastuista ja tehtävien organisoinnista

- sitoutumista tehtyihin päätöksiin ja toimimista esimerkkinä

- sovittujen käytäntöjen toteuttamista ja noudattamisen valvontaa

- toiminnan suunnittelua, jossa laadukas asiakirjahallinto perustuu organisaation strategiseen suunnitteluun ja vuosittaisiin toimintasuunnitelmiin sekä valvonnan ja seurannan toteuttamiseen, riittävien henkilöresurssien ja muiden resurssien turvaamiseen ja osaamisen kehittämiseen sekä vaatimukset täyttävien arkistotilojen käyttöön

- asiakirjahallintoa koskevia suunnitelmia ja toimintaohjeita, joita ovat muun muassa arkistonmuodostussuunnitelma ja asiakirjahallinnon toimintaohjeet, asiakirjatietojen julkisuuden määrittely, suojelun suunnittelu sekä tietopalvelun järjestäminen ja siitä tiedottaminen

- muutostilanteissa päätöksiä asiakirjahallinnon järjestämisestä, vastuista ja tehtävien organisoinnista

- tietojärjestelmiä, tietoturvaa (tietoturvasuunnitelma) ja tietosuojaa koskevia suunnitelmia ja selosteita (rekisteriselosteet) ottaen huomioon asiakirjahallinnon vaatimukset.


Arkistolaki 831/1994, Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/1999, Hallintolaki 434/2003, Henkilötietolaki 523/1999, Kielilaki 423/2003, Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003, Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004