Julkisuusarvoa koskevat metatiedot (asiakirjatiedon metatiedot)

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Julkisuusluokka

Viranomaisen asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Mikäli kuitenkin asiakirjat sisältävät julkisuuslain tai muun lainsäädännön perusteella salassa pidettävää tietoa, tulee TOS:aan asiakirjallisten tietojen yhteyteen merkitä lähtökohtainen julkisuusluokka eli julkinen, osittain salassa pidettävä tai salassa pidettävä.

Mikäli asiakirja sisältää salassa pidettävää tietoa tulee TOS:aan tällaisen asiakirjallisen tiedon kohdalle määritellä julkisuusluokan lisäksi myös salassapidon peruste sekä salassapitoaika ja salassapitoajan laskentaperuste. TOS:ssa voi olla kuvattuna myös sellaista asiakirjallista tietoa, jota ei katsota viranomaisen asiakirjaksi ja siten siihen ei ole tarpeen soveltaa julkisuuslain käsitteitä julkinen, osittain salassa pidettävä, salassa pidettävä. Viranomaisen asiakirjoiksi ei katsota julkisuuslain 5§:ssä määriteltyjä asiakirjallisia tietoja. Näiden kohdalla TOS:ssa voidaan käyttää tietoa ei-julkinen tai sisäinen.

Salassapitoaika

TOS:aan on merkittävä salassa pidettävien asiakirjallisten tietojen yhteyteen salassapitoperusteen lisäksi myös salassapitoaika, joka on yleensä 25, 50 tai 100 vuotta. Viranomaisen asiakirjaa ei saa pitää salassa enää sen jälkeen kun laissa tai sen nojalla määritelty aika salassapidolle on kulunut. Viranomaisen asiakirjan yleisin salassapitoaika on 25 vuotta. Poikkeuksen tästä muodostavat tietyt yksityiselämän suojaamisen vuoksi salassa pidettävät asiakirjat (JulkL 24§ 1 mom 24–32), joiden salassapitoaika on 50 vuotta sen henkilön kuolemasta, jota asiakirja koskee. Jos kuoleman ajankohta ei ole tiedossa, asiakirjan salassapitoaika on 100 vuotta.

Salassapitoajan lisäksi TOS:aan tulee merkitä salassapitoajan laskentaperuste eli mistä salassapitoaikaa lähdetään laskemaan. Laskentaperusteita voivat olla esimerkiksi asian ratkaisu, asiakirjan päivämäärä, asiakirjan saapuminen tai henkilön kuolema.

Salassapitoperuste

Salassapidon tulee perustua aina lakiin ja tästä syystä salassa pidettävien tai osittain salassa pidettävien asiakirjallisten tietojen yhteyteen on TOS:aan aina merkittävä myös salassapidon peruste.

Keskeisimmät salassapidon perusteet on määritelty julkisuuslain 24 §:ssä, mutta perusteita on esitetty myös henkilötietolaissa sekä erityislaeissa.

Salassapidon peruste voidaan merkitä esimerkiksi seuraavalla tavalla: JulkL § 24 1 mom, 29 k.

Salassapidon laskentaperuste

Mikäli asiakirjojen tiedot ovat salassapidettäviä tai osittain salassapidettäviä, tulee niiden osalta TOS:aan merkitä myös salassapitoajan laskentaperuste eli mistä salassapitoaikaa lähdetään laskemaan. Laskentaperusteita voivat olla esimerkiksi asian ratkaisu, asiakirjan päivämäärä, asiakirjan valmistuminen tai henkilön kuolema.

Julkisuusluokan muutos

Huomioitava myös muutos arvojen "sisäinen" tai "ei julkinen" kohdalla.