Käsiteanalyysi

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

1. Termi

Arkistotoimikunnan mietinnössä 1977 ja Arkistonhoidon oppaassa 1978 ei käytetä termiä arkistokaava, vaan termiä järjestelykaava. Muoto arkistokaava on vakiintunut teksteissä Valtionarkiston ohjeesta kunnallisten arkistojen asiakirjojen hoitamisesta 1979 lähtien.

2. Ydinmääritelmä

Arkistokaava on määritelty luokittelukaavaksi, luokituskaavaksi tai luokittelujärjestelmäksi (standardin SFS-ISO 15489 mukainen termimuoto on luokitusjärjestelmä) vuoden 1985 Valtionarkiston yleisohjeesta valtion virastojen ja laitosten arkistotoimesta lähtien. Ennen tätä arkistokaava määriteltiin arkiston kaikkien asiakirjojen arkistointia (arkistonmuodostusta) ohjaavaksi suunnitelmaksi.

Valtionarkiston ohje valtion virastojen ja laitosten arkistosäännöstä 1983 ei ota suoranaisesti kantaa arkistokaavaan, mutta edellyttää vain pysyvästi ja pitkäaikaisesti säilytettävien asiakirjojen luettelointia arkistokaavan osoittamassa järjestyksessä. Valtionarkiston yleisohjeessa valtion virastojen ja laitosten arkistotoimesta todetaan eksplisiittisesti, että arkistokaava koskee vain pysyvästi säilytet-täviä, ja ’eräissä tapauksissa myös pitkäikaisesti’ (1985: 9), säilytettäviä asiakirjoja. Vuoden 2007 ohjeissa arkistokaava rajataan yksinomaan pysyvästi säilytettäviin asiakirjoihin.

Vuoden 1997 Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöistä lähtien arkistokaava on määritelty kaikissa teksteissä asiakirjasarjojen luokitusjärjestelmäksi. Tätä ennen arkistokaava on toisissa teksteissä määritelty asiakirjojen ja toisissa asiakirjasarjojen luokitusjärjestelmäksi

Teksteistä nouseva arkistokaavan ydinmääritelmä olisi näin ollen:

Arkistokaava on pysyvästi säilytettävien asiakirjojen/asiakirjasarjojen luokitusjärjestelmä.

 3. Kategorian sisäiset ominaisuudet

(1) Osoittaa arkistokokonaisuuden rakenteen
(2) Käytetään vain pitkään tai pysyvästi säilytettävien asiakirjasarjojen ja asiakirjojen luokitteluun

(3) Perustuu viranomaisen toimintaan

(4) On asiakirjojen ja asiakirjasarjojen luokitusjärjestelmä

(5) On arkiston fyysisen hallinnan väline

4. Kategorian suhde muihin kategorioihin

(1) Arkistonmuodostus: arkistokaava ohjaa, on pohjana (1978, 1979, 1983)

(2) Järjestäminen: pohjana on arkistokaava, edellyttää arkistokaavaa (1978, 1979)

(3) Arkistointi: arkistokaava ohjaa, tapahtuu arkistokaavan mukaisesti (1983 - pysyvästi säilytettävien asiakirjojen osalta)

(4) Luettelointi: perustuu arkistokaavaan

(5) Tehtäväluokitus: arkistokaava perustuu (1981-); arkistokaava on osajoukko (2007)

5. Analyysin yhteenveto

Alkuaan arkistokaava oli pääsarjojen osalta arkistolaitoksen vahvistama ja samanlainen kaikille viranomaisille. Se oli arkiston järjestämistä ohjaava, organisaation omassa toiminnassa syntyneiden asiakirjojen perusteella muodostettujen alasarjojen luokitusjärjestelmä, järjestelykaava. Sarjanmuodostus perustui asiakirjojen tehtävään ja sarjojen keskinäinen järjestys asian käsittelyprosessiin virkatoiminnassa. Arkistokaava ohjasi aineiston sijoitusta arkistotilaan ja sen luettelointia arkistoluettelossa. Kun 1970-luvun lopulla alettiin nähdä tarve arkistonmuodostuksen ohjaukseen, ajateltiin aluksi, että järjestelykaava pitää kehittää tämän ohjauksen välineeksi, mihin liittyen kaavaa alettiin kutsua arkisto(inti)kaavaksi. Tavoite oli, että yksityiskohtaisen arkistokaavan tuella asiakirjat kyetään sijoittamaan oikealle paikalleen arkistoon, eli arkistoimaan siihen sarjaan, johon ne kuuluvat, heti asian käsittelyn päätyttyä, niin että varsinaisen arkiston järjestämisen tarve vähenisi.

Vuoden 1981 arkistolain myötä syntyi arkistonmuodostuksen suunnittelun ajatus, joka muutti arkistokaavan ja arkistonmuodostuksen /arkistoinnin suhteen. Viimeistään vuosikymmenen loppupuolella oli jo vakiintunut näkemys, että arkistokaava ei ohjaa sarjanmuodostusta, vaan se suunnitellaan arkistonmuodostussuunnitelmassa. Viranomaisten tuli selvittää tehtävittäin, mitkä asiakirjat arkistoidaan yhteen ja mihin keskinäiseen järjestykseen asiakirjat sijoitetaan. Näiden kunkin viranomaisen toiminnassa syntyvien asiakirjasarjojen pohjalta luodaan sitten valmista luokitusjärjestelmää käyttäen viranomaisen pysyvästi (ja pitkään) säilytettäviä asiakirjoja varten arkistokaava, joka osoittaa arkiston rakenteen. Vielä 1990-luvun teksteissä lähtökohta oli, että luokitusjärjestelmä voi olla joko perinteinen arkistokaava tai vaihtoehtoisesti arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväluokitus.

2000-luvun teksteissä lähdetään siitä, että perinteinen arkistokaava sopii vain ns. vanhan arkiston järjestämiseen, ja syntyvän arkiston arkistokaava perustuu arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväluokitukseen tai on sen osajoukko. Arkistokaava tehtäväluokituksen osajoukkona tarkoittaa, että arkistokaava on muutoin täsmälleen yhdenmukainen arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväluokituksen kanssa, mutta siitä puuttuvat sellaiset tehtäväluokat, joista ei synny pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Kun arkistokaavan sanotaan perustuvan tehtäväluokitukseen, tarkoitetaan ilmeisesti sitä, että arkistokaava on jollekin tehtävähierarkian tasolle asti yhdenmukainen arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväluokituksen kanssa, mutta arkistonmuodostajan toiminnassa syntyvien asiakirjojen arkistointitapa määrittelee arkistokaavan alimmat sarjatasot. Tällöin todella laaditaan arkistokaava, eli tuotetaan luokitusjärjestelmä, joka ei ole sama kuin arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväluokitus. Tosin myös AMS oppaassa puhutaan arkistokaavan laatimisesta, vaikka arkistokaava ei tekstin sisällön mukaan kuitenkaan laadita, vaan tehtäväluokitus sellaisenaan toimii pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistokaavana.

Uusimpien tekstien tallennemuotoneutraali terminologia, ja AMS oppaan 2007 näkemys arkistokaavasta tehtäväluokituksen osajoukkona ja arkiston loogisen rakenteen esittäjänä, liittyvät tekstien tavoitteeseen laajentaa näkökulma perinteisistä paperiasiakirjoista myös sähköiseen aineistoon. Keskeinen kysymys kuitenkin on, onko arkistokaava validi käsite myös sähköisessä toimintaympäristössä? Sähköisessäkin toimintaympäristössä tarvitaan luokitusjärjestelmä, joka määrittelee sarjanmuodostuksen ja osoittaa arkiston rakenteen. Tämä luokitusjärjestelmä voisi olla mikä tahansa, mutta jos sen ajatellaan olevan arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväluokituksen osajoukko, muuttuu erillinen pysyvästi säilytettävien asiakirjojen luokitusjärjestelmä tarpeettomaksi. Arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväluokka sellaisenaan määrittelee sähköisten asiakirjojen sarjanmuodostuksen ja sähköisen arkiston loogisen rakenteen.

Edellä esitetyin perustein arkistokaavan määritelmä voisi olla:

Pysyvästi säilytettävien paperiasiakirjojen (tai fyysisessä tallennemuodossa olevien pysyvästi säilytettävien asiakirjojen) luokitusjärjestelmä, joka ohjaa näiden asiakirjojen arkistointia ja osoittaa arkistonmuodostajan toiminnasta jäljelle jääneen arkiston rakenteen eli arkiston asiakirjasarjojen keskinäisen hierarkian.