Käsitenalyysi

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

1. Termi

Termi arkistointi esiintyy kaikissa teksteissä. AMS oppaassa 2007 lukua, jossa kategorian sisäisiä ominaisuuksia käsitellään, ei ole kuitenkaan nimetty arkistoinniksi vaan se on nimeltään Säilytysjärjestys.

2. Ydinmääritelmä

Tekstikorpuksesta arkistoinnin ydinmääritelmäksi nouseva ajatus voidaan pukea sanoiksi seuraavalla tavalla:

Arkistointi on paperiasiakirjojen (tai fyysisessä säilytysmuodossa olevien) asiakirjojen liittämistä arkistoon asian käsittelyn päätyttyä. Asiakirjojen liittäminen arkistoon tarkoittaa niiden liittämistä sarjaan, johon ne arkistonmuodostussuunnitelman mukaan kuuluvat.

Jo Arkistotoimikunnan mietinnössä asiakirjojen arkistoinnilla arkistoyhteyteensä tarkoitettiin sitä, että ’eri asiakirjat tehtävänsä täytettyään siirretään niille kuuluviin sarjoihin’ (1977: 3). Valtionarkiston ohjeissa kunnallisten arkistojen asiakirjojen hoitamisesta määritelmää täydennettiin seuraavalla tavalla.

Kun asian käsittely on päättynyt…asiakirjat arkistoidaan. Arkistointi on asiakirjojen järjestelmällistä ja suunnitelmallista liittämistä arkistokokonaisuuteen. 1979: 11

Tässä vaiheessa arkistokaava määritteli sarjat, joihin asiakirjat kuuluvat.

Arkiston kaikkien asiakirjojen arkistointia ohjaava suunnitelma on järjestelykaava. Arkistonhoidon opas 1978: 59

Arkistonmuodostussuunnitelma muuttui arkistointia ohjaavaksi suunnitelmaksi Valtionarkiston yleisohjeessa valtion virastojen ja laitosten arkistotoimesta.

Asiakirjat arkistoidaan eli liitetään paikoilleen arkistoon ennakolta laaditun arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. 1985: 8

Tämän jälkeen arkistoinnin määritelmään vakiintui ilmaisu ’ennakolta laaditun suunnitelman mukaisesti’ joko viittauksella arkistonmuodostussuunnitelmaan tai ilman sitä.

AMS oppaassa 2007 arkistointi (säilytysjärjestys) on liitetty eksplisiittisesti vain ’paperiarkistointiin tähtäävän arkistonmuodostussuunnitelman’ tietosisältöön. Arkistointi, siinä merkityksessä mikä sille teksteissä on annettu, ei olekaan validi käsite sähköisessä toimintaympäristössä, koska kategorian kaikki sisäiset ominaispiirteet liittyvät vain paperiasiakirjojen hallinnan vaatimuksiin. Tämä tulee esille myös Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirjassa:

[A]sianmukainen arkistointijärjestys on usein riittävä keino asiakirjojen hallitsemiseksi (kun puhutaan paperiasiakirjoista). 2004: 40

3. Kategorian sisäiset ominaisuudet

(1) Toteuttaa käytännössä sarjanmuodostuksen

(2) Ratkaisee arkiston käytettävyyden

(3) Mahdollistaa arkistoaineiston asiakirjakohtaisen hallinnan

4. Kategorian suhde muihin kategorioihin

(1) Arkistonmuodostus: arkistointi toteuttaa käytännössä

(2) Arkistokaava: ohjaa (pysyvästi säilytettävien) asiakirjojen luokittelua

(3) Rekisteröinti: ohjaa (rekisteriin merkittyjen asiakirjojen) arkistointia

5. Yhteenveto

Arkistointi on paperiasiakirjojen (tai fyysisessä säilytysmuodossa olevien asiakirjojen) hallintaan liittyvä kategoria. Sähköisessä toimintaympäristössä ’arkistointi’ on osa asiakirjojen talteenottoa (asiakirjan liittäminen luokitusjärjestelmään). Yleisesti käytössä on myös ilmaisu ’sähköinen arkistointi’, jolla on erilaisia merkityksiä. Laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) sähköisellä arkistoinnilla tarkoitetaan asiakirjojen autenttisuuden ja eheyden varmistamista pitkäaikaissäilytyksessä. Merkitys on siis toinen kuin paperiasiakirjojen arkistoinnin.

Paperiasiakirjojen (tai fyysisessä säilytysmuodossa olevien asiakirjojen) arkistointi toteuttaa käytännössä arkistonmuodostuksen: asiakirjat liitetään sarjaan, joista arkiston kokonaisuus muodostuu. Arkistokaava ilmaisee tämän rakenteen. Arkistointijärjestelmän suunnittelun tavoitteena on mahdollistaa arkistokokonaisuuden asiakirjakohtainen hallinta: yksittäisten asiakirjojen esille saaminen, seulonta ja tarvittava salassapito. Rekisteröinti määrää rekisteriin merkittävien asiakirjojen arkistointijärjestelmän.