Käyttöönotto ja ylläpito

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Käyttöönotto

Kun TOS-metatiedot on syötetty tietojärjestelmään, tiedonohjauksen toimivuutta testataan. Ennen käyttöönottoa tapahtuva testaaminen edellyttää, että tiedonohjaustoiminnallisuus on integroitu jonkun operatiivisen tietojärjestelmän testiympäristöön, jolle ko. järjestelmä tuottaa metatietoja. Testiympäristössä olevassa operatiivisessa tietojärjestelmässä on oltava SÄHKE2-määräyksen edellyttämät metatietokentät, jotta se voi käydä hakemassa tiedonohjausärjestelmältä käsittelyprosessin tarvitsemat metatiedot ja jotta se voi toimia metatietoihin määriteltyjen käsittelysääntöjen mukaan.

Havaitut puutteet tai virheet listataan ja niistä ilmoitetaan järjestelmätoimittajalle, mikäli vika on järjestelmässä. Jos osa metatiedoista osoittautuu puutteellisiksi, ongelmat korjataan ennen kuin tietojärjestelmä siirretään tuotantokäyttöön.

Yhtenä osana TOS:n ja sitä hyödyntävän tietojärjestelmän käyttöönotossa on suunnitella tietojärjestelmään toimiva käyttäjähallinta. On äärimmäisen tärkeää pohtia seuraavanlaisia tietosuojaan liittyviä seikkoja:

  • Miten varmistutaan siitä, että vain ne henkilöt, joilla on siihen oikeus, voivat lukea ja käsitellä tietoa?
  • Voidaanko jälkikäteen nähdä, ketkä ovat lukeneet ja käsitelleet tietoa?

Organisaatiosta on löydyttävä tietoturva- ja tietosuojaosaamista ja tätä on hyödynnettävä TOS:n sisällön rakentamisessa. Ohjeistusta tarjoavat lisäksi Tietosuojavaltuutetun toimisto, VM:n VAHTI-ohjeet sekä Valtiokonttorin IT-palvelukeskus.

Tiedottaminen ja kouluttaminen

TOS:n ja sitä hyödyntävän tietojärjestelmän käyttöönoton etenemisestä raportoidaan sovitulla tavalla johdolle. Käyttäjille kerrotaan työnvaiheista, onnistuneesta käyttöönotosta tai mahdollisista viivytyksistä. Käyttöönoton jälkeen TOS:n tietosisällön toimivuutta käytännössä seurataan säännöllisesti. Erilaiset viat ja häiriöt kirjataan ylös, jotta ongelmat voidaan ratkaista.

Käyttäjiltä kerätään kokemuksia käyttöönotosta ja saadun palautteen perusteella TOS:aa kehitetään edelleen. Käyttöönoton jälkeen on syytä kiinnittää huomiota erityisesti käsittelyprosessien toimivuuteen, kun tavoitteena on saada käsittelyprosessit vastaamaan aidosti sähköisiä työnkulkuja.

TOS-käyttöönoton etenemisestä on tiedotettava säännöllisesti organisaation sisällä ja samalla kerrotaan henkilöstölle koulutusajankohdista sekä mahdollisista perehdyttämis- ja harjoittelujaksoista. Varsinaisesta käyttöönotosta tiedotetaan näkyvästi koko organisaatiota.

Henkilöstö koulutetaan tietojärjestelmän käyttöön omat käyttäjäroolinsa huomioiden. Koulutuksessa on syytä huomioida, ettei pelkästään järjestelmätoimittajan tarjoama koulutus välttämättä yksin riitä, vaan saatetaan tarvita organisaation toimintatapoihin sovellutettua koulutusta, jota parhaiten tarjoaa organisaation oman henkilöstön edustaja.

TOS:n säännöllinen ylläpito

Organisaation on sovittava yhteiset menettelytavat TOS:n ylläpitämiseksi ajantasaisena ja kehitettävä menetelmät jatkuvaan toimivuuden seurantaan. Ensinnäkin tarvitaan vastuiden määrittelyä: kenen ja keiden vastuulla TOS:n ylläpito on? Onko osa TOS:n metatiedoista eri toimijoiden vastuulla (esim. asiasanaston ylläpito)? Sovitaanko tietyt ajalliset syklit, jolloin TOS:n tietosisältöä uudelleenarvioidaan vai reagoidaanko muutosehdotuksiin saman tien? Muutostenhallinnan prosessi ja siihen mahdollisesti liittyvä hyväksyttämismenettely olisi hyvä pohtia ja dokumentoida ennalta.

TOS:n kehittämiseksi tarvitaan palautetta käyttäjiltä ja on hyvä pohtia, mitä kanavia pitkin palautetta kerätään, jotta kaikki saavat äänensä kuuluviin.

TOS:n toimintaa käytännön työssä voidaan arvioida esimerkiksi seuraavilla kysymyksillä:

  • Osaavatko käyttäjät tarvittaessa muuttaa oletusmetatietoarvoja?
  • Sisältävätkö ”lopulliset” metatietoarvot paljon virheitä?
  • Löytävätkö loppukäyttäjät asiat ja asiakirjat? Ovatko metatiedot riittäviä ja ovatko ne oikeanlaisia?

Koulutus ja loppukäyttäjien osaamisen ylläpito ovat olennainen osa toimivan TOS:n hallintaa.