Käyttöönottosuunnitelma

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

LUONNOS (Liitin tähän soveltuvat osat arkistolaitoksen verkkosivuilla olevasta eAMS-käyttöönottosuunnitelmasta ja muutin eAMS-termit TOS-termeiksi. NE)

TOS:n laadinnasta ja käyttöönotosta

Organisaation kannattaa laatia oma TOS, kun organisaatio on ottamassa käyttöön uutta tietojärjestelmää ja tai tietojärjestelmän uutta versiota, jossa käsiteltäviä tietoja halutaan hallita, käsitellä ja säilyttää luotettavasti. TOS:n laatimista kannattaa harkita myös organisaatiouudistusten tai prosessien kehittämisen yhteydessä, sillä TOS auttaa myös tehtävien uudelleenmäärittelyssä ja prosessien uudistamisessa.

TOS-tietosisällön laadinnan lisäksi organisaatiolla tulee olla tiedonohjausjärjestelmä (TOJ), jonne tietosisältö tallennetaan. Organisaation on päätettävä, integroidaanko TOS tietojärjestelmänä kaikkiin niihin tietojärjestelmiin, joissa käsitellään asiakirjaksi määriteltävää tietoa, vai ainoastaan asianhallintajärjestelmään, jolloin muissa tietojärjestelmissä tuotettavat asiakirjaksi määriteltävät tiedot on tallennettava asianhallintaan tietyssä, ennalta määritellyssä käsittelyprosessin vaiheessa.

Siirtyminen kokonaan sähköisiin käsittelyprosesseihin, joissa asiakirjallinen tieto myös säilytetään yksinomaan sähköisessä muodossa, edellyttää riittävien metatietojen määrittelyä käsittelyprosesseille ja asiakirjallisille tiedoille sekä metatietojen karttumista koko asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessin ajan operatiivisissa tietojärjestelmissä. Tämä luonnollisesti vähentää paperiin perustuvia käsittelyprosesseja ja siten myös paperin ja arkistotilojen tarvetta.

TOS:n laadinnan yhteydessä eri tehtävien käsittelyprosessit ja niihin liittyvä asiakirjallinen tieto kuvaillaan eli niiden metatiedot määritellään. Käsittelyprosessien kuvaamisen avulla organisaatiolla on mahdollisuus tehostaa ja uudistaa vanhoja käsittelyprosessejaan vastaamaan sähköisen toimintaympäristön käsittelyprosesseja. Siten on mahdollista nopeuttaa eri prosessien läpivientiä, lyhentää käsittelyaikoja, helpottaa prosessien seurantaa ja parantaa hallinnon läpinäkyvyyttä.