Käyttölupa ja sitoumus

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Keskusarkistoon siirrettyjä salassa pidettäviä asiakirjatietoja ja henkilötietoja sisältäviä rekistereitä voidaan antaa tutkimuskäyttöön tutkijan kirjallisen hakemuksen perusteella ja tutkijan annettua kirjallisen sitoumuksen siitä, ettei hän käytä asiakirjatietoja asianomaisen tai tämän läheisen vahingoksi tai halventamiseksi. Tietosuojavaltuutetun toimisto on antanut ohjeet tutkimuskäytössä olevien arkaluonteisten henkilötietojen ja henkilötunnuksen käytöstä. (Asiaa tietosuojasta 12/1999, Tietosuoja ja tieteellinen tutkimus henkilötietojen kannalta).


Salassa pidettäviä asiakirjatietoja voidaan antaa asiakkaalle myös asianosaisjulkisuuden tai itseä koskevien tietojen perusteella. Asianosainen on henkilö, joka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee. Asianosaisella tai hänen edustajallaan tai avustajallaan on oikeus eräin rajoituksin saada tieto myös salaisesta asiakirjasta, joka voi tai on voinut vaikuttaa asianosaisen asian käsittelyyn (JulkL 11 §). Puolestaan oikeus itseä koskeviin tietoihin tarkoittaa, että jokaisella on oikeus eräin rajoituksin saada tieto itseään koskevasta asiakirjasta (JulkL 12 §).


Silloin, kun vain osa asiakirjatiedoista on julkisia, nämä tiedot annetaan asiakkaalle tämän niitä pyytäessä. Samalla on huolehdittava, että salassa pidettävät tiedot eivät paljastu. Tästä voidaan huolehtia esimerkiksi mustaamalla asiakirjakopiosta salassa pidettävää tietoa sisältävät kohdat.


Keskusarkiston ohjeistukseen sisältyvät ohjeet siitä, miten käyttölupaa anotaan ja kuka tekee päätökset käyttöluvista. Käyttöluvasta päätettäessä tulee pyrkiä nopeaan menettelyyn. Koska ratkaisut eivät ole aina yksinkertaisia, luvan käsittely saattaa monimutkaisissa ja tulkinnanvaraisissa yksittäistapauksissa vaatia aikaa. Asiakkaalle annetaan tieto valitusmahdollisuudesta ja -menettelystä kielteisen päätöksen yhteydessä.


Sitoumuksen antanut asiakas vastaa itse saamiensa tietojen käytöstä ja voidaan tarvittaessa saattaa rikosoikeudelliseen vastuuseen.


Tietosuojavaltuutetun internet-sivuilta löytyy apua henkilötietolainsäädännön soveltamiseen.