Kokonaisarkkitehtuuri ja TOS

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

LUONNOS (Linkkejä lisätty, NE)

Tietohallintolain edellyttämä julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri kuvaa, kuinka organisaation toimintaprosessit, tiedot ja järjestelmät toimivat kokonaisuutena. Julkisuuslain hyvä tiedonhallintatapa puolestaan edellyttää viranomaisen huolehtimaan asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä arkistolain määrittämällä arkistonmuodostussuunnitelmalla.

Tiedonohjauksen tärkeä perusta on TOS, tiedonohjaussuunnitelma, jossa kuvataan organisaation tehtävien mukainen tehtäväluokitus, tehtävien käsittelyvaiheet ja käsittelyvaiheisiin liittyvät asiakirjalliset tiedot.

TOS ohjaa asiakirjallisen tiedon muodostumista, käsittelyä, hallintaa ja säilyttämistä. TOS toimii organisaation tietojärjestelmäarkkitehtuurissa keskitettynä asiakirjallisten tietojen hallinnan välineenä. Tiedonohjausjärjestelmässä (TOJ) hallinnoidaan lisäksi organisaation asiakirjallisen tiedon käsittelyä koskevat säännöt

Kokonaisarkkitehtuurissa kuvataan organisaation toimintaprosessien, tietojen ja järjestelmien muodostama toimintakokonaisuus. Tämä sama kokonaisuus kuvataan myös TOS:ssa. Arkkitehtuurissa eri kokonaisuudet jaetaan kuvaustasoihin (periaateellinen, käsitteellinen, looginen ja fyysinen) ja arkkitehtuuri näkökulmiin (toiminta, tieto, tietojärjestelmä ja tietoteknologia). TOS:sa puolestaan esiintyy eri arkkitehtuuritasojen ja näkökulmien tietoja, vaikkakin se pääosin on fyysisentason kuvausta.

Arkkitehtuurityötä tehdään Top -Down ja Down- Top- lähtöisesti. TOS on kaikkein alimman tason kuvausta ja tästä voidaan edetä ylöspäin tekemään arkkitehtuurin ylemmän tason kuvauksia, samoin arkkitehtuuri ylemmiltä tasolta tulee aina päätyä TOS:iin, joka on siten yhdistelmämatriisi useista (ei kuitenkaan kaikkista) ylemmän tason kuvauksista.

Tietoarkkitehtuuria mallinnetaan kaavioiden lisäksi matriisien avulla (tietojen suhde sidosryhmiin, prosesseihin sekä tietojärjestelmiin). Matriisit laaditaan tietojärjestelmittäin, jolloin kuvauskohteena on joko kokonainen TOS-käsittelyprosessi tai vain sen osa, riippuen prosessin kuvaustavasta. Kokonaisarkkitehtuurissa tuodaan esille useita asiakirjahallinnan menetelmiin kuuluvia kuvaustapoja ja käsitteitä, mutta käyttäen niistä eri termejä ja ryhmitellen niitä toisin kuin asiakirjahallinnassa. Tämä vuoksi arkkitehtuurin ja TOS:n yhteyttä voi olla hieman hankala hahmottaa.


Seuraava kuva havainnollistaa kokonaisarkkitehtuurinkehikkoon sovitettua TOS-termistöä ja rakennetta.

Kokonaisarkkitehtuurin kehikko ja eAMS.png


Tietoarkkitehtuuriin sisältyvät kuvaukset

Käsitemalli: organisaation ja ko. toiminnon keskeiset käsitteet, visualisoidaan kuvaamalla käsitteet ja niiden väliset riippuvuudet (huomioitava kuvaustaso). Käsitteitä voidaan muodostaa TOS:n tehtäväluokituksesta ja päätietoryhmistä.

Sanastot: organisaatiossa tai ratkaisussa käytettävät sanastot , keskeiset termit selkokielellä sekä niiden mahdollinen tietosisältö, sanastot kuvaavat fyysisen tason jäsennettyä tieto-arkkitehtuuria (tarkkoja termejä tai koodistoja)

Tietovirrat: prosessin välinen tietojen vaihto, hyödynnettävät tietovarannot, tietovirtoihin vaikuttavat ulkopuoliset toimijat ja lopputuotteet . Tietovirrat voidaan poimia TOS-kuvauksista.

Päätietoryhmät: Päätietoryhmät muodostavat tietoryhmien hierarkian ylimmän tason. kuvaavat tietotarpeita yleisissä prosesseissa tai palveluissa ts. päätietoryhmä on organisaation tai organisaatioryhmän, toiminnasta ja tietotarpeista johdettu ylätason looginen tietokokonaisuus. (käytetään tietojen ja niitä tuottavien ja käyttävien palvelujen ja prosessien välisten suhteiden kuvaamiseen sekä tietojen sijoittumisen kuvaamiseen tietovarantoihin ja tietojärjestelmiin). Päätietoryhmien määrityksissä voidaan hyödyntää TOS:n tehtäväluokituksen ylätasoja.

Loogiset tietovarannot: Toiminnan tarpeista johdettu ja hallinnollisista syistä määritelty tietojen kokonaisuus, jotta tiedot ovat paremmin hallittavissa.


TOS:n yhteydet muihin arkkitehtuurinäkökulmiin

Järjestelmäarkkitehtuuri: TOS sisältää käsittlyprosesseissa tarvittavat tietojärjestelmät.

Toiminta-arkkitehtuuri/palveluarkkitehtuuri: TOS-kuvaus perustuu toiminnan kuvaukseen työnkulkutasolla (fyysinen taso), josta myös saadaan prosessin syötteet ja tuotokset.

Tiedon rakenteiden kuvaukseen hyödynnetään TOS:n alimmalla tasolla esitetty tietomalli (tieto-oliot, attribuutteineen ja riippuvuussuhteineen).