Mahdollistaa arkistoaineiston asiakirjakohtaisen hallinnan

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Arkistoinnin merkitys arkiston käytettävyyden takaamisessakin liittyy teksteissä (yksittäisten) asiakirjojen saavutettavuuteen ja fyysiseen esille saamiseen, mutta selvimmin arkistoinnin rooli asiakirjakohtaisen fyysisen hallinnan välineenä tulee esille muista keskeisinä pidetyistä arkistointiperusteista. Tietojen käytettävyyden lisäksi muut keskeiset arkistoinnille esitetyt vaatimukset ovat, että pysyvästi ja määräajan säilytettävät asiakirjat arkistoidaan erilleen, ja että salassa pidettävät asiakirjat säilytetään omina kokonaisuuksinaan. Ensin mainittu on mukana arkistointiperusteiden luettelossa Arkistonhoidon oppaasta 1979 alkaen ja jälkimmäinen esiintyy ensimmäisen kerran Valtionarkiston yleisohjeessa valtion virastojen ja laitosten arkistotoimesta 1985.

Näiden vaatimusten huomioiminen jo asiakirjoja arkistoon liitettäessä on ollut edellytys sille, että yksittäisten asiakirjojen seulonta ja salassapito on käytännössä mahdollista toteuttaa.

[A]rkistointi on suunniteltava siten, että samaan ryhmään arkistoidaan ainoastaan saman säilytysajan omaavia asiakirjallisia tietoja. Tällöin määräajan säilytettävät asiakirjalliset tiedot voidaan hävittää vaivattomasti niiden säilytysaikojen umpeuduttua ilman asiakirjakohtaista taannehtivaa seulontaa. Mikäli asia-aktiin sisältyy salassa pidettäviä asiakirjoja, säilytetään kyseiset asiakirjat aktiin sisältyvänä osa-aktina, jolloin salassa pidettävät asiakirjat on helposti erotettavissa julkisista asiakirjoista. AMS opas 2007 Säilytysjärjestys.