Manuaalisen aineiston sarjojen ja arkistoyksiköiden muodostuminen

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Arkistonmuodostussuunnitelmaa laadittaessa on ratkaistava arkistoyksiköiden ja sarjojen muodostuminen:


- mitkä yksittäiset asiakirjatiedot liitetään yhteen (linkki esimerkkinä pöytäkirjojen liitteet)


- mihin keskinäiseen järjestykseen ne sijoitetaan,


- mitkä asiakirjatiedot muodostavat sarjan:

  • sarjoja muodostettaessa otetaan huomioon asiakirjatietojen säilytysajat ja julkisuus,
  • pysyvästi ja määräajan säilytettävät asiakirjatiedot sijoitetaan eri sarjoihin seulonnan helpottamiseksi,
  • salassa pidettävät asiakirjatiedot pidetään julkisista erillään ja kopiot alkuperäisistä



Yleisimmät arkistointijärjestykset ovat aika-, aakkos-, numero-, maantieteellinen sekä asiasisällön mukainen järjestys. Arkistointijärjestyksen valintaan vaikuttavat käsittely-, käyttö- ja hakutarpeet:


Aikajärjestys: vanhin ja yksinkertaisin arkistointitapa, mutta jos asiakirjoja kertyy paljon, arkiston käytettävyys vaikeutuu. Toissijaisena arkistointitapana aikajärjestys helpottaa määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämistä.


Aakkosjärjestys: käytetään yleensä silloin, kun arkistosta etsitään tietoa nimen perusteella


Numerojärjestys: käyttäminen edellyttää hakemistoa, josta käytetyt numerot ilmenevät. Henkilöasiakirjoissa käytetään usein aakkosjärjestyksen sijaan syntymäajan tai henkilötunnuksen mukaista järjestystä


Maantieteellinen järjestys: voidaan pitää aakkosjärjestyksen muunnoksena. Tätä järjestystä käytetään mm. alueellisia havaintotietoja arkistoitaessa.


Asiasisällön mukainen järjestys: samaa asiaa koskevat asiakirjat arkistoidaan yhteen kuten asuntoasiat, valtionosuusasiat, tehtäväkohtaisesti kilpailut, avustukset jne. Asianmukaisessa arkistoinnissa käytetään yleensä luokituskaavaa kuten esimerkiksi diaarin tehtäväluokitus. Asiasanat helpottavat hakua, mutta eivät toimi asiakirjojen luokitusjärjestelmänä.



Arkistointijärjestyksen suunnitteluun vaikuttaa:

- millä perusteella asiakirjatietoja haetaan?

- miten arkistointi tapahtuu luotettavimmin ja helpoimmin?

- mitkä ovat asiakirjatietojen säilytysajat?

- kuinka paljon asiakirjatietoja käytetään?

- miten seulonta on helpointa toteuttaa?

- kirjataanko asiakirjatiedot, rekisteröidäänkö ne muulla tavoin vai laaditaanko niistä muita hakemistoja?

- ovatko asiakirjatiedot julkisia, salassa pidettäviä vai sisältävätkö ne henkilötietoja, joiden käsittelystä on säädetty erikseen?

- asiakirjatyyppi (säilytystavan ja olomuodon takia aakkostaminen ei ole aina mahdollista)

- sarjan laajuus