Milloin, miksi ja miten TOS

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

LUONNOS

Paperiarkistoinnin ominaispiirteitä

Paperimuotoista asiakirjatietoa kutsutaan myös analogiseksi aineistoksi. Paperiarkisto vaatii paljon manuaalista työtä: on tärkeää, että asiakirjat luetteloidaan ja asiakirjojen säilytysvälineet nimiöidään asianmukaisella tavalla aineiston tunnistamiseksi ja hallinnoimiseksi. Lisäksi paperiarkistoinnissa on kiinnitettävä huomiota käytettäviin materiaaleihin (mm. paperin laatu, arkistokotelot ja -laatikot) ja säilytystiloihin (mm. arkistotilojen sijoittaminen, palonkestävyys ja ilmastointi), jotta aineisto säilyisi käytettävänä ja vahingoittumattomana. Paperiaineistolle määritellään suojeluluokka, jonka mukaisesti asiakirjoja tulee käsitellä kriisitilanteissa ja poikkeuksellisissa oloissa.

Paperiaineiston kohdalla voidaan hyödyntää perinteistä arkistonmuodostussuunnitelmaa, AMS:aa. Arkistonmuodostussuunnitelmasta on säädetty arkistolaissa (831/1994). AMS esiintyi ensimmäisen kerran jo arkistolaissa vuodelta 1981 (184/1981). Arkistonmuodostussuunnitelman avulla voidaan kuvata viranomaisen asiakirjatieto, sen rekisteröinti ja sijainti eri säilytyspaikoissa. AMS:lla on myös paikkansa prosessikuvausten välineenä. Huolella laaditusta AMS:sta saadaan hyvä pohja tiedonohjauksen suunnittelulle TOS:n avulla.

Aineiston säilytysmuodosta riippumatta arkistolaitos määrää, mitkä organisaation asiakirjat ja niihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi.

Paperimaailmasta sähköisiin käytäntöihin

Paperiarkisto on aika- ja paikkasidonnainen - tiedon hyödyntäminen vaatii henkilöresursseja ja on yleensä toteutettavissa vain virka-aikaan. Lisäksi arkistotilojen ylläpito ja aineiston säilymisestä huolehtiminen tulee kalliiksi. Kun viranomaisen toiminta tapahtuu käytännössä lähes täysin erilaisten tietojärjestelmien kautta, ei paperille tulostamisen pitäisi enää olla järkevä vaihtoehto.

Paperimaailman käytänteitä ei tule sellaisenaan siirtää sähköiseen toimintaympäristöön. Sähköinen asiakirjahallinto mahdollistaa suoraviivaisemmat asiakirjahallinnan prosessit. TOS:ia luodessa voidaan yhdessä organisaation asiantuntijoiden kanssa pohtia, voisiko esim. asiankäsittelyprosessia yksinkertaistaa tai ovatko kaikki käsittelyvaiheet tai asiakirjat jatkossakin tarpeellisia. TOS-työ kytkeytyy usein tiiviisti myös tietojärjestelmän kehittämiseen. Tällöin voidaan pohtia, kuinka tietojärjestelmä voisi automatisoinnin kautta helpottaa asiankäsittelyprosesseja.

TOS-työn aluksi on hyvä havaita erityiset kehittämiskohteet. Esimerkiksi substanssiosaajilla on usein näkemystä siitä, kuinka toimintaa voitaisiin kehittää ja tehostaa. Erityisenä kehittämistarpeena voi olla esimerkiksi toimintojen yhdenmukaistaminen silloin, kun kyse on organisaatiorajat ylittävästä TOS-projektista.

Siirtyminen kokonaan sähköisiin käsittelyprosesseihin, joissa asiakirjallinen tieto myös säilytetään yksinomaan sähköisessä muodossa, edellyttää riittävien metatietojen määrittelyä käsittelyprosesseille ja asiakirjallisille tiedoille sekä metatietojen karttumista koko asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessin ajan operatiivisissa tietojärjestelmissä. Tämä luonnollisesti vähentää paperiin perustuvia käsittelyprosesseja ja siten myös paperin ja arkistotilojen tarvetta.

Tiedonohjauksen kehittäminen

Organisaation kannattaa laatia oma TOS, kun organisaatio on ottamassa käyttöön uutta tietojärjestelmää ja tai tietojärjestelmän uutta versiota, jossa käsiteltäviä asiakirjatietoja halutaan hallita, käsitellä ja säilyttää luotettavasti. TOS:n laatimista kannattaa harkita myös organisaatiouudistusten, säädösmuutosten tai prosessien kehittämisen yhteydessä, sillä TOS auttaa myös tehtävien uudelleenmäärittelyssä ja prosessien uudistamisessa. TOS:n laatiminen voi olla myös osa jonkin muun tavoitteen saavuttamista, jos esim. tavoitteena on laatujärjestelmän vaatimusten mukainen asiakirjahallinto.

TOS ei yksistään riitä sähköisen asiakirjahallinnon toteuttamiseen, vaan sen lisäksi tarvitaan TOS-järjestelmä tai muu tietojärjestelmä, joka mm. toteuttaa TOS:aan kuvattuja asiankäsittelyprosesseja. Tietojärjestelmä ja TOS ovat siis tiukasti sidoksissa toisiinsa.

TOS-tietosisällön laadinnan lisäksi organisaatiolla tulee olla tiedonohjaustoimintoa tukeva järjestelmä tai toiminnallisuus, johon TOS:n tietosisältö tallennetaan. Organisaation on päätettävä, integroidaanko TOS tietojärjestelmänä kaikkiin niihin tietojärjestelmiin, joissa käsitellään asiakirjaksi määriteltävää tietoa, vai ainoastaan yksittäiseen järjestelmään.

Tiedonohjauksen prosessit voivat olla toisissa toiminnoissa pienemmälle tarkkuustasolle kuvattuja kuin toisissa. Esimerkiksi jos tietojärjestelmässä käsitellään vain samalla säilytysajalla ja samoilla julkisuus- tai henkilötietoarvoilla määritettyä tietoa, ei ole tarkoituksenmukaista kuvata TOS:n metatietoarvoja asiakirjakohtaisesti, vaan arvojen "periyttäminen" ylemmältä (esim. tehtävätasolta) riittää.

Sähköinen asiointi

Sähköisellä asioinnilla tarkoitetaan organisaation palvelujen käyttämistä tieto- ja viestintätekniikan keinoin. Sähköistä asiointia kehitettäessä kehitetään koko asiointiprosessia, joka muodostuu asiakkaan käyttöliittymästä palveluun sekä palvelun tuottamiseen liittyvistä prosesseista organisaatiossa (taustaprosessit). Asiakkaita voivat olla kansalaiset, yritykset ja viranomaiset.Laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) sanotaan, että lakia sovelletaan mm. hallintoasian "sähköiseen vireillepanoon, käsittelyyn ja päätöksen tiedoksiantoon." Tätä voidaan pitää sähköisen asioinnin suppeana määrittelynä. Hallinnon asiakkaan näkökulmasta sähköinen asiointi on asioiden hoitamista viranomaisen kanssa sähköisiä kanavia ja tietojärjestelmiä käyttäen.

Tietojärjestelmän taustalle toteutettu TOS:n mukainen tiedonohjaus antaa pitkälle automatisoidun mallin, miten organisaation asiakirjatieto tallennetaan. Sähköisen asioinnin kannalta ennalta määritetty käsittelyprosessi on elinehto.

TOS:n avulla hyvin suunniteltu käsittelyprosessi sisältää eritasoisia, valmiita työnkulkuja. Joissain tehtävissä voi olla lakisääteisesti määrätty työnkulku, toisissa tapauksissa käyttäjillä on paljonkin valinnanvapautta käsittelyprosessin dokumentoinnissa. Tietojärjestelmä voi tarjota työnkulkujen laatimiseen laajan kirjon etukäteen määriteltyjä käsittelyvaiheita/toimenpiteitä, joista käytetään kussakin käsittelyprosessissa vain niitä, joita tarvitaan. Hyvin suunniteltu käsittelyprosessin työnkulku hahmottuu nopeasti ja ohjaa asian käsittelijää työvaiheesta toiseen.

Kirjaamo on yleensä asiakirjatiedon vastaanottamisen ja asiankäsittelyprosessin vireillesaattamisen alkupiste. Kirjaamoissa on vastuu käsittelyprosessin vaiheiden kuvaamisesta tyypillisesti ainakin vireilletulon ja yleensä tiedoksiannonkin osalta. On organisaation itsensä päätettävissä, millainen rooli kirjaamolla ja toisaalta käsittelyprosessin muilla toimijoilla (esim. asian käsittelijät/valmistelijat) on asiakirjatiedon rekisteröinnissä tietojärjestelmään.

Sähköinen asiointi automatisoi vireilletulon vaiheita siten, että manuaalisen rekisteröinnin merkitys vähenee ja kirjaamon rooli muuttuu laadun valvonnan suuntaan. Sähköisessä asiointikanavassa (esimerkiksi asiakasportaali, johon kansalainen tunnistautuu pankkitunnuksin) oleviin lomakkeisiin sisältyvät metatiedot ohjaavat vireilletulevan asian oikeaan käsittelyprosessiin. Käsittelyprosessista vastaava henkilö tarkistaa sekä tietojen tallentumisen että sisällöllisen laadun. Kirjaamon rooliin kuuluu epäselvien asioiden ohjaaminen oikeaan prosessiin ja palvelukanavan toiminnan yleinen laadunvalvonta.

Asiakirjatietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa

Sähköinen säilyttäminen on yksi hyvin suunnitellun tiedonohjauksen mahdollistama hyöty. Tiedon elinkaaren kattava suunnittelu ja hallinta toimii lähtökohtana tietojen luotettavalle säilyttämiselle. Sähköistä säilytysmuotoa suunniteltaessa on on kuitenkin huomioitava jo ennalta:

  • Mitä metatietoja säilytystä varten tulee tuottaa jo asiakirjatiedon elinkaaren alkuvaiheessa?
  • Millainen on luotettava säilytysratkaisu asiakirjatiedon elinkaaren eri vaiheissa?

Olennaista on käsittelyprosessin ja tietoon kohdistuneiden muutosten tarkka dokumentointi elinkaaren eri vaiheissa.

Arkistolaitos päättää asiakirjatietojen säilytysmuodosta seulontapäätöksissään.