Milloin TOS

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

LUONNOS (tarkasteltava Työvälineet TOS:n laadinnassa -kappaleen kanssa, onko päällekkäistä, - laitan tähänkin tekstiä eAMS-käyttöönottosuunnitelmasta, jonka voi hyvin soveltaa tähän osioon, NE)

Organisaation kannattaa laatia oma TOS, kun organisaatio on ottamassa käyttöön uutta tietojärjestelmää ja tai tietojärjestelmän uutta versiota, jossa käsiteltäviä tietoja halutaan hallita, käsitellä ja säilyttää luotettavasti. TOS:n laatimista kannattaa harkita myös organisaatiouudistusten tai prosessien kehittämisen yhteydessä, sillä TOS auttaa myös tehtävien uudelleenmäärittelyssä ja prosessien uudistamisessa.

TOS-tietosisällön laadinnan lisäksi organisaatiolla tulee olla tiedonohjausjärjestelmä (TOJ), jonne tietosisältö tallennetaan. Organisaation on päätettävä, integroidaanko TOS tietojärjestelmänä kaikkiin niihin tietojärjestelmiin, joissa käsitellään asiakirjaksi määriteltävää tietoa, vai ainoastaan asianhallintajärjestelmään, jolloin muissa tietojärjestelmissä tuotettavat asiakirjaksi määriteltävät tiedot on tallennettava asianhallintaan tietyssä, ennalta määritellyssä käsittelyprosessin vaiheessa.

Siirtyminen kokonaan sähköisiin käsittelyprosesseihin, joissa asiakirjallinen tieto myös säilytetään yksinomaan sähköisessä muodossa, edellyttää riittävien metatietojen määrittelyä käsittelyprosesseille ja asiakirjallisille tiedoille sekä metatietojen karttumista koko asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessin ajan operatiivisissa tietojärjestelmissä. Tämä luonnollisesti vähentää paperiin perustuvia käsittelyprosesseja ja siten myös paperin ja arkistotilojen tarvetta.

TOS:n laadinnan yhteydessä eri tehtävien käsittelyprosessit ja niihin liittyvä asiakirjallinen tieto kuvaillaan eli niiden metatiedot määritellään. Käsittelyprosessien kuvaamisen avulla organisaatiolla on mahdollisuus tehostaa ja uudistaa vanhoja käsittelyprosessejaan vastaamaan sähköisen toimintaympäristön käsittelyprosesseja. Siten on mahdollista nopeuttaa eri prosessien läpivientiä, lyhentää käsittelyaikoja, helpottaa prosessien seurantaa ja parantaa hallinnon läpinäkyvyyttä.


TOS:n laatiminen ajoitetaan usein toisen projektin, esim. asianhallintajärjestelmän uusimisen, yhteyteen. TOS:n laatiminen voi olla myös osa jonkin muun tavoitteen saavuttamista, esim. tavoitteena laatuvaatimusten mukainen asiakirjahallinto. Impulssi TOS:n laatimiseen syntyy usein muista, TOS-työstä erillisistä tekijöistä. Tämä johtuu siitä, että sähköistä asiakirjahallintoa ei voida toteuttaa voimassa olevien määräysten mukaisesti ilman TOS:aa. Toisaalta TOS ei yksistään riitä sähköisen asiakirjahallinnon toteuttamiseen, vaan sen lisäksi tarvitaan TOS-järjestelmä tai muu tietojärjestelmä, joka mm. toteuttaa TOS:aan kuvattuja asiankäsittelyprosesseja. Tietojärjestelmä ja TOS ovat siis tiukasti sidoksissa toisiinsa.

TOS:n laatiminen on hyvä aloittaa sähköisen asiakirjahallinnon kehittämishankkeessa jo varhaisessa vaiheessa. TOS-työssä nousee usein esiin esim. tietojärjestelmälle asetettavia vaatimuksia. Mikäli TOS laadittaisiin vasta tietojärjestelmän hankkimisen jälkeen, nämä vaatimukset saattaisivat jäädä huomioimatta. TOS-työn tueksi tai osana sitä laaditaan JHS 152:n mukainen työnkulkukuvaus –tasoinen kuvaus käsittelyprosesseista (SÄHKE2-määräys, 8.1.1). Prosessikuvaukset ovat keskeisiä määritteleviä tekijöitä myös tietojärjestelmätoteutuksessa ja ne asettava tietojärjestelmään kohdistuvia vaatimuksia. Prosessikuvausten myötä TOS-työ kytkeytyy usein myös toiminnan kehittämiseen (http://www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs152) (Linkin lisäys, NE).

Lisäksi on huomioitava, että TOS:n laatiminen vaatii aikaa ja työ voi kestää jopa vuosia. Näistä syistä johtuen on tärkeää, että sähköisen asiakirjahallinnon kehittämishankkeen alusta alkaen huomioidaan asiakirjahallinnon vaatimukset ja että TOS-työ organisoidaan ja käynnistetään ajoissa.