Milloin eAMS

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

LUONNOS (tarkasteltava Työvälineet eAMS:n laadinnassa -kappaleen kanssa, onko päällekkäistä, NE)

Sähköisen arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen ajoitetaan usein toisen projektin, esim. asianhallintajärjestelmän uusimisen, yhteyteen. eAMSin laatiminen voi olla myös osa jonkin muun tavoitteen saavuttamista, esim. tavoitteena laatuvaatimusten mukainen asiakirjahallinto. Impulssi eAMSin laatimiseen syntyy usein muista, eAMS-työstä erillisistä tekijöistä. Tämä johtuu siitä, että sähköistä asiakirjahallintoa ei voida toteuttaa voimassa olevien määräysten mukaisesti ilman eAMSia. Toisaalta eAMS ei yksistään riitä sähköisen asiakirjahallinnon toteuttamiseen, vaan sen lisäksi tarvitaan eAMS-järjestelmä tai muu tietojärjestelmä, joka mm. toteuttaa eAMSiin kuvattuja asiankäsittelyprosesseja. Tietojärjestelmä ja eAMS ovat siis tiukasti sidoksissa toisiinsa.

eAMSin laatiminen on hyvä aloittaa sähköisen asiakirjahallinnon kehittämishankkeessa jo varhaisessa vaiheessa. eAMS-työssä nousee usein esiin esim. tietojärjestelmälle asetettavia vaatimuksia. Mikäli eAMS laadittaisiin vasta tietojärjestelmän hankkimisen jälkeen, nämä vaatimukset saattaisivat jäädä huomioimatta. eAMS-työn tueksi tai osana sitä laaditaan JHS 152:n mukainen työnkulkukuvaus –tasoinen kuvaus käsittelyprosesseista (SÄHKE2-määräys, 8.1.1). Prosessikuvaukset ovat keskeisiä määritteleviä tekijöitä myös tietojärjestelmätoteutuksessa ja ne asettava tietojärjestelmään kohdistuvia vaatimuksia. Prosessikuvausten myötä eAMS-työ kytkeytyy usein myös toiminnan kehittämiseen (http://www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs152) (Linkin lisäys, NE).

Lisäksi on huomioitava, että eAMSin laatiminen vaatii aikaa ja työ voi kestää jopa vuosia. Näistä syistä johtuen on tärkeää, että sähköisen asiakirjahallinnon kehittämishankkeen alusta alkaen huomioidaan asiakirjahallinnon vaatimukset ja että eAMS-työ organisoidaan ja käynnistetään ajoissa.