Miten TOS

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Johdon tuki TOS-työlle

TOS:n laatiminen on usein pitkäkestoinen projekti. Mikäli TOS-projekti liittyy tietojärjestelmähankkeeseen, kokonaiskustannukset ja -vaikutukset voivat olla huomattavia ja projekti voi kestää jopa vuosia. Olennaista on saada johdon tuki TOS-työlle ja sähköisen asiakirjahallinnon kehittäminen organisaation strategiseksi linjaukseksi. Sähköisen asiakirjahallinnon avulla organisaatio voi saavuttaa pitkällä tähtäimellä mm. huomattavia työaika- ja kustannussäästöjä.

TOS-työ itsessään vaatii lähinnä henkilöresursseja, mutta TOS-järjestelmän tai muun tietojärjestelmän hankkimisesta, toteuttamisesta ja ylläpidosta syntyy usein huomattavia kustannuksia. Mikäli TOS:n kehittäminen on osa tietojärjestelmäprojektia, on tärkeää, että asiakirjahallinnon näkökulma huomioidaan projektissa laajasti. Yksinomaan TOS:n laatiminen ei takaa sitä, että organisaatio pääsisi jatkossa sähköiseen asiankäsittelyyn tai että sille myönnettäisiin sähköisen arkistoinnin lupa (jälkimmäinen lauseen osa poistettavaksi, kun lupaprosessia ei enää samalla tavalla ole, NE).

Kuvattava kokonaisuus

TOS-työn aluksi on määriteltävä yksiselitteisesti, mitkä organisaation tehtävät ja asiankäsittelyprosessit siihen kuvataan (ei ole tarpeen kuvata sellaisia kokonaisuuksia, joihin tiedonohjausta ei toteuteta, NE). Tehtävät perustuvat organisaation tehtäväluokitukseen, joka on organisaation lakisääteisten (ja muiden, NE) tehtävien tuki- ja ylläpitotehtävien luettelo. Olemassa olevia arkistonmuodostussuunnitelmia, prosessikuvauksia tai muuta materiaalia voidaan hyödyntää TOS-työn tukena. Ne auttavat hahmottamaan kuvattavaa kokonaisuutta ja työmäärää.

Lisäksi TOS-työn aluksi tulisi pohtia, onko kyseessä toiminnan kehittämisen hanke, eli pyritäänkö hankkeen yhteydessä myös kehittämään kohdeorganisaation toimintatapoja. Mikäli toimintatapoja muutetaan, korostuu johdon tuen merkitys. TOS:ia laativan tahon vastuulla ei ole toiminnan kehittäminen, mutta uudet työtavat tulee kuvata ja niiden vaikutukset huomioida myös TOS-työssä.


Paperimaailman rutiineista irrottautuminen

Sähköinen asiakirjahallinto mahdollistaa suoraviivaisemmat asiakirjahallinnon prosessit. TOS:ia luodessa voidaan yhdessä substanssiosaajien kanssa pohtia, voisiko esim. asiankäsittelyprosessia yksinkertaistaa tai ovatko kaikki käsittelyvaiheet tai asiakirjat jatkossakin tarpeellisia. TOS-työ kytkeytyy usein tiiviisti myös tietojärjestelmän kehittämiseen. Tällöin voidaan pohtia, kuinka tietojärjestelmä voisi automatisoinnin kautta helpottaa asiankäsittelyprosesseja. Järjestelmä voi esim. kerätä asian tiedoista määritellyt tiedot valmiiksi tiettyyn asiakirjapohjaan.

TOS-työn aluksi on hyvä havaita erityiset kehittämiskohteet. Esimerkiksi substanssiosaajilla on usein näkemystä siitä, kuinka toimintaa voitaisiin kehittää ja tehostaa. Erityisenä kehittämistarpeena voi olla esimerkiksi toimintojen yhdenmukaistaminen silloin, kun kyse on organisaatiorajat ylittävästä TOS-projektista.

Työryhmä, jonka vastuulla TOS:n laatiminen on

TOS-työ vaatii sitoutumista paitsi organisaation johdolta, myös TOS-työhön osallistuvilta. Ensisijaisen tärkeää on huomioida kuvattavien toimintojen substanssiosaajat ja kuulla niitä henkilöitä, jotka työskentelevät kuvattavien prosessien parissa. TOS tulee luoda sellaiseksi, että se tukee työntekoa ja vastaa todellisia asiankäsittelyprosesseja sekä vaiheiltaan, laadittavilta ja vastaanotettavilta asiakirjoiltaan että termistöltään. Hyvin laadittu TOS on selkeä ja todenmukainen kuvaus käsittelyprosessista ja siinä käsiteltävästä asiakirja-aineistosta.

Kokonaisuudesta ja yhdenmukaisuudesta huolehtiminen

TOS:n tulee olla koherentti ja yhdenmukainen kokonaisuus. Kuvaustason tulisi olla samalla tarkkuusasteella koko TOS:ssa (ei ole välttämätöntä, jos ajatellaan tiedonohjauksen kannalta - TOS:n tarkkuustaso voi käytännössä vaihdella, NE). Lisäksi TOS:ssa käytettävän termistön tulee vastata käsittelyprosessissa käytettyjä substanssitermejä. Siten voidaan varmistaa, että TOS:aa hyödyntävä käyttäjä ymmärtää yksiselitteisesti esim. mistä käsittelyvaiheesta tai asiakirjasta on kulloinkin kyse. Laajoissa kokonaisuuksissa yhdenmukaisuuteen tulee kiinnittää erityistä huomiota.

TOS:n päivittäminen ja ylläpitäminen

On tärkeää, että TOS:aa ylläpidetään sen valmistumisen jälkeen. Asiankäsittelyprosessit saattavat muuttua esim. organisaatio- tai lakimuutoksen myötä tai niissä saatetaan havaita puutteita. Lisäksi prosessiin liittyviä asiakirjoja (tai käsittelyvaiheita, NE) voi esim. tulla lisää tai niitä kuvailevat metatiedot saattavat muuttua. Mikäli jo tuotannossa olevan tietojärjestelmän käsittelyprosesseissa havaitaan virheitä tai puutteita, tulee virheet korjata sekä TOS:aan että tietojärjestelmään (tiedonohjausjärjestelmän kautta operatiiviseen järjestelmään, NE). Tuotannossa oleva tietojärjestelmä toteuttaa eAMSiin kuvattuja käsittelyprosesseja.


(Tässä lainauksia arkistolaitoksen verkkosivuilla olevasta eAMS-käyttöönottosuunnitelmasta avuksesi: voit sijoittaa nämä soveltuvin osin ylläoleviin kappaleisiin + myös Milloin TOS-osioon ja poistaa turhat, NE)

Esisuunnittelu

Kun päätös TOS:n laadinnasta on tehty, selvitetään organisaation valmiudet sen laadintaan ja käyttöönottoon. On päätettävä, miten TOS:aa tullaan organisaatiossa käyttämään, missä laajuudessa se otetaan käyttöön eli mihin kaikkiin operatiivisiin tietojärjestelmiin se integroidaan, sekä, mitä tietoja siinä tietojärjestelmässä käsitellään, johon TOS integroidaan.

Kun TOS:n käytön laajuudesta ja käyttötarkoituksesta on sovittu organisaatiossa, voidaan käynnistää varsinaisen projektin suunnittelu. TOS on mahdollista laatia ja ottaa käyttöön tehtäväluokka kerrallaan.

Projektin kannalta on tärkeää, että organisaation johto on alusta asti sitoutunut projektiin ja on tietoinen sen etenemisestä. Johdon myönteinen suhtautuminen suodattuu siten koko muuhun henkilöstöön. Projektille on hyvä asettaa vastuuhenkilö eli nimetä projektipäällikkö. Aluksi kartoitetaan myös muiden vastuullisten henkilöiden, kuten asiakirjahallinnon ja tietohallinnon henkilöstön, osaaminen ja TOS:n laadintaan liittyvä asiantuntemus.

Projektiryhmää koottaessa on syytä kiinnittää huomiota myös projektille osoitettujen henkilöiden normaalien työtehtävien hoitamiseen projektin aikana. 1. Sovitaan TOS:n käyttötarkoituksesta ja laajuudesta. 2. Varmistetaan johdon sitoutuminen. 3. Nimetään projektipäällikkö. 4. Varmistetaan avainhenkilöiden osaaminen ja asiantuntemus.

Kun valmiudet TOS:n laadintaan ja käyttöönottoon on selvitetty, kartoitetaan ne toimenpiteet (mm. henkilöstön kouluttaminen), joita laadinta ja käyttöönotto vaativat. Toimenpidekartoituksen tuloksena syntyy luonnos projektin aikatauluksi ja arvio tarvittavista resursseista.

1. Määritetään projektin tehtävät ja aikataulut.

  • Sovitaan etenemisjärjestys.
  • Sovitaan etenemisen tarkastuspisteet.
  • Sovitaan projektin seurannasta.

2. Kootaan projektiryhmä

  • Varmistetaan oman henkilöstön resurssien riittävyys.
  • Selvitetään henkilöstön osaaminen.
  • Määritetään mahdollisen avun tarve (operatiivinen toiminta vai asiantuntijatyö),

mikäli tarvitaan resursseja oman organisaation ulkopuolelta.

3. Sovitaan projektin johtamisesta.

4. Määritetään ylimmän johdon suhde projektin johtoon (ylimmän johdon vastuu, osallistuminen ja näkyminen käyttöönottoprojektissa, projektipäällikön raportointitavat ylimmälle johdolle).

5. Nimetään vastuulliset henkilöt projektin keskeisiin tehtäviin.


Suunnittelu

Projektipäällikkö kartoittaa eri osa-alueiden (asiakirjahallinto, tietohallinto, viestintä, johto yms.) tehtäviä TOS:n laadinnan ja käyttöönoton aikana ja määrittää eri tehtävien vaatimat resurssit. Projektiryhmä työstää eri osa-alueiden tehtävistä ja resursseista organisaation oman käyttöönottosuunnitelman, jossa kuvataan vaiheittain TOS:n laadinnan ja käyttöönoton eteneminen, aikataulutus ja resurssit.

TOS:n tietosisällön laadinta on iso työ, joka tarkoittaa käytännössä organisaation hoitamien tehtävien kartoittamista, tehtävien käsittelyprosessien kuvaamista ja niihin liittyvien metatietojen määrittelyä. Kokonaistyömäärä riippuu paljon siitä, miten pitkälle organisaatiossa on jo ennestään määritelty tehtävät ja kuvattu niihin liittyvät käsittelyprosessit. Apuna tehtävien kartoituksessa käytetään organisaation olemassa olevia tehtäväluokituksia tai kuntaorganisaatioille tarkoitettua yhteistä kolmiportaista tehtäväluokitusta, joka löytyy KuntaIT:n portaalista (wiki.kuntait.fi).

Organisaation käsittelyprosesseista kerätään tiedot niihin osallistuvilta henkilöiltä. Tavoitteena on kuvata käsittelyprosessin kulku ja siinä syntyvät asiakirjalliset tiedot. TOS:n laadinnan yhteydessä käsittelyprosesseja tulisi kehittää siten, että työnkulku vastaisi aidosti sähköisiä käsittelyprosesseja ja että tietojärjestelmät tukisivat kehitettyjä käsittelyprosesseja. Käsittelyprosessien kuvauksessa hyödynnetään mahdollisesti jo tehtyä TOS-työtä, aikaisemmin laadittuja tehtäväkulun kuvauksia sekä esimerkiksi laatutyöhön liittyviä prosessikuvauksia. Paperimaailman käytänteitä ei tule kuitenkaan sellaisenaan siirtää sähköiseen toimintaympäristöön.

Käsittelyprosessien kuvaamisen ohella kerätään tiedot niiden yhteydessä syntyvästä asiakirjallisesta tiedosta, jonka pohjalta asiakirjat tyypitellään eli päätetään organisaation asiakirjatyypeistä. Kun organisaation kaikki käsittelyprosessit ovat selvillä, ne liitetään organisaation omaan tehtäväluokitukseen. Pohjina voidaan käyttää arkistolaitoksen laatimia tehtäväkohtaisia, kuntaorganisaatioille tarkoitettuja TOS-perusmalleja, joiden yhteisiä käsittelyprosessien kuvauksia organisaatio täydentää omilla käsittelyvaiheillaan.

Tämän jälkeen kartoitetaan asiakirjatyyppien elinkaaren hallinnassa tarvittavat metatiedot (mm. säilytysajat, julkisuustiedot, henkilötietoluonne, suojaustaso, turvallisuusluokka). 1. Laaditaan vaiheittainen suunnitelma TOS-tietosisällön laadinnan ja käyttöönoton etenemisestä.

  • Määritetään projektin tehtävät.
  • Nimetään vastuuhenkilöt.
  • Määritetään resurssit ja niiden kohdentaminen kussakin projektin vaiheessa.
  • Laaditaan aikataulu.

2. Päätetään käytettävästä tehtäväluokituksesta.

3. Kuvataan käsittelyprosessit ja käsittelyprosessien vaiheisiin liittyvät asiakirjalliset tiedot.

  • Määritetään käsittelyprosessien kulku ja eri vaiheissa syntyvät asiakirjalliset

tiedot ja tyypitellään asiakirjat.

  • Hyödynnetään aiemmin laadittuja kuvauksia tehtävistä ja niissä syntyvistä

asiakirjoista.

4. Määritellään asiakirjatyyppien elinkaaren hallinnassa tarvittavat metatiedot

5. Viimeistellään TOS:n tietosisältö