Nk. vanhan arkiston järjestäminen

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Vanhan arkiston järjestäminen, luettelointi ja kuvailu

Jos arkistonmuodostussuunnitelmaa ei ole ollut olemassa tai sen mukaan ei ole toimittu, ns. vanha arkisto on seulottava, järjestettävä, luetteloitava ja kuvailtava taannehtivasti. Tämä on työlästä, aikaa vievää ja arkisto-osaamista vaativaa vastuullista työtä. Koska kunnalla on vastuu pysyvästi säilytettävän asiakirjatiedon säilymisestä ja koska kuntalaisten oikeusturvaa ei voida vaarantaa, ei arkiston järjestämistä ja seulontaa pidä luovuttaa osaamattomiin käsiin.


Kunta ei voi vedota epäjärjestyksessä olevan aineiston aiheuttamiin ongelmiin viranomaisarkistoihin perustuvaa tietopalvelua hoidettaessa, joten huonosti seulotut, järjestetyt, luetteloidut tai kuvaillut aineistot tulee kunnostaa viivytyksettä.


Kunkin arkistonmuodostajan asiakirjatiedot muodostavat oman arkiston eli muista arkistoista erillisen oman kokonaisuuden, joka paitsi järjestetään myös luetteloidaan ja kuvaillaan omana kokonaisuutenaan. Samanaikaisesti aineiston fyysisen läpikäynnin ja kunnostamisen sekä luetteloinnin yhteydessä otetaan talteen aineiston tietosisältöä kuvaavaa kuvailutietoa.


Kuvailutiedon talteen ottaminen ja muokkaaminen Arkistojen luettelointi- ja kuvailuohjeen mukaiseen muotoon hidastaa hiukan järjestämistä ja luettelointia, mutta helpottaa ja nopeuttaa aikanaan tietopalvelua ja etenkin arkistoja tuntemattomien tiedonhakua sekä on välttämätöntä sähköisessä tiedonhaussa. Järjestämisen ja luetteloinnin kanssa samanaikaisesti tehty kuvailu on lisäksi nopeampaa kuin jälkikäteinen taannehtiva kuvailu, koska järjestäjä törmää aina väistämättä aineiston tietosisältöön.


Arkistohakemiston ajantasaisuus edellyttää, että siirretyn aineiston luettelo- ja kuvailutiedot liitetään välittömästi siirron ja sen tarkistuksen jälkeen osaksi keskusarkiston hakemistotietoja.


Jos aineisto on syntynyt ennen tehtäväryhmittelyyn perustuvan arkistonmuodostussuunnitelman käyttöönottoa, mikä tapahtui kunnissa aikaisintaan 1980-luvulla ja usein vasta 1990-luvulla, kyseinen arkisto järjestetään ja luetteloidaan perinteisen ns. ABC-kaavan mukaan. Tehtäväpohjaista arkistokaavaa ei siis sovelleta, vaikka se olisi kyseisen arkistonmuodostajan uudemmassa aineistossa käytössä, koska aineisto on muodostunut aikana, jolloin tehtäväpohjaista arkistonmuodostusta ei noudatettu. Jos käytössä on tehtäväpohjainen arkistonmuodostussuunnitelma, myös arkistokaavan on suositeltavaa perustua samaan tehtäväryhmittelyyn. Tällöin vanhin arkisto päätetään ajankohtaan, jolloin käyttöön otettiin tehtäväpohjainen arkistonmuodostussuunnitelma ja arkistokaava.


Arkiston järjestämisvaiheet

1. Määritellään arkistonmuodostaja, inventoidaan aineisto ja tarkistetaan arkistokaava


Arkiston järjestäminen alkaa arkistonmuodostajan määrittelyllä ja arkistonmuodostajaan tutustumisella. Arkistoa ei voi järjestää asianmukaisesti, jollei tunne mm. arkistonmuodostajan perustamis- ja lakkauttamisvuosia, nimen muutoksia ja tehtäviä.


Inventointiin kannattaa käyttää aikaa, koska hyvä inventointiluettelo/-kortisto auttaa töiden suunnittelua ja tehokasta ajoittamista, jolloin lyhytkin käytettävissä oleva aika voidaan hyödyntää ja saada siten hiljalleen tuloksia pitkällä tähtäimellä. Jo inventoinnin yhteydessä voidaan seuloa ja hävittää selkeät kokonaan hävitettävät sarjat ja yksiköt, esimerkiksi tilitositteet.


Inventoinnin jälkeen tarkastellaan arkistokaavaa: jos arkistossa on inventoinnin perusteella pysyvästi säilytettävää aineistoa, joka ei sisälly arkistokaavaan, sille muodostetaan tarvittaessa loogisesti arkistokaavaan sisältyvä oma sarja oikean pääsarjan alle. Kuntaliitolla on eri kunnallisten arkistonmuodostajien arkistoille malliarkistokaavoja, joita kannattaa hyödyntää.


Jos jollekin asiakirjasarjalle tai -ryhmälle ei ole vahvistettu säilytysaikaa kunnallisissa säilytysaikapäätöksissä, aineistoa ei saa hävittää, vaan on tarvittaessa tehtävä hakemus säilytysajan määrittämiseksi Kansallisarkistolle.


2. Kunnostetaan aineisto sekä seulotaan ja hävitetään määräajan säilytettävät


Järjestämisen perusperiaate on, että arkistonmuodostuksessa aikanaan syntynyttä asiakirjojen keskinäistä järjestystä ei saa muuttaa. Asiakirjojen keskinäinen järjestys tarkistetaan ja tarvittaessa palautetaan epäjärjestykseen joutuneet asiakirjat paikalleen asiakirja asiakirjalta. Arkistonmuodostuksessa käytettyjä rekisteröinti- ja arkistointiperiaatteita ei saa muuttaa jälkikäteen, koska arkistonmuodostuksessa syntyneet yhteydet ja hakuväylät turvaavat asiakirja-aineiston todistusvoimaisuuden. Tämän vuoksi epäjärjestykseen joutuneet asiakirjat voidaan jälkikäteen vain palauttaa omille paikoilleen.


Järjestettävä aineisto joudutaan usein keräämään eri toimintapisteistä ja usein myös tulostamaan tietojärjestelmistä pysyvää säilyttämistä varten. Jos tietojärjestelmää suunniteltaessa ja käyttöönotettaessa ei ole huomioitu pysyvästi säilytettävän tiedon säilyttämistä, määräajan säilytettävien asiakirjojen seulonta ja pysyvästi säilytettävän tiedon mahdollisimman käyttökelpoiseen ja tiiviiseen muotoon tulostaminen voi osoittautua työlääksi. Mahdollisista vaikeuksista huolimatta tämä on välttämätön työvaihe.


Vain jos mitään saman sarjan asiakirjojen keskinäistä järjestystä ei ole havaittavissa, järjestetään kyseiset asiakirjat joko aika-, aakkos-, numero-, maantieteelliseen tai sisällön mukaiseen järjestykseen. Jos aineistoon on olemassa hakemistona toimiva rekisteri, on tämä otettava huomioon arkistointijärjestystä mietittäessä.


Karttoja ja piirustuksia, valokuvia ja muuta AV-aineistoa järjestettäessä otetaan huomioon näiden asiakirjojen luonne ja eritystarpeet (ks. tarkemmin esim AYTM). Kun aineistoa käydään läpi, samalla hävitetään määräajan säilytettävä aineisto. Jos tämä sisältyy pysyvästi säilytettävän aineiston joukkoon, aineisto joudutaan käymään läpi asiakirja asiakirjalta hävitettävän aineiston erottamiseksi. Vain jos saavutettavissa oleva hyllymetrisäästö on vaivaan nähden suhteettoman mitätön, voidaan harkita vain muutamien hävitettävien asiakirjojen jättämistä paikoilleen. Useimmiten on kyse kuitenkin selvästä hyllymetrisäästöstä, jota tarvitaan uutta kertyvää pysyvästi säilytettävää aineistoa varten, joten taannehtivaa seulontaa ei voida välttää.


Järjestettäessä ja seulottaessa aineistoa se samalla sijoitetaan oikean kokoisiin arkistokelpoisiin koteloihin, jotka pakataan napakasti täyteen. Tämä on tärkeää etenkin asiakirjojen säilymisen turvaamiseksi mutta myös arkistotilan tehokkaan käytön vuoksi. Klemmarit, alumiiniset niitit, muovikotelot, kuminauhat yms. poistetaan ja asiakirjat oiotaan. Asiakirjaniput suojataan koteloissa arkistokäärepaperilla eli ns. vaippalehdillä.


3. Luetteloidaan yksiköt ja kuvaillaan tietosisältö eli laaditaan arkistohakemisto


Samanaikaisesti järjestämisen ja seulonnan sekä aineiston koteloihin sijoittamisen kanssa laaditaan arkistoluetteloa ja laitetaan muistiin tietosisällön kuvailuun liittyvää tietoa. Perinteisen manuaalisen arkistoluettelon tai –kortiston täydentämisen sijaan kannattaa käyttää yksinkertaisimmillaan tekstinkäsittelyä, jotta tiedon hyödyntäminen mm. internet-tarpeisiin olisi helpompaa.


Arkistohakemisto, joka sisältää sekä luettelo- että kuvailutiedot, viimeistellään aineiston fyysisen kunnostamisen päätteeksi ja tarkistetaan samalla vielä signumien loogisuus ja yhtäpitävyys säilytysyksiköihin tehtyjen alustavien signum-merkintöjen kanssa. Jokainen yksikkö tietyssä arkistossa saa yksilöllisen oman signuminsa, jonka iso kirjain perinteistä arkistokaavaa sovellettaessa kertoo pääsarjan ja sitä seuraavat pienet kirjaimet sarjan ja edelleen alasarjan. Kaksoispisteellä sarjatunnuksesta erotettava juokseva numero kertoo kuinka mones yksikkö kyseissä sarjassa yksikkö on.


4. Nimiöidään kotelot ja asetetaan arkistohakemisto käyttöön sekä sijoitetaan aineisto hyllyihin


Arkistokoteloiden selkiin kiinnitetään siistit nimiöt, joihin merkitään vähintään arkiston nimi ja signum(-it). Järjestetty aineisto sijoitetaan arkistohyllyihin arkistokaavan ja signumien mukaiseen järjestykseen. Kasvaville arkistoille jätetään tarvittava kasvuvara.


Muusta arkistostaan erilleen sijoitetut aineistot, esimerkiksi kartat ja piirustukset, merkitään oman arkistonmuodostajansa arkistohakemistoon omaan sarjaansa huomautuksella sijoituspaikasta.


Jos keskusarkistoon joudutaan sijoittamaan määräajan säilytettävää aineistoa odottamaan hävittämistään, nämä kannattaa sijoittaa omiin hyllyihinsä erilleen pysyvästi säilytettävästä aineistosta.


Arkistoluettelo/-hakemisto asetetaan käyttöön keskusarkistossa, intranetissä ja internetissä sekä huolehditaan tiedottamisesta.




Arkistokaavan laatimiseksi sekä arkistojen luetteloimiseksi saa lisätietoa arkistolaitoksen Luettelointi- ja kuvailusäännöistä sekä Gröhn-Seppäsen kirjasta Kirjaaminen ja arkistointi kunnallishallinnossa. Lisäksi perinteinen ns. ABC-kaava auttaa arkistokaavan laatimisessa. Tehtävänmukaisen arkistokaavan laatimiseksi löytyy tietoa täältä.