On arkiston fyysisen hallinnan väline

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Arkistokaava on aina nähty arkistokokonaisuuden fyysisen hallinnan välineenä. Vanhemmissa teksteissä kategorian tämä ominaisuus sisältyy näkemykseen siitä, että arkistokaava osoittaa arkiston fyysisen rakenteen.

[A]rkistokaava on päätearkiston asiakirjojen hallitsemisväline ja ohjaa asiakirjojen siirtoja, sijoittamista ja luettelointia keskusarkistossa. Arkistonti ja kirjaaminen kunnallishallinnossa 1990.

Myös uusimmissa teksteissä arkistokaavalla nähdään olevan aineiston fyysisen hallinnan ulottuvuus:

Aineistot hallitaan päätearkistossa arkistokaavan avulla. Arkistolaitoksen suositus arkistonmuodostussuunnitelman laadinnan, käytön ja ylläpidon periaatteiksi 2000.

Arkistokaava ohjaa tietoaineistojen käsittelyä päätearkistossa.AMS opas 2007.

Tästä huolimatta uusimpien tekstien yleisenä lähtökohtana näyttää kuitenkin olevan, että arkistokaava on validi käsite myös sähköisessä toimintaympäristössä. Hyvin pitkälle tämä vaikutelma perustuu ’tallennemuotoneutraaliin’ terminologiaan, jota teksteissä käytetään: asiakirjojen sijasta puhutaan asiakirjallisista tiedoista tai tietoaineistoista.

[A]rkistonmuodostussuunnitelmasta erotetaan pysyvästi säilytettävät tietoaineistot ja laaditaan niiden käsittelyä päätearkistossa…ohjaava arkistokaava. AMS opas 2007

AMS oppaassa 2007 tallenneneutraalia terminologiaa käytetään siinäkin osiossa, jossa kuvataan ’paperiarkistointiin tähtäävän arkistonmuodostussuunnitelman tietosisältö’. Arkistokaava sisältyy vain tähän osioon, vaikka lukuun Arkistokaavan laatiminen ei olekaan merkitty, että se koskee vain paperiasiakirjoja, kuten arkistoinnin (luku Säilytysjärjestys) osalta on tehty. AMS oppaasta ei käykään yksiselitteisesti ilmi, pidetäänkö arkistokaavaa yksinomaan paperiasiakirjojen (tai laajemmin fyysisessä tallennemuodossa olevien asiakirjojen) hallintavälineenä vai ei.

Myös oppaan tekstin yksityiskohtaisessa sisällössä on tallennemuotoon liittyviä ristiriitaisuuksia. Toisaalta arkistokaavan sanotaan osoittavan arkiston loogisen rakenteen, mikä viittaa sähköiseen tallennemuotoon, mutta toisaalta sen kuitenkin sanotaan ohjaavan pysyvästi säilytettävien tietoaineistojen käsittelyä päätearkistossa, mikä liittyy vain fyysisessä tallennemuodossa oleviin asiakirjoihin. Ajatus arkistokaavasta arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväluokituksen osajoukkona on looginen sähköisessä toimintaympäristössä, jossa jokainen asiakirja voi saada tehtäväluokan tunnuksen metatiedokseen, mutta silloin ei ole tarpeen laatia erillistä arkistokaavaa ainakaan siinä merkityksessä, mikä kategorialle on aikaisemmissa teksteissä annettu.