On asiakirjojen ja asiakirjasarjojen luokitusjärjestelmä

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Osana arkistonmuodostuksen suunnittelua arkistokaava on asiakirjasarjojen luokitusjärjestelmä, mutta osana suunnitelman toteuttamista, eli käytännössä arkistointia, arkistokaava on asiakirjojen luokitusjärjestelmä.

Arkistonmuodostuksen suunnittelu

Sekä perinteinen arkistokaava että arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväluokitukseen perustuva arkistokaava sisältävät valmiina sarjahierarkian ylimmät tasot. Sarjahierarkian alemmat tai alin taso muodostetaan arkistonmuodostajan toiminnassa syntyvien asiakirjojen perusteella, ja nämä sarjat luokitellaan sitten arkistokaavan mukaisiin pääsarjoihin.

Luku 6.2 Arkistokaavan pääsarjat: Arkistoon sisältyvät asiakirjasarjat jaotellaan pääsarjoiksi noudattaen mahdollisuuksien mukaan seuraavaa yleistä kaavaa... Valtionarkiston ohjeet kunnallisten arkistojen asiakirjojen hoitamisesta 1979: 15.

Arkistokaava on luokittelukaava, jonka mukaan arkistonmuodostajan pysyvästi säilytettävät…asiakirjasarjat ryhmitellään…Arkistoon sisältyvät asiakirjasarjat sijoitetaan pääsarjoihin noudattaen mahdollisuuksien mukaan seuraavaa …pääsarjajakoa. Valtionarkiston yleisohje valtion virastojen ja laitosten arkistotoimesta 1985: 9.

[Arkistokaavan] pohjana käytetään arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväjakoa. Kaavan tehtäväryhmät kokoavat ao. ryhmiin kaikki kyseisiin tehtäviin liittyvät asiakirjasarjat tai muut kokonaisuudet, olivatpa ne muodoltaan luetteloita, pöytäkirjoja, kirjeenvaihtoa tms. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja 2004: 145.

Vuoden 1981 arkistolain jälkeen arkistokaavan laatiminen määriteltiin osaksi arkistonmuodostussuunnitelman laadintaa ja sen suositeltiin pohjautuvan arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväluokitukseen. Arkistokaavan laatimisen ensimmäinen vaihe on se, että arkistonmuodostusuunnitelmassa määritellään sarjanmuodostus eli mitkä asiakirjat liitetään yhteen sarjoiksi. Tämän jälkeen pysyvästi (ja pitkään) säilytettävät asiakirjasarjat luokitellaan arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväluokitukseen perustuen sarjahierarkiaan, arkistokaavaksi. Teksteistä ei kuitenkaan käy yksiselitteisesti ilmi, vuoden 2007 AMS opasta lukuunottamatta, ajatellaanko arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväluokituksen sellaisenaan, vai jollakin tavalla muokattuna, muodostavan sen luokitusjär-jestelmän, jonka mukaisesti arkistonmuodostajan toiminnassa syntyvät asiakirjasarjat luokitellaan.

Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään pysyvästi säilytettävien asiakirjojen kohdalle niiden arkistokaavan mukainen tunnus. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirjan esimerkkien (2004: 146) mukaan sarjahierarkian arkistonmuodostussuunnitelmassa määriteltävä alataso on nimenomaan asiakirjasarja: päiväkirjat, pöytäkirjat, kortisto. Ylemmät sarjatasot ovat tehtäväluokkia.

Vuoden 2007 AMS oppaassa arkistokaavan ei nähdä perustuvan tehtäväluokitukseen, vaan olevan sen osajoukko, eli lähtökohta on toinen kuin aikaisemmissa teksteissä. Arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväluokitus ja arkistokaava nähdään täysin yhdenmukaisina, ja sarjanmuodostuksenkin määrää automaattisesti se tehtäväluokka, johon asiakirja on arkistonmuodostussuunnitelmassa liitetty, ei harkinta siitä, miten asiakirjat on tarkoituksenmukaista liittää yhteen sarjoiksi.

Arkistonmuodostus käytännössä (arkistointi)

Arkistoinnilla tarkoitetaan toiminnassa syntyneiden asiakirjojen liittämistä arkistokokonaisuuteen eli siihen sarjaan, johon ne arkistonmuodostussuunnitelman mukaan kuuluvat. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen osalta sarja, johon ne arkistoidaan, on yksi luokka arkistokaavassa. Arkistokaava laaditaan osana arkistonmuodostussuunnitelman laadintaa ja arkistokaavan mukainen sarjatunnus, eli luokan tunnus, merkitään sarjaan arkistoitavien asiakirjojen kohdalle arkistonmuodostussuunnitelmaan. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ’liittäminen sarjaan’ on siis niiden luokittelemista siihen arkistokaavan mukaiseen luokkaan, johon ne arkistonmuodostussuunnitelman mukaan kuuluvat, eli arkistokaava on asiakirjojen luokitusjärjestelmä.

Arkistokaava [on] pysyvästi tai pitkäikaisesti säilytettävien asiakirjojen luokitusjärjestelmä, joka esittää arkiston rakenteen ja jossa kirjain- tai numerotunnuksin osoitetaan, mihin sarjoihin, alasarjoihin ja ryhmiin asiakirjat kuuluvat. Arkistotoimi ja asiakirjahallinto 1994: 164; Kunnallisen arkistotoimen opas 1996: 34.

Vuotta 1981 nuoremmissa teksteissä on korostettu arkistonmuodostussuunnitelman roolia arkistointia ohjaavana välineenä. Tämän seurauksena arkistokaavan määrittelyssä ei ole tuotu esille sen roolia pysyvästi säilytettävien asiakirjojen luokitusjärjestelmänä, vaan arkistokaava on määritelty (muodostettavien tai muodostuneiden) asiakirjasarjojen luokitusjärjestelmäksi.