Osoittaa arkistokokonaisuuden rakenteen

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Arkistokaava on aina nähty välineenä, jonka avulla yksittäisistä asiakirjoista muodostuu arkistokokonaisuus. 1970- ja 1980- lukujen teksteissä tämä kokonaisuus on nähty hyvin konkreettisena ja fyysisenä: ’arkistossa asiakirjat on järjestettävä järjestelykaavan mukaan sarjoihin’ (Arkistotoimi-kunnan mietintö 1977:16) tai ’arkistokaava on luokittelukaava, jonka mukaan arkistonmuodostajan… asiakirjat ryhmitellään…päätearkistossa (Valtionarkiston yleisohjeen valtion virastojen ja laitosten arkistotoimesta 1985: 9).

Ilmaisu, että arkistokaava esittää tai osoittaa tai ilmaisee arkiston rakenteen, on esitetty ensimmäisen kerrran oppikirjassa Arkistotoimi ja asiakirjahallinto (1990: 175) ja sen jälkeen Kunnallisen arkistotoimen oppaassa, Arkistolaitoksen suosituksessa arkistonmuodostussuunnitelman laadinnan, käytön ja ylläpidon periaatteiksi 2000 ja Asiakirjahallinnan ja arkistotoimen oppikirjassa 2004. AMS opas 2007 on ensimmäinen teksti, jonka mukaan arkistokaava ilmaisee arkiston loogisen rakenteen.

Kun arkistokaava ennen vuoden 1981 arkistolakia ohjasi arkistonmuodostusta ja ’arkiston kaikkien asiakirjojen arkistointia’ (Arkistonhoidon opas 1978: 59), osoitti se arkistonmuodostajan toiminnasta syntyvän arkiston rakenteen. Arkistonmuodostuksen suunnittelun myötä arkistokaavan rooli muuttui niin, että se liittyy vain pysyvästi säilytettäviin asiakirjoihin ja arkiston hallintaan päätear-kistossa. Nykyisin arkistokaavan voidaan siis sanoa osoittavan arkistonmuodostajan toiminnasta jäljelle jäävän arkiston rakenteen.

Arkistokaavan on sanottu osoittavan arkiston rakenteen, vaikka suomalaisen näkemyksen mukaan arkistoon kuuluvat kaikki asiakirjat.

Suomen arkistolaki samoin kuin hollantilaisten käsikirja lähtevät siitä, että asiakirjojen ikä tai säilytysarvo eivät vaikuta niiden kuulumiseen arkistoon. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja 2006: 17.

Määräajan säilytettävien asiakirjojen sarjanmuodostus ja niiden kuuluminen osaksi arkiston rakennetta jää teksteissä käsittelemättä. Ehkä uusimmissa teksteissä sarja-termin sijasta käyttöön otettu ilmaisu (asiakirja)ryhmä indikoi sitä, että määräajan säilytettävien asiakirjojen ei katsota muodostavan sarjoja.