Paperiarkistoinnista sähköisiin käytäntöihin

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

LUONNOS

Paperiarkistointi ja sen ohjaaminen

(pitäisikö tässä keskittyä vielä enemmän paperi-AMS:iin ja arkistolaitoksen vaatimuksiin sen kannalta, NE)

Arkistolaitos määrää, mitkä organisaation asiakirjat ja niihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Arkistolaki (Lisäsin linkin, NE) antaa arkistolaitokselle valtuudet määrätä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytystiloista ja käytettävistä materiaaleista. Arkistolaitos voi myös määrätä valtion viranomaisten rekisteröinti- ja luettelointitapoja.

Paperiarkistoinnissa korostuu asiakirjojen fyysinen sijainti ja säilytystavat. Mikäli tiettyä asiakirjaa ei löydy arkistosta tietystä kohtaa, on sen löytäminen hankalaa tai jopa mahdotonta. On tärkeää, että asiakirjat luetteloidaan ja asiakirjojen säilytysvälineet nimiöidään asianmukaisella tavalla aineiston tunnistamiseksi ja hallinnoimiseksi.

Lisäksi paperiarkistoinnissa on kiinnitettävä huomiota käytettäviin materiaaleihin (mm. paperin laatu, arkistokotelot ja -laatikot) ja säilytystiloihin (mm. arkistotilojen sijoittaminen, palonkestävyys ja ilmastointi), jotta aineisto säilyisi käytettävänä ja vahingoittumattomana. Paperiaineistolle määritellään suojeluluokka, jonka mukaisesti asiakirjoja tulee käsitellä kriisitilanteissa ja poikkeuksellisissa oloissa.

SÄHKE 1:sta SÄHKE 2:een

Arkistolaitoksen SÄHKE-määräykset tähtäävät asiakirja-aineiston säilyttämiseen yksinomaan sähköisessä muodossa. SÄHKE1-määräys tuli voimaan vuoden 2006 alussa ja sen korvannut SÄHKE2-määräys vuoden 2009 alussa. SÄHKE2-määräyksen voimassaoloaikaa on jatkettu 31.12.2014 asti (Lisäsin linkin, NE).

SÄHKE1- ja SÄHKE2-määräyksissä on joitakin eroja, joista huomattavin on SÄHKE2-määräyksen tietojärjestelmäriippumattomuus (ja tiedonohjauksen korostuminen, lisäys NE). Tämä tarkoittaa sitä, että arkistolaitoksen VAPA-palveluun otetaan sähköiseen pysyväissäilytykseen myös muita kuin sähköisessä asiankäsittelyjärjestelmässä luotuja asiakirjoja. Asiakirja-aineiston tulee kuitenkin täyttää mm. metatietoihin ja tiedostomuotoihin liittyvät SÄHKE2-määräyksen mukaiset vaatimukset.

SÄHKE1-määräyksen mukaiset vaatimukset täyttävälle tietojärjestelmälle pystyi hakemaan sähköisen säilyttämisen lupaa vuoden 2012 loppuun asti. (edellä mainittu ehkä pois, ehdottaa NE) Käynnistettävissä tietojärjestelmähankkeissa tulee noudattaa SÄHKE2-määräyksen asettamia vaatimuksia, mikäli tavoitteena on asiakirjojen sähköinen käsittely ja arkistointi.