Perinteisen järjestelykaavan käyttö

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Ns. ABC-kaava perustuu asiakirjojen muodolliseen laatuun (esimerkiksi luettelot, toisteet) tai funktioon eli asiakirjat ovat tehtävänsä mukaisesti samassa pääsarjassa (esimerkiksi tiliasiakirjat). Järjestelykaava koostuu kiinteistä pääsarjoista, näiden alle sijoittuvista sarjoista ja tarvittaessa edelleen alasarjoista. Alasarjoja tarvitaan vain suurissa arkistoissa. Jos asiakirja-aineisto sijoittuu alasarjaan, hierarkkisesti sen yllä olevassa sarjassa ei voi olla yksiköitä.

Vaikka alla olevat esimerkit ovat lähinnä yhdistysarkistoista, esimerkit kuvastat ABC-kaavan soveltuvuutta myös kuntasektorin arkistoihin.


Kiinteät pääsarjat ovat seuraavat:

A. Diaarit

Varsinaisten diaarien eli kirjepäiväkirjojen (= kirjan tai kortiston muotoinen luettelo, johon merkitään arkistonmuodostajan käsittelemiin asioihin liittyvä kirjeenvaihto) lisäksi tähän pääsarjaan sijoitetaan sellaiset luettelot ja päiväkirjat, joihin tehdään päivittäin tai lyhyin väliajoin merkintöjä käsitellyistä asioista.

Esimerkkejä sarjoista:

Aa Kirjediaarit

Ab Postikirjat

Ac Vieraskirjat


B. Luettelot

Tähän pääsarjaan kuuluvat sellaiset arkistonmuodostajan itsensä laatimat tai ylläpitämät luettelot, kortistot tai hakemistot, joiden tarkoituksena ei ole kirjeenvaihdon tai käsiteltävien asioiden kirjaaminen. Luettelot saattavat koskea henkilöitä, omaisuutta yms.

Esimerkkejä sarjoista:

Ba Jäsenluettelot

Bb Irtaimistokortisto


C. Pöytäkirjat

Pääsarjaan C kuuluvat esimerkiksi järjestön yleiskokousten, sen hallituksen, toimikuntien ym. elinten pöytäkirjat. Sen sijaan esimerkiksi keskusjärjestöltä piiri tai paikallistasolle tiedoksi saapuneet pöytäkirjat eivät kuulu tähän pääsarjaan, vaan pääsarjaan E. Jos pöytäkirjojen pysyvästi säilytettäviä liitteitä ei ole sidottu yhteen pöytäkirjojen kanssa, ne voidaan sijoittaa joko välittömästi kunkin sidoksen jälkeen tai omaksi alasarjakseen.

Esimerkkejä sarjoista:

Ca Vuosikokousten pöytäkirjat

Cb Johtokunnan pöytäkirjat

Cc Toimikunnan pöytäkirjat

Cd Muut pöytäkirjat


D. Toisteet

Pääsarjaan D kuuluvat keskeiset arkistonmuodostajan itsensä laatimat toimitteet eli sille itselleen jäävät lähetettyjen kirjeiden ja päätösten kaksoiskappaleet eli toisteet. Jos toisteet liitetään yhteen saapuneiden asiakirjojen kanssa, muodostuu kuitenkin kirjeistöä, joka sijoitetaan pääsarjaan F.

Esimerkkejä sarjoista:

Da Lähetettyjen kirjeiden toisteet

Db Lähetetyt kiertokirjeet

Dc Toimintakertomukset


E. Saapuneet asiakirjat

Sekä kirjatut eli kirjepäiväkirjaan merkityt että kirjaamattomat saapuneet asiakirjat (kirjeet, hakemukset, anomukset ja erilaiset tiedoksi tulleet asiakirjat) kuuluvat pääsarjaan E.

Esimerkkejä sarjoista:

Ea Viranomaisilta saapuneet kirjeet

Eb Yksityisiltä saapuneet kirjeet

Ec Saapuneet toimintakertomukset


F. Kirjeistö

Pääsarjaa F käytetään silloin, jos samaa asiaa koskevat saapuneet kirjeet ja lähetettyjen kirjeiden toisteet liitetään yhteen. Samassa arkistossa voi olla käytössä niin D ja E kuin F pääsarjakin, jolloin vain esimerkiksi tiettyä toimintaa käsittelevät asiakirjat sijoitetaan kirjeistöön.

Esimerkkejä sarjoista:

Fa Henkilöasiakirjat

Fb Hankintoihin liittyvä kirjeenvaihto


G. Tiliasiakirjat

Pääsarjaan liitetään kaikki kirjanpitoon kuuluvat asiakirjat.

Esimerkkejä sarjoista:

Ga Pääkirjat

Gb Kassapäiväkirjat

Gc Palkkakortit


H. Sisällön mukaan järjestetyt asiakirjat

Tiettyä aihetta tai kohdetta koskevat asiakirjat on arkistoitu yhteen riippumatta siitä, ovatko ne arkistonmuodostajalle saapuneita tai sen laatimia. Ero pääsarjaan F on siinä, että yhteen liitetään useisiin (ei pelkästään yksittäisiin käsiteltyihin asioihin) samanlaatuisiin asioihin tai samaan kohteeseen liittyviä asiakirjoja. Ei ole kuitenkaan tarkoitus pyrkiä keräämään asiakirjoja sisällön mukaan muista pääsarjoista H pääsarjaan liitettäväksi.

Esimerkkejä sarjoista:

Ha Säännöt

Hb Omistusasiakirjat

Hc Koulutusta koskevat asiakirjat


I. Kartat ja piirustukset

Jos kartat ja piirustukset eivät kuulu pöytäkirjojen tai kirjeiden liitteisiin tai ne jostain muusta syystä säilytetään erillään, ne sijoitetaan tähän pääsarjaan. Jos karttoja tai piirustuksia on vähän, ne on syytä luetella varsinaisessa arkistoluettelossa, muussa tapauksessa laaditaan erillinen luettelo tai kortisto.


K. Tilastoasiakirjat

Jos tilastoasiakirjoja on runsaasti, käytetään pääsarjaa K, johon sijoitetaan sekä valmiit arkistonmuodostajan laatimat tilastot että tilastojen perusaineistot.

Esimerkkejä sarjoista:

Ka jäsentilastot


L. Sähköiset asiakirjat

Tähän pääsarjaan sijoitetaan esimerkiksi systeeminkuvaukset ja ohjelmat. Sen sijaan tietokoneajojen tulosteet sijoitetaan niihin sarjoihin, joihin ne sisältönsä puolesta kuuluvat.


M. Suunnitelmat, tutkimukset ja muistiot

Pääsarjaan sijoitetaan arkistonmuodostajan sisäiseen käyttöönsä laatimat suunnitelmat, tutkimukset ja muistiot. Saapuneet, muualla tehdyt tutkimukset sen sijaan sijoitetaan saapuneisiin asiakirjoihin. Mikäli muistioita, tutkimuksia ja suunnitelmia on vähän, ne voidaan sijoittaa pääsarjoihin D tai H.


S. Elokuvat ja äänitteet


T. Mikrofilmit


U. Muut asiakirjat

Pääsarjaan liitetään asiakirjat, jotka eivät kuulu muihin ryhmiin. Samoin pääsarjaan liitetään sellainen aineisto, joka ei ole varsinaista arkistoaineistoa mutta joka on tarkoituksenmukaista säilyttää arkiston yhteydessä (esim. lehtileikkeet, valokuvat).

Esimerkkejä sarjoista:

Ua Historiikit

Ub Puheiden ja esitelmien käsikirjoitukset

Uc Valokuvat

Ud Lehtileikkeet