TOS:n suunnittelu- ja laadintaprosessi

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

LUONNOS

TOS projektina

Projektin kuin projektin kannalta on tärkeää, että organisaation johto on alusta asti sitoutunut projektiin ja on tietoinen sen etenemisestä. Johdon myönteinen suhtautuminen suodattuu siten koko muuhun henkilöstöön. Tavoittelemisen arvoista on sähköisen asiakirjahallinnon kehittäminen organisaation strategisena linjauksena. Sähköisen asiakirjahallinnon avulla organisaatio voi saavuttaa pitkällä tähtäimellä mm. huomattavia työaika- ja kustannussäästöjä.

TOS-työ vaatii sitoutumista paitsi organisaation johdolta, myös TOS-työhön osallistuvilta. Ensisijaisen tärkeää on huomioida kuvattavien toimintojen osaajat ja kuulla niitä henkilöitä, jotka työskentelevät kuvattavien prosessien parissa. TOS tulee luoda sellaiseksi, että se tukee työntekoa ja vastaa todellisia käsittelyprosesseja sekä vaiheiltaan, laadittavilta ja vastaanotettavilta tiedoiltaan että termistöltään. Hyvin laadittu TOS on selkeä ja todenmukainen kuvaus käsittelyprosessista ja siinä käsiteltävästä asiakirjatiedosta ja sillä voi olla lisäarvoa esimerkiksi uuden työntekijän perehdyttämisessä työhönsä.

Projektille on hyvä asettaa työryhmä, nimetä vastuuhenkilöt ja tarvittaessa projektipäällikkö. TOS-työssä kartoitetaan myös muiden vastuullisten henkilöiden, kuten asiakirjahallinnon ja tietohallinnon henkilöstön, osaaminen ja TOS:n laadintaan liittyvä asiantuntemus. Projektiryhmää koottaessa on syytä kiinnittää huomiota myös projektille osoitettujen henkilöiden normaalien työtehtävien hoitamiseen projektin aikana.

1. Sovitaan TOS:n käyttötarkoituksesta ja laajuudesta. 
2. Varmistetaan johdon sitoutuminen. 
3. Nimetään vastaavat henkilöt ja TOS-projektin vetäjä/projektipäällikkö. 
4. Varmistetaan avainhenkilöiden osaaminen ja asiantuntemus.
5. Määritetään mahdollisen avun tarve, mikäli tarvitaan resursseja oman organisaation ulkopuolelta. 

Kun valmiudet TOS:n laadintaan ja käyttöönottoon on selvitetty, kartoitetaan ne toimenpiteet (mm. henkilöstön kouluttaminen), joita laadinta ja käyttöönotto vaativat. Toimenpidekartoituksen tuloksena syntyy luonnos projektin aikatauluksi ja arvio tarvittavista resursseista.

Seuraavaksi määritetään projektin eri vastuuhenkilöille jaettavat tehtävät ja aikataulut.

1. Sovitaan etenemisjärjestys. 
2. Sovitaan etenemisen tarkastuspisteet. 
3. Sovitaan projektin seurannasta. 

Projektiryhmä työstää eri osa-alueiden tehtävistä ja resursseista organisaation oman käyttöönottosuunnitelman, jossa kuvataan vaiheittain TOS:n laadinnan ja käyttöönoton eteneminen, aikataulutus ja resurssit. Kokonaistyömäärä riippuu paljon siitä, miten pitkälle organisaatiossa on jo ennestään määritelty tehtävät ja kuvattu niihin liittyvät käsittelyprosessit.

TOS-projektissa tulisi selvittää, onko kyseessä myös toiminnan kehittämisen hanke: pyritäänkö hankkeen yhteydessä myös kehittämään kohdeorganisaation toimintatapoja. Mikäli toimintatapoja muutetaan, korostuu johdon tuen merkitys. TOS:ia laativan tahon vastuulla ei ole toiminnan kehittäminen, mutta uudet työtavat tulee kuvata ja niiden vaikutukset huomioida myös TOS-työssä.

Kun päätös TOS:n laadinnasta on tehty, selvitetään organisaation valmiudet sen laadintaan ja käyttöönottoon. Kun TOS:n käytön laajuudesta ja käyttötarkoituksesta on sovittu organisaatiossa, voidaan käynnistää varsinaisen projektin suunnittelu. TOS on mahdollista laatia ja ottaa käyttöön tehtäväluokka kerrallaan.

TOS-projektin resurssit ja riskit

Resurssit

Kun on selvillä mitä TOS-projektissa on tarkoitus tehdä ja minkälaiseen kokonaisuuteen projekti kohdistuu, tulee kartoittaa resurssit. TOS-työ on tarkkuutta ja pitkäjänteisyyttä vaativaa työtä. On tärkeää, että TOS-työhön osallistuvat henkilöt kyetään sitouttamaan projektiin. Erityisesti, jos TOS-projektissa on tarkoitus kuvata joitakin erityistyyppisiä käsittelyprosesseja, tarvitaan työn tueksi niiden henkilöiden työpanosta, jotka tekevät kuvattavia asioita työkseen. Mikäli tiedonohjaussuunnitelmaan kuvattu asiankäsittelyprosessi ei vastaa todellisuutta, voi loppukäyttäjälle aiheutua suuria ongelmia esim. jos joitakin käsittelyvaiheita ei ole tiedonohjaussuunnitelmaa laatiessa huomioitu tai jos TOS:n kautta tietojärjestelmään periytyvä käsitteistö ei ole työssä tarvittavan käsitteistön mukaista.

TOS:n laadinnan ja käyttöönoton yhteydessä syntyy kustannuksia. Ennakoimalla tehtäviä ja laatimalla aikataulu ja resurssitarpeen määrittely huolellisesti voidaan pienentää kustannuksia. Esimerkkejä suorista ja epäsuorista kustannuksista ovat:

1. Henkilöstökulut 
* projektihenkilöt 
* ulkopuolinen asiantuntija-apu 
* henkilöstön kouluttaminen 
2. Tietojärjestelmien hankinnasta/päivityksestä aiheutuvat kustannukset. 
3. Muiden tehtävien hoidon viivästyminen. 

Yksistään tiedonohjaussuunnitelma ei vielä takaa sähköistä asiankäsittelyä tai sähköistä pysyväissäilytystä. TOS:n toteutumiseksi tietojärjestelmässä se tulee liittää kiinteäksi osaksi tietojärjestelmäprojektia. Tiedonohjaussuunnitelma ohjaa asiakirjallisen tiedon talteenottamista ja säilyttämistä teknisen toteutuksen kautta. On tärkeää, että asiakirjahallinnon, substanssialueen ja tietojärjestelmäprojektin välillä on avointa kommunikaatiota ja että kaikki osapuolet ymmärtävät toistensa vaatimukset ja tarpeet. Näiden kolmen osa-alueen tavoitteiden ja vaatimusten yhteensovittamistyötä tulisi tehdä projektin alusta alkaen.

Riskit

Yksi keskeisiä tietojärjestelmäprojektin riskinhallintakeinoja on määritellä mahdollisimman tarkasti, mitä ollaan tekemässä ja mitä vaatimuksia tietojärjestelmälle asetetaan. Tiedonohjaussuunnitelmaan ja sen toteutumiseen tietojärjestelmässä sekä esim. SÄHKE-normin mukaisuuteen liittyvät vaatimukset tulee sisällyttää vaatimusmäärittelyyn mahdollisimman tarkalla tasolla. Vaatimusmäärittelytyö edeltää usein tietojärjestelmähankintaa. Mitä laadukkaampi ja tarkempi tarjouspyyntömateriaali on, sitä laadukkaampia tarjouksia voidaan myös odottaa. On siis tärkeää ilmaista tietojärjestelmätoimittajalle mahdollisimman varhaisessa vaiheessa mahdollisimman selkeästi mitä projektissa tavoitellaan.

Projektisuunnitelmassa määritellään tavoitteet, resurssit ja riskit monipuolisesti. Kun riskit on tunnistettu, pohditaan kuinka riskien toteutumista voitaisiin ehkäistä. Projektisuunnitelmaa ja riskiluetteloa tulee päivittää projektin edetessä. Esim. tavoitteiden toteutumista, resurssien tarvetta ja riskien toteutumista tulee seurata jatkuvasti. Erityisesti mikäli kyseessä on laaja projekti, myös resurssitarpeet ja riskit saattavat olla projektin eri vaiheissa hyvinkin erilaiset.

Organisaation on syytä kartoittaa myös TOS-käyttöönotto -projektiin liittyvät riskit sekä tunnistaa niiden mahdolliset kerrannaisvaikutukset sekä vaikutukset kustannuksiin. Mahdollisia riskejä käyttöönottoprojektin kannalta voivat olla esimerkiksi:

* Päätöksenteon hitaus (projektin kannalta tärkeät päätökset viivästyvät). 
* Projektin aliresursointi (ei riittävästi henkilöstöä). 
* Vastuiden puutteellinen ja/tai epäselvä määrittely. 
* Aikatauluongelmat (tietojärjestelmistä tai sovelluksista aiheutuvat viivästykset, aliresursoinnista johtuvat viivästykset).
* Muut äkilliset ongelmat (esim. avainhenkilöiden sairastuminen). 
* Mahdolliset kerrannaisvaikutukset (myöhästymisestä aiheutuvat ongelmat muille projekteille ja työtehtäville).
* Tietojärjestelmähankintojen viivästyminen. 
* Tietojärjestelmätoimittajien kanssa tehtävien sopimusten tulkinnanvaraisuus. 
* Konsulttisopimusten tulkinnanvaraisuus. 

TOS-projektin aluksi on tärkeää määritellä yksiselitteisesti mitä ollaan tekemässä ja miksi. TOS-projekti on usein osa laajempaa projekti- tai hankekokonaisuutta, jolloin TOS-projektin tavoitteiden ja aikataulujen tulee olla linjassa kokonaisuuden kanssa. Olennaista on myös saada johdon tuki TOS-projektille, sillä esim. tietojärjestelmähankkeessa tulee alusta asti huomioida asiakirjahallinnon vaatimukset ja TOS-projektin vaatimat resurssit. Mikäli asiakirjahallinnon tavoitteet eivät ole linjassa koko projektin tavoitteiden kanssa tai niitä ei huomioida laajemmin suuremmassa hanke- tai projektikokonaisuudessa, on olemassa riski, että asiakirjahallinnon tavoitteet eivät täyty. Esim. tietojärjestelmän määrittelytyössä ja hankinnassa tulisi jo varhaisessa vaiheessa huomioida sähköiseen asiankäsittelyyn liittyvät vaatimukset.

Riskien kartoittamisen jälkeen laaditaan riskienhallintasuunnitelma, jossa varaudutaan mahdollisiin ongelmiin. (Esimerkiksi testaamalla etukäteen tietojärjestelmiä ja nimeämällä avainhenkilöille varahenkilöt.)


Tausta-aineistoon tutustuminen ja prosessien kuvaaminen

Ennen TOS-työn aloittamista asiakirjahallinnan asiantuntijan on tämän TOS-oppaan ohella syytä tutustua voimassa oleviin normeihin ja suosituksiin. Tutustumalla tausta-aineistoon ja asiakirjatiedon käsittelyprosesseihin TOS:n laatijalla on alustava käsitys aiheesta.

Toisinaan taustamateriaali on kuitenkin vähäistä, joten varsinainen tietojen keruu jää itse TOS-projektin työpajoissa ja kokouksissa laadittavaksi. Mikäli työhön osallistujat tuntevat TOS-logiikan entuudestaan, voi heille lähettää etukäteen tutustuttavaksi mahdollisen TOS-luonnoksen. TOS-työn aluksi on määriteltävä yksiselitteisesti, mitkä organisaation tehtävät ja käsittelyprosessit siihen kuvataan.

Ideana on kuvata organisaation tehtävät, niiden käsittelyprosessit ja käsittelyprosessien vaiheisiin liittyvät asiakirjalliset tiedot, määrittää käsittelyprosessien kulku ja eri vaiheissa syntyvät asiakirjalliset tiedot sekä tarvittaessa tyypitellä asiakirjat.

Olemassa olevia diaarikaavoja, arkistonmuodostussuunnitelmia, tehtäväluokituksia, prosessikuvauksia (vuokaaviot ym.) tai muuta materiaalia voidaan hyödyntää TOS-työn tukena. Ne auttavat hahmottamaan kuvattavaa kokonaisuutta. Käsittelyprosessien kuvaamisen avulla organisaatiolla on mahdollisuus tehostaa ja uudistaa vanhoja käsittelyprosessejaan vastaamaan sähköisen toimintaympäristön käsittelyprosesseja. Siten on mahdollista nopeuttaa eri prosessien läpivientiä, lyhentää käsittelyaikoja, helpottaa käsittelyn seurantaa ja parantaa hallinnon läpinäkyvyyttä. TOS-työn tueksi voidaan laatia JHS 152:n mukainen työnkulkukuvaus –tasoinen kuvaus käsittelyprosesseista (http://www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs152) tai toisaalta huomioida kokonaisarkkitehtuuriin liittyvät kuvaukset tietojärjestelmien ja niissä käsitetävien tietojen välisistä suhteista.

Prosessikartoituksessa huomioon otettavia näkökohtia ovat:
* Organisaation tehtävien tiedostaminen
* Prosessien omistajien tiedostaminen 
* Onko kuvalliset ja/tai sanalliset prosessinkuvaukset laadittu ja ajan tasalla
* Ovatko prosessien tavoitetilat tiedossa (TOS kuvaa nykytilaa ja lähitulevaisuutta) 
* Prosessien priorisointi: missä järjestyksessä TOSit laaditaan 
* Onko organisaation tietojärjestelmät kartoitettu (järjestelmäkartta) 
* Arkistolaitokselta saadut ajantasaiset seulontapäätökset (asiakirjatietojen säilytysajat ja säilytysmuoto) vaikuttavat prosessien kartoitukseen. Tarvittaessa laaditaan arkistolaitokselle tarvittavat seulontaesitykset.

Organisaatiolla on oltava ajantasaiset kuvaukset omista tehtävistään ja tehtävien yhteydessä kertyvistä asiakirjoista ja tiedoista. Kuvauksilla tarkoitetaan organisaation hoitamien tehtävien kartoittamista sekä tehtäviin liittyvien käsittelyvaiheiden selvittämistä. Pelkkä nykytilan kuvaaminen ei riitä, vaan tarkoituksenmukaista on käydä läpi myös prosesseihin liittyvät kehittämistarpeet.

Organisaation tehtävät jaetaan hierarkkisesti päätehtäviin, tehtäviin ja alatehtäviin. Käsittelyvaihekuvaukset (käsittelyprosessit) liitetään tehtäväluokituksen alimmalle tasolle. Tehtävien käsittelyvaiheiden kuvaamisen yhteydessä kartoitetaan vaiheisiin liittyvät asiakirjalliset tiedot ja ne tietojärjestelmät, joissa tehtäviä ja asiakirjallisia tietoja käsitellään ja tallennetaan tai jonne ne rekisteröidään. Asiakirjalliset tiedot merkitään tiedonohjausssuunnitelmaan sen käsittelyvaiheen yhteyteen, jossa se luodaan tai jonka seurauksena se organisaatioon saapuu.

Asiakirjallisten tietojen inventoinnin yhteydessä selvitään tietojen rekisteröintikäytännöt ja rekisteröintiin liittyvät uudistamistarpeet. Jokaisen asiakirjallisen tiedon kohdalle tiedonohjaussuunnitelmaan merkitään myös sen tietojärjestelmän tai rekisterin nimi, jonne kyseinen asiakirjallinen tieto rekisteröidään tai jonne se tallennetaan.

Prosessikartoituksen jälkeen TOS-vastaavien ja/tai projektiryhmän työ on sopia siitä, miten, missä laajuudessa ja kenen toimesta kerätyt metatiedot (mm. asiakirjatiedon säilytysajat, julkisuustiedot, henkilötietoluonteet, suojaustasot, turvallisuusluokat) syötetään tiedonohjausta tukevaan järjestelmään. Tiedonohjauksen toimivuus on luonnollisesti testattava käytännön työssä. On myös sovittava, miten ja kenen toimesta tiedonohjaussuunnitelman tiedot pidetään ajantasaisina.

Työvälineet ja työskentelytavat

TOS-projektin työmäärään vaikuttavat merkittävästi tavat ja välineet joilla ja joille tietoa kerätään.

Lukuisissa TOS-projekteissa tietoja on kerätty TOS-lomakkeille, joilta tiedot on manuaalisesti tai automatisoidusti siirretty TOS-järjestelmään.

Työekonomian näkökulmasta TOS:n sisältö on suositeltavaa syöttää suoraan tietojärjestelmään.

Tietojen keruuvälineiden valinnassa seuraavat seikat ovat huomionarvoisia:

  1. Tietojen syöttäminen suoraan tietojärjestelmän TOS-toiminnallisuuteen. 

Tiedonohjausjärjestelmän on oltava riittävän monipuolinen ja helppokäyttöinen tietojen tehokkaaseen syöttämiseen ja muokkaamiseen. TOS:n syöttöön käytettävää tietojärjestelmää/toiminnallisuutta valittaessa kannattaakin kiinnittää huomiota järjestelmän käytettävyyteen. Järjestelmän käyttö ei saa olla excelin käyttöä työläämpää. Kaikki tietojen syöttäjät on koulutettava tietojärjestelmän käyttöön.

  2. Tietojen keruu TOS-lomakkeilla ja tietojen siirto tietojärjestelmään. 

Osa tietojen kerääjistä saattaa vierastaa tietojärjestelmää työkaluna, excel taas on heille tuttu. Tietojen syöttäminen ensin excel-tiedostoon ja sitten järjestelmään tarkoittaa kuitenkin kaksinkertaista työtä. Exceliä hyödynnettäessä onkin TOS-järjestelmän toimittajalta varmistettava, että tiedot ovat TOS-lomakkeilta siirrettävissä automatisoidusti järjestelmään.

Työvälineitä valittaessa on hyvä kysyä onko projektissa hyödynnettävissä muiden organisaatioiden tuottamaa TOS-materiaalia ja olisiko materiaali siirrettävissä toisen organisaation tietojärjestelmästä oman organisaation tietojärjestelmään tai konvertoitavissa TOS-lomakkeilta tietojärjestelmään.

Tietojen kerääminen on suositeltavaa hoitaa työpajoissa, joissa TOS:n laatija haastattelee asianomaisen tehtävän tuntevia organisaation työntekijöitä. Tietojen keruu ja syöttäminen kannattaa keskittää suhteellisen pienen ja asiakirjahallintaa tuntevan ryhmän harteille. Tietojen keruun sälyttäminen asiakirjahallintaa tuntemattomille ihmisille aiheuttaa suurella todennäköisyydellä vain lisätöitä projektille.

Työpajat TOS-työn menetelmänä

Tietojen keräämistä suunniteltaessa on tärkeää arvioida karkealla tasolla työmäärä, sillä tietojen kerääminen ja syöttäminen TOS-lomakkeille ja/tai tietojärjestelmään on projektin suuritöisin vaihe. Kunkin tehtävän kohdalle on hyvä merkitä tehtävän tuntevat asiantuntijat, jotka tulee kutsua TOS-työpajoihin. Näissä työpajoissa kuvataan käsittelyprosessit, listataan niihin kuuluvat asiakirjat sekä määritellään metatiedot. TOS:aa ei ole tarkoituksenmukaista laatia tehtävistä, joiden käsittelyssä ei hyödynnetä tiedonohjausta.

Työpajan alussa asiakirjahallinnan asiantuntija avaa tarvittaessa osallistujille mistä TOS:ssa ja projektissa on kyse. Tämän jälkeen voidaan edetä tietojen kartoittamisessa. Alkuvaiheessa tärkeintä on selvittää käsittelyprosessin kulku sekä käsittelyvaiheisiin kytkeytyvät asiakirjatiedot. Asiakirjatietojen metatiedot voidaan selvittää prosessin kuvaamisen ja asiakirjojen nimeämisen jälkeen. Prosessia kuvattaessa joudutaan usein palaamaan johonkin prosessin vaiheeseen ja muokkaamaan tietoja.

Työpajojen määrä per kuvattava TOS:n tehtävä riippuu muun muassa käsiteltävästä aiheesta ja haastateltavien ihmisten määrästä. Erityisesti isoissa organisaatioissa työpajat vievät merkittävän osan TOS-projektiin käytettävästä työajasta. Osallistujajoukko kannattaakin pitää kompaktina, maksimissaan 5-6 henkilöä sisältävänä. Tausta-aineiston määrästä riippuen TOS:n yksi tehtävä vaatii yleisesti ottaen 1-3 työpajaa kestoltaan 1-3 tuntia.

Työpajojen välillä TOS:n laatija voi täydentää asiakirjoilta puuttuvia metatietoja itsenäisesti ja tarvittaessa kysymällä lisätietoja tehtävän asiantuntijoilta.

On tärkeää, että TOS:aa ylläpidetään sen valmistumisen jälkeen. Asiankäsittelyprosessit saattavat muuttua esim. organisaatio- tai lakimuutoksen myötä tai niissä saatetaan havaita puutteita. Lisäksi prosessiin liittyviä asiakirjatietoja tai käsittelyvaiheita voi tulla lisää tai niitä kuvailevat metatiedot saattavat muuttua. Mikäli jo tuotannossa olevan tietojärjestelmän käsittelyprosesseissa havaitaan virheitä tai puutteita, tulee virheet korjata sekä TOS:an kautta tietojärjestelmään.

Käyttöönotosta on syytä laatia oma aikataulunsa. Karkeasti arvioiden esisuunnittelu vie noin 20 % käytettävissä olevasta ajasta, suunnittelu- ja laadintatyö 50 %, varsinainen käyttöönotto 25 % ja seuranta 5 % koko TOS-käyttöönottoprojektiin käytettävissä olevasta kokonaistyöajasta.

TOS-työssä nousee usein esiin esim. tietojärjestelmälle asetettavia vaatimuksia. Yhteistyö tietojärjestelmätoimittajan kanssa on olennainen osa TOS-projektia. Tietojärjestelmien toimivuutta ja käytettävyyttä tarkkaillaan jatkuvasti. Samoin raportoidaan mahdollisista puutteista tai ongelmista. Eri järjestelmien toimittajiin ollaan yhteydessä ja annetaan palautetta sovelluksen toimivuudesta ja käytettävyydestä.