Tiivistelmä

Kohteesta Arkistowiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Kunnallisen asiakirjahallinnon opas selvittää kuntien, kuntayhtymien ja kunnan liikelaitosten arkistonmuodostajille arkistolaitoksen ja muiden viranomaisten määräyksiä asiakirjahallinnon hoitamisesta. Määräykset perustuvat arkistolainsäädäntöön ja sen arkistolaitokselle antamiin valtuuksiin määrätä tietyistä kunnallisen asiakirjahallinnon asioista. Lisäksi opas sisältää sellaisia eri tahojen suosituksia ja ohjeita, joita on hyödyllistä noudattaa mm. työn laadun ja sujumisen varmistamiseksi, työn säästämiseksi tai päällekkäisen työn estämiseksi.


Kunnanhallitus vastaa kunnan arkistotoimen järjestämisestä. Se määrää viranhaltijan tai toimihenkilön, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista. Vastuuhenkilö tarvitsee riittävät resurssit asiakirjahallinnon suunnitteluun ja käytännön tehtäviin. Asiakirjahallintoa koskevat yleiset määräykset sekä omalle kunnalle laaditut sisäiset ohjeet koskevat jokaista kunnan asiakirjatietoja käsittelevää henkilöä.


Kuntien asiakirjatietojen hallinta kohdistuu tällä hetkellä sekä paperiasiakirjoihin että sähköisiin asiakirjatietoihin. Siirtyminen sähköiseen asiakirjahallintoon liittyy aina uuden tietojärjestelmän käyttöönottoon tai olemassa olevan tietojärjestelmän kehittämiseen sekä prosessien ja toiminnan kehittämiseen. Sähköisen asiakirjahallinnonkin aikakaudella vastuu asiakirjahallinnon tehtävistä säilyy aina kunnalla, myös asiakirjahallinnon tehtäviä ulkoistettaessa.


Asiakirjatiedon elinkaaren alussa tehtävät ratkaisut vaikuttavat myös elinkaaren lopun tehtäviin, joten käytännössä asiakirjahallinnon vaatimukset on otettava huomioon jo mm. sähköistä tietojärjestelmää suunniteltaessa. Koko asiakirjatiedon elinkaaren huomioon ottaminen takaa kuntalaisten ja kunnan virkamiesten oikeusturvan säilymisen ja tehokkaan tiedon hallinnan. Samoin organisaatiomuutostilanteissa otetaan alusta alkaen huomioon asiakirjahallinnon vaatimukset.


Suunniteltaessa asiakirjatiedon elinkaaren hallintaa (esimerkiksi rekisteröintiä, arkistointia ja ennakkoseulontaa) otetaan huomioon toiminnan vaatimusten ohella asiakirjahallinnon vaatimukset (mm. arkistolaitoksen määräykset, ohjeet ja suositukset) sekä lainsäädännön vaatimukset mm. hyvän tiedonhallintatavan ja julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi. Kunnallinen arkistonmuodostaja laatii arkistonmuodostussuunnitelman sekä ohjeistuksen asiakirjahallinnon suunnittelun, vastuiden ja käytännön hoidon periaatteista.


Kunnallisen arkistonmuodostajan on hävitettävä asianmukaisesti tarpeettomat asiakirjatiedot, joiden säilytysaika on kulunut umpeen. Arkistolaitoksen pysyvään säilytykseen määräämät asiakirjatiedot on säilyttävä pysyvästi. Sekä säilyttämiseen että hävittämiseen liittyvät asiakirjahallinnon vaatimukset koskevat myös sähköisessä muodossa olevaa asiakirjatietoa. Pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa edellyttää arkistolaitoksen lupaa.


Kunnallisen arkistonmuodostajan on säilytettävä kertynyt asiakirjatieto asianmukaisissa arkistotiloissa. Vastuu lakkautettujen arkistonmuodostajien arkistoista säilyy toimintaa jatkavalla kunnalla. Asiakirjatiedot siirretään keskusarkistoon asiakirjahallinnon toimintaohjeen mukaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisessa järjestyksessä luetteloituna. Suunnitelmallisen ja kurinalaisen arkistonmuodostuksen pohjalta kertynyttä asiakirjatietoa ei tarvitse taannehtivasti järjestää keskusarkistoon siirrettäessä.


Koko asiakirja-aineiston osalta tavoitteena on hoitaa tietopalvelu toisaalta ilman turhia viivytyksiä ja toisaalta taata tietosuoja tarvittaessa siten, että asiakirjatieto on tarvitsijoiden käytössä. Tiedon tarvitsijat voivat olla oman organisaation sisältä tai ulkopuolisia ja heidän tiedontarpeensa voi liittyä tehtävien suorittamiseen, oikeuteen saada tietoja julkisista asiakirjoista, yksityisen tai yhteisön oikeusturvaan tai tutkimuksen tiedon lähteiden käyttöön.