Diaarien käytön ohjeistus

Kohteesta Portti
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Diaarien käyttäminen

Digitoituja aineistoja pääsee helpoimmin lukemaan Vakka-arkistotietokannan avulla. Sen Nimihaku-kenttään kirjoitetaan esimerkiksi "talousosaston registraattorinkonttori". Sen jälkeen valitaan "Talousosaston registraattorinkonttorin arkisto" ja "Sarjat". Näkymään avautuu listaus arkiston sisällöstä, josta valitaan haluttu arkistoyksikkö.

Jos halutaan tutkia esimerkiksi kirjediaareita, valitaan sarja "Aa kirjediaarit". Kaikki jaksot on jaoteltu vuosittaiseen järjestykseen. Eli listasta valitaan haluttu jakso, jonka sisällön saa näkyviin painamalla punaista ”Aineisto on talletettu digitaaliarkistoon -painiketta”. Digitoitua aineistoa voi käyttää myös suoraan digitaaliarkiston haun avulla. Vapaa-sanahakukenttään kirjoitetaan "talousosaston registraattorinkonttori". Samalla periaatteella pääsee käsiksi anomus- ja valitusdiaareihin.

Koska autonomian alussa suurin osa käsitellyistä asioista alistettiin keisari-suuriruhtinaan päätettäviksi, ne päätyivät Valtiosihteerinvirastoon. Kun asia oli käsitelty Pietarissa ja saapui takaisin talousosastoon, se merkittiin joko vanhalle diaarinumerolle tai sille annettiin kokonaan uusi, jolloin asiakirja voi löytyä kenraalikuvernöörin lähettämistä kirjeistä. Jos kenraalikuvernööri esitteli asian hallitsijalle, asiakirja saattoi jäädä Kenraalikuvernöörinkansliaan, mutta se siirrettiin mahdollisesti Valtiosihteerinviraston asiakirjoihin. Tietoa etsittäessä saattaa joutua etsimään asiaa useasta kohtaa Senaatin diaareista tai jopa muista arkistoista.

Kirjediaarit

Kaikki kirje-, anomus- ja valitusaktit saivat oman diaarinumeron. Se on murtoluku, jonka osoittajana on asian numero ja nimittäjänä diaarin sivunumero (folio). Jokaisen viranomaisen kirjeen diariointi alkaa numerosta 1.

Kirjediaarin alkuun on listattu viranomaiset (esim. hovioikeudet, tuomiokapitulit, maaherrat jne.), joilta kirjeitä on tullut. Jokaisella viranomaisella on diaarissa omat sivunsa. Vähän kirjeitä lähettäneet viranomaiset on sijoitettu otsikon "Eri viranomaisia/Erinäiset/Muut viranomaiset (Särskilda/Åtskilliga verk/ och Ämbetsmän)" alle.

Jos jokin asia on merkitty kirjediaarin osastoon "Ilmoitukset"/Omat aloitteet", siitä ei yleensä löydy erillistä aktia, vaan ainoastaan senaatin oma kirje kirjekonsepteista diaarissa ilmoitetun päivämäärän kohdalta.

Diaarikirjan merkintöjen järjestys ja muoto on vaihdellut eri vuosina, mutta kullakin aukeamalla on seuraavat merkinnät (ks. kuva 1):

1) Kirjeen päiväys 2) Kirjeen sisältö lyhyesti 3) Saapumispäivä 4) Kirjeen numero 5) Toimituskunta, jonka käsiteltäväksi asia siirrettiin 6) Lopullinen päätösmerkintä ("res.fin") tai merkintä hallitsijan ratkaisusta ("und hems"), jolloin asiakirja saattaa olla valtiosihteerinviraston arkistossa tai vuodesta 1826 lähtien kenraalikuvernöörinkanslian arkistossa. Myös mahdolliset lisätoimenpiteet on merkitty tähän sarakkeeseen. 7) Lopullisen päätöksen päiväys ja merkintä siitä, onko asiakirja siirretty yleiseen aktisarjaan (förvaras). Merkintä "a.a" tarkoittaa, että asia ei ole aiheuttanut toimenpiteitä, joten se löytyy myös yleisestä aktisarjasta. Päätöksen päivämäärällä löytyy ao. pöytäkirja ja vastauskirje. Ohjeet pöytäkirjan löytämiseen ja tulkitsemiseen löytyvät täältä.

Diaari1844.jpg

Poikkeuksena näihin merkintöihin on Kenraalikuvernöörin vuosina 1914–1917 lähettämien kirjeiden arkistointinumero, joka on diaariaukeaman oikeanpuoleisen sivun vasemmassa sarakkeessa oleva murtoluku toisin kuin kirjediaarissa yleensä.

Anomus- ja valitusdiaarit

Diaarikirja jaettiin vuosina 1809–1908 aakkosjärjestyksessä osiin. Anomukset on merkitty diaariin aikajärjestyksessä lähettäjän nimen alkukirjaimen mukaan. Diaarin lopussa on hakemisto, johon anojien nimet on kirjoitettu juoksevassa kronologisessa, alkukirjaimesta riippumattomasta numerojärjestyksestä. Vuodesta 1909 eteenpäin järjestys on päinvastainen eli kirjeet vietiin diaariin kronologisessa järjestyksessä ja merkittiin sidoksen alussa olevaan hakemistoon anojan alkukirjaimen mukaan. Useiden henkilöiden lähettämä anomus kirjattiin diaariin U- tai Å-kirjaimen kohdalle (åtskilliga, useat).

Anomus- ja valitusdiaarit toimivat samalla periaatteella kuin kirjediaarit. Diaarikirjan eri kohdissa on seuraavat merkinnät:

1) Asiakirjan saapumispäivä 2) Asiakirjan lähettäjä ja sen sisältö lyhyesti 3) Asiakirjan diaarinumero 4) Toimituskunta, jonka käsiteltäväksi asia siirrettiin 5) Lopullinen päätösmerkintä ("res.fin."). "Akti noudettu pois" -merkintä ("akten uttagen af") tarkoittaa senaatin hylänneen anomuksen. 6) Lopullisen päätöksen päiväys sekä merkintä siitä, lähetettiinkö asiakirja muualle esim. hallitsijalle ("und hems"), jolloin asiakirja on saattanut joutua valtionsihteerinviraston arkistoon.

Jos anomus jätettiin jollekin alemmalle viranomaiselle toimitettavaksi edelleen hallitsijalle, tämä viranomainen lähetti sen oman kirjelmänsä/lausuntonsa mukana senaattiin, missä kirjelmä ja anomus merkittiin kirjediaariin.


Asiakirjavihkojen eli aktien hakeminen

Asiakirjavihkon muodostaa jokainen saapunut anomus tai valitus, joka on kirjattu diaariin omalle numerolle. Aktiin on liitetty asiassa myöhemmin käyty kirjeenvaihto sekä muut asiaan liittyvät asiakirjat, myös esittelijän lausunto.

Vaikka useimmat aktit saattoivat asian käsittelyprosessin aikana saada useita diaarinumeroita, löytyvät yleisiin diaareihin liitetyt aktit yleisten aktien joukosta. Ainoastaan mahdollisten välitoimenpiteiden selvittämiseksi olisi hyvä tietää myös toimituskunnan diaarinumero.

Akteja ei ole digitoitu, mutta ne on mikrofilmattu. Kun oikea asiakirja on löytynyt diaarista, etsitään Vakka-arkistotietokannan avulla oikeat mikrofilmit.

Vakan Nimihaku-kenttään kirjoitetaan "Talousosaston registraattorinkonttori". Kirjeasiakirjat ovat sarjassa "Ea Kirjeaktit". Valitsemalla kyseisen sarjan, näkymään avautuu lista vuosittain järjestetyistä akteista. Yhdeltä vuodelta on yleensä useampia jaksoja, mutta oikean jakson hakemista helpottaa se, että KD-asiakirjat on merkitty numerojärjestykseen diaarinumeron nimittäjän mukaan. Valitsemalla tietty vuosi ja jakso saadaan selville, mitkä asiakirjat sisältyvät kuhunkin jaksoon (kuva 2). Tämän jälkeen onkin viimeistään aika suunnistaa Kansallisarkiston Rauhankadun toimipisteen (Rauhankatu 17, Helsinki) mikrofilmihuoneeseen.

Senaattipkirjat.jpg

Anomus- tai valitusasiakirjat löytyvät kirjeaktien tapaan Vakka-arkistotietokannasta. Poikkeuksena on se, että AD- ja VD-asiakirjat on järjestetty numerojärjestykseen diaarinumeron osoittajan mukaan.


Siirry talousosaston registraattorinkonttorin sivulle

Siirry senaatin talousosaston toimituskuntien sivulle

Paluu Portin etusivulle