Julkiset kaupanvahvistajat

Kohteesta Portti
Loikkaa: valikkoon, hakuun
Muista myös nämä

Lainhuudot

Tuomiokunnat 

Mikä oli julkinen kaupanvahvistaja?

Julkinen kaupanvahvistaja on viranomainen, joka vahvistaa kiinteistön tai sen osan kaupan. Vahvistamaton kauppa on mitätön eikä siihen voi hakea lainhuutoa. Julkisena kaupanvahvistajana voi toimia virkamies tai Maanmittauslaitoksen (2009 asti kihlakunnanoikeuden) määräämä henkilö.

Kaupanvahvistajien tehtävät

Julkisen kaupanvahvistajan toimi syntyi 1.11.1933 voimaan tulleella asetuksella. Julkisina kaupanvahvistajina saattoivat toimia viran puolesta eräät virkamiehet. Oikeus saattoi lisäksi määrätä tavallisia hyvämaineisia kansalaisia kaupanvahvistajan tehtäviin. Virkamiehen toimialue oli koko maa, oikeuden määräämä kaupanvahvistaja vahvisti käräjäkunnassaan sijaitsevien kiinteistöjen kauppoja.

Tehtävään on kuulunut aina kaupan vahvistaminen todistajan läsnä ollessa. Vahvistaminen saattoi tapahtua kaupantekohetkellä, jolloin kauppakirjaa tehtiin ylimääräinen alkuperäinen kappale, tai vahvistaminen voitiin tehdä jälkikäteen, jolloin kaupanvahvistajalle jäi oikeaksi todistettu jäljennös. Alkuperäisiin kauppakirjoihin tehtiin merkintä kaupan vahvistamisesta.

Asetuksen muutoksilla tehtäviä tuli ajan mittaan hieman lisää. Vuonna 1997 voimaan tulleen asetuksen mukaan kaupanvahvistajiksi määrätyillä oli toimivalta koko Suomen alueella.

Mitä asiakirjoja kaupanvahvistajien arkistot sisältävät?

Kaupanvahvistajien arkistot sisältävät ennen v. 1980 kaupanvahvistajan päiväkirjan sekä kauppakirjoja. Päiväkirja on yleensä sidottu kirja, johon on merkitty kaupantekopäivämäärä, kaupan kohde, osapuolet, kauppahinta jne. Päivämäärän juoksevan numeron avulla kauppakirjan löytää kauppakirjojen kokoelmasta.

1.2.1980 tuli käyttöön kiinteistönluovutusilmoitus, joka sisältää hieman tarkempia tietoja kohteesta kuin vanha päiväkirja. Kaupanvahvistaja lähetti ilmoituksesta kopion henkikirjoittajalle ja verotoimistolle. Omaan kappaleeseen liitettiin saantokirja liitteenä. Vuoden 2010 alusta ilmoitus on tehty sähköisesti.

Kaikissa kaupanvahvistajien arkistoissa ei ole kauppakirjoja jäljellä. Vuoden 1933 asetus määräsi, että kauppakirjoja on säilytettävä kolme vuotta; v. 1961 aika muuttui kuudeksi vuodeksi. Vain päiväkirja oli pysyvästi säilytettävä. Vasta v. 1980 kiinteistönluovutusilmoitus ja sen liitteenä oleva saantokirja määrättiin pysyvästi säilytettäväksi eikä vanhojakaan saantokirjoja saanut enää hävittää. Vanhoja kauppakirjoja ei ole säännöllisesti hävitetty, mutta voidaan sanoa, että mitä kauemmaksi ajassa mennään, sitä harvinaisempia ne ovat.
Virkamiesten luomat kaupanvahvistaja-aineistot ovat pääsääntöisesti asianomaisen viraston virka-arkistossa, josta ne päätyvät normaaliin tapaan arkistolaitokseen ja vastaaviin päätearkistoihin.

Osa julkisiksi kaupanvahvistajiksi määrättyjen henkilöiden arkistoista on kadonnut kokonaan, kun toiminta on päättynyt tai henkilö kuollut. Ennen 1.1.2010 määrättyjen, toimintansa lopettaneiden kaupanvahvistajien arkistot ovat virka-arkistoja ja ne tulee toimittaa lähimpään arkistolaitoksen yksikköön.


Mihin kaupanvahvistajien arkistoja voi käyttää?

Kaupanvahvistajien luovutuskirjoja tarvitaan joskus korvaamaan kadonnut tai muuten saatavilta joutunut saantokirja. Maakunta- tai muu päätearkisto laatii niistä oikeaksi todistetun jäljennöksen, joka vastaa todistusvoimaltaan alkuperäistä. Toki kauppakirjoista ja päiväkirjoista saa myös kopioita esim. tutkimuskäyttöön.
Pääsääntöisesti kauppakirjoja kannattaa hakea lainhuudatuksien avulla. Viitteet lainhuutoon saa kiinteistön tiedoilla Maanmittauslaitoksesta ja lainhuudot ovat marraskuuhun 1993 pääsääntöisesti maakunta-arkistoissa (tämän jälkeen Maanmittauslaitoksella). Joskus kuitenkin huudattaminen on jäänyt tekemättä. Ennen 1.7.1995 esim. kiinteistön määräaloja ei voinut huudattaa, jos lohkomista ei ollut tehty. Silloin joudutaan etsimään kaupanvahvistajan luovutuskirjaa.

Aineiston hakuohjeistus

Vaikka aineisto on aika yksinkertainen (päiväkirja/ilmoitus ja luovutuskirja), sen löytäminen ei aina ole sitä. Vuodesta 2010 kiinteistönluovutusilmoitus tehdään sähköisesti ja kauppakirjat ovat helposti löydettävissä. Ennen tätä tarvitaan kaupanvahvistajan nimi (tai virka-asema) ja kaupantekopäivämäärä (tai vahvistuspäivämäärä) sekä tietoja kiinteistöstä ja saajasta/luovuttajasta. Jos näitä tietoja ei ole, ne joudutaan etsimään tai vaihtoehtoisesti selaamaan usean eri kaupanvahvistajan arkistoja.

Jos kaupanvahvistajan nimeä ei tiedetä, se voidaan yrittää päätellä erilaisten apuluettelojen mukaan. Tiedot alueella kaupantekoaikana toimivista kauppoja vahvistavista viranomaisista löytyy esim. Valtiokalenterista ja niiden arkistotiedot arkistotietokanta Vakasta. Sen sijaan kaupanvahvistajiksi määrätyistä henkilöistä ei ole kattavaa luetteloa ennen vuotta 1980.

Jo 1933 lähtien alioikeuksien piti pitää luetteloa piirissään toimivista kaupanvahvistajista. Luettelo lähetettiin aina tammikuussa Suomen Viralliseen Lehteen, jossa ne julkaistiin. Alkuperäisiä luetteloita on jonkin verran maakunta-arkistoissa, mutta ei läheskään kaikista tuomiopiireistä. Helmikuusta 1980 lähtien Oikeusrekisterikeskus piti yllä kaupanvahvistajarekisteriä, joka on nykyään Maanmittauslaitoksen ylläpidettävänä.

Kaupan tiedot ilmoitettiin 1933 lähtien maistraatille (kaupunki) tai henkikirjoittajalle (maaseutu), vuodesta 1951 aina henkikirjoittajalle. Näin ollen henkikirjoissa voi olla kaupan päivämäärä merkittynä silloinkin kun kauppaa ei ole huudatettu. 1976 lähtien kauppa piti ilmoittaa myös kunnalle. Muutenkin kaupoista kannattaa kysyä kunnan maankäyttöasioista vastaavalta toimistolta.

Kun kaupanvahvistajan nimi tai virka-asema tiedetään, asiakirjat löytyvät helposti sikäli kun ne on toimitettu asianmukaisesti arkistolaitokseen. Astia-palvelussa asiakirjoja kannattaa hakea kaupanvahvistajan nimellä < kaupanvahvistaja Simo Sisu > ilman vuosilukua.

Virkamiehet, jotka toimivat viran puolesta julkisina kaupanvahvistajina, olivat kruununvouti (vuoteen 1945), henkikirjoittaja, nimismies (1951- apulaisnimismies, 1997- poliisipäällikkö), julkinen notaari, kaupunginvouti (1980- maakunnanvouti), kaupunginviskaali (1980- maakunnansyyttäjä ja kihlakunnansyyttäjä), maanmittausinsinöörit (1951-) ja muut maanmittaustoimiston määräämät virkamiehet (1981-), maataloustoimiston mittausinsinöörit (1981-) sekä maistraatin tai kihlakunnanviraston määräämät virkamiehet (1997-).

Kirjallisuutta

Kuusivaara Ritva, Kaupanvahvistajien arkistojen käytettävyyden edistäminen. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon kirjoitelma, HMA 2011.

Maakaari Wikipediassa