Käyttörajoitus

Portti

Loikkaa: valikkoon, hakuun

Sisällysluettelo

Käyttö- ja näyttörajoitusten perusteet

Osa Kansallisarkiston säilyttämästä asiakirja-aineistosta on käyttö- tai näyttörajoituksen alaista. Rajoitus on merkitty aineistoympäristön nimen perässä olevalla käyttö- tai näyttörajoitus-merkinnällä.

Käyttörajoituksen syynä voi olla se, että asiakirja sisältää salassa pidettäviä tietoja. Salassapito perustuu aina lainsäädäntöön. Salassa pidettävien asiakirjojen käyttö tutkijasaleissa sekä kopioiden luovuttaminen julkisista ja salassa pidettävistä 100 vuotta nuoremmista henkilörekistereistä edellyttää käyttötarkoituksen selvittämistä. Käyttörajoitus on aina määräaikainen ja se päättyy salassapitoajan päätyttyä.

Toinen käyttörajoituksen syy voi olla paperiaineiston huono kunto. Joissain tapauksissa syynä voi olla myös se, että arkistoa ei ole järjestetty ja luetteloitu. Näillä arkiston käytön rajoituksilla pyritään turvaamaan asiakirjojen säilyminen. Yksityisarkiston käyttöä on lisäksi voitu rajoittaa luovuttajan kanssa tehdyllä sopimuksella.

Digitaaliarkistossa käyttörajoitus liittyy pääasiassa 100 vuotta nuorempia henkilötietoja sisältävien kortistojen ja rekistereiden käyttöön. Tällaisia aineistoja saa nähtäväksi Kansallisarkiston toimipaikoissa asiakaspäätteillä, mutta niitä ei voida luovuttaa tarkasteltavaksi sähköisessä muodossa verkossa.

Miten voin tutkia käyttörajoitettua aineistoa?

Käyttörajoituksen alaista aineistoa on mahdollisuus saada nähtäväksi käyttölupaa hakemalla. Hakemuksessa eritellään ne asiakirjat, joita halutaan tutkia sekä määritellään käyttötarkoitus. Näiden tietojen perustella Kansallisarkisto tekee päätöksen, voidaanko asiakirjat antaa käytettäväksi.

Astia-palvelu mahdollistaa monien käyttölupien hakemisen sen avulla. Järjestelmässä ei ole erillistä käyttölupalomaketta, vaan lupa haetaan käyttörajoitettua aineistoa tilattaessa painamalla hakutuloksessa näkyvää "Hae käyttölupaa" -painiketta.

Digitaaliarkistossa olevaa, mutta käyttö- tai näyttörajoituksen alaista aineistoa voi tällä hetkellä nähdä ainoastaan Kansallisarkiston tutkijasalien asiakaspäätteillä.

Kirkonkirjat ja siviilirekisterit

Astian kautta ei voi hakea käyttölupaa 100 vuotta nuorempien kirkonkirjojen ja siviilirekisterien käyttöön tutkijasalissa. Näihin on erillinen käyttölupamenettely. 100 vuotta nuorempia kirkonkirjoja on Kansallisarkistossa vain joistakin seurakunnista:

  1. Talvi- ja jatkosodan päättäneissä rauhanteoissa vuosina 1940 ja 1944 Neuvostoliitolle luovutetuilta alueilta
  2. Nykyisen Suomen alueelta siinä määrin kuin seurakunnat ovat kirkonkirjoja tutkijasalikäyttöön tallettaneet. Lupaa vaativaa aineistoa on lähinnä mikrofilmikortteina Kansallisarkiston eri toimipaikoissa. Digitoituna nykyisen Suomen alueelta on vain satunnaisia 100 vuotta nuorempia kirkonkirjoja.

Siviilirekisterit nykyisen Suomen alueelta ovat suurelta osin maistraateilla.

Käyttölupaa näihin aineistoihin haetaan täyttämällä alla oleva käyttölupalomake tarvittavine liitteineen. Allekirjoitettu käyttölupahakemus toimitetaan viikkoa ennen aiottua tutkimuskäyntiä Kansallisarkiston kirjaamoon tai siihen Kansallisarkiston toimipaikkaan, jossa asioi. Yhteystiedot. Saadusta luvasta tulee tieto hakijalle yleensä sähköpostitse. Luvan saamisen jälkeen digitoitu aineisto on käytettävissä kaikissa Kansallisarkiston tutkijasaleissa. Lupa on voimassa kolme vuotta.

Lomakkeet kirkonkirjojen ja siviilirekisterien käyttöluvan hakemiseen




Paluu Portin etusivulle